Вопрос о том, как поступать, если кандидат не привёл бумажную трудовую книжку при приёме на работу, встречается довольно часто․ В этой статье мы разберём правовые основы, практические шаги и возможные варианты оформления, чтобы вы могли быстро и корректно решить ситуацию․
Что говорит закон?
- Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) – статья 137․ Работодатель обязан вести трудовую книжку, а работник – предоставлять её при приёме․
- Постановление Минтруда РФ от № 1315 – уточняет порядок приёма сотрудников без бумажной трудовой книжки․
- Постановление Минтруда РФ от № 1245 – вводит обязательность перехода на электронную трудовую книжку (ЭТК) для всех работников․
- Согласно Постановлению Минтруда РФ от № 1334, если работник не может предоставить трудовую книжку из‑за её утраты, работодатель вправе полагать, что он трудоустраивается впервые․
Как проверить наличие электронной трудовой книжки?
- Попросите кандидата показать справку о состоянии ЭТК (форма СТД‑ПФР)․ Это можно сделать через Единый портал госуслуг – гражданин получает справку на e‑mail․
- Если справка отсутствует, уточните, отказался ли работник от ведения бумажной трудовой книжки․ Это можно проверить в базе данных Трудовой инспекции․
- Если у сотрудника есть ЭТК, но он не привёл бумажную, вы можете принять его на работу без бумажной книги, но необходимо оформить акт о не предоставлении трудовой книжки․
Что делать, если работник не имеет бумажной и электронной трудовой книжки?
В такой ситуации вы можете:
- Оформить сотрудника на работу, но учесть, что его прежний стаж не будет зафиксирован․
- Выдать дубликат бумажной трудовой книжки по письменному заявлению работника․ Дубликат оформляется в соответствии с ТК РФ и заполняется в соответствии с требованиями Минтруда․
- После выдачи дубликата внести запись о приёме в бумажную книгу и в электронную систему (если работник планирует перейти на ЭТК)․
Пошаговый алгоритм оформления
- Проверка документов – убедитесь, что работник не привёл бумажную трудовую книжку и не имеет справки о состоянии ЭТК․
- Составление акта – оформите акт о не предоставлении трудовой книжки (образец можно найти в КонсультантПлюс)․ В акте фиксируется дата, подписи сторон и причина отсутствия книги․
- Выдача дубликата – если работник заявляет, что потерял книгу, выдайте дубликат․ Заполните все необходимые поля: дата, место работы, должность, стаж (если известен)․
- Запись в бумажной книге – внесите запись о приёме на работу, указав дату, должность, условия работы․
- Перевод в электронную систему – если работник планирует перейти на ЭТК, внесите запись в электронный реестр․ Для этого понадобится справка о состоянии ЭТК (форма СТД‑ПФР) или согласие работника на переход․
- Подготовка к проверке – храните копии всех документов в электронном виде (PDF) и убедитесь, что они доступны для проверки инспекцией․
Что делать, если работник отказывается от предоставления трудовой книжки?
Согласно статье 137 ТК РФ, работник обязан предоставить трудовую книжку․ Если он отказывается, вы можете:
- Попросить письменное заявление о причине отказа․
- Если причина – потеря книги, выдать дубликат․
- Если причина – отказ от ведения книги, вы можете оформить сотрудника, но учесть, что его прежний стаж будет недоступен для расчёта․
Как убедиться, что у кандидата электронная трудовая книжка?
Для проверки ЭТК можно:
- Попросить работника показать справку о состоянии ЭТК (форма СТД‑ПФР)․
- Проверить наличие записи о переходе на ЭТК в базе Трудовой инспекции․
- Если работник не имеет справки, уточните, отказался ли он от ведения бумажной книги․ Если отказ, то он автоматически считается переходящим на ЭТК․
Практические рекомендации
- Всегда храните копии всех актов и заявлений в электронном виде․
- Если работник потерял трудовую книжку, выдайте дубликат без лишних задержек․
- При работе с ЭТК убедитесь, что данные в бумажной и электронной книге совпадают․
- При отсутствии трудовой книжки и ЭТК, не забывайте, что вы не можете учитывать прежний стаж работника․
- Следите за обновлениями законодательства – в 2024 году Минтруд уточнил порядок оформления сотрудников без бумажной книги․
Отсутствие бумажной трудовой книжки при приёме на работу не является препятствием для оформления сотрудника․ Главное – правильно оформить акт о не предоставлении книги, при необходимости выдать дубликат, и внести запись в бумажную и/или электронную трудовую книжку․ Соблюдение всех требований ТК РФ и постановлений Минтруда поможет избежать проблем с проверками и обеспечит корректное ведение кадрового учёта․