Ситуация, когда в разделе «Сведения о работе» трудовой книжки осталось всего несколько свободных строк (например, две), а необходимо внести запись о приеме на работу или увольнении, — не редкость. В таком случае закон предусматривает использование вкладыша. Однако важно делать это строго по правилам, чтобы избежать ошибок, которые могут привести к проблемам при подтверждении стажа или при трудоустройстве сотрудника.
Ключевое правило: нельзя разрывать одну запись
Главный принцип, который необходимо помнить: запись о приеме на работу (с указанием должности, даты, основания) и соответствующая запись об увольнении (с указанием причины и даты) должны быть полностью размещены в одном документе — либо в самой трудовой книжке, либо во вкладыше.
Запрещено: начинать запись в трудовой книжке (например, «Принят на работу…»), а её продолжение (дата увольнения, причина) вносить во вкладыш. Каждая запись (приём и увольнение) должна быть законченной и заверенной печатью и подписью в одном месте.
Пошаговая инструкция: что делать, если осталось 2 строчки
- Оцените объем оставшегося места. Если двух строк недостаточно для полной записи о приеме и последующем увольнении (даже если увольнение пока не планируется, но место нужно зарезервировать), то использовать вкладыш обязательно.
- Не оставляйте пустые строки! Если вы решили, что запись будет во вкладыше, не заполняйте оставшиеся 2 строки в книжке «впустую» (например, не ставьте прочерки). Заполняйте трудовую книжку в обычном порядке, пока не закончится место. Следующую законченную запись (приём + увольнение) оформляйте целиком во вкладыше.
- Оформите выдачу вкладыша.
- На ьном листе трудовой книжки (где указаны данные работника) вверху ставится штамп: «Выдан вкладыш» с указанием его серии и номера.
- Важный нюанс: Если на ьном листе нет свободного места для этого штампа (например, он уже заполнен данными), то запись о выдаче вкладыша делается на ьном листе самого первого вкладыша. Это прямо предусмотрено п. 33 Приказа Минтруда № 320н.
- Заполните вкладыш.
- На первом листе вкладыша (который становится продолжением раздела «Сведения о работе») вносится запись, начиная с следующего порядкового номера. Нумерация записей в вкладыше является сквозной и продолжает нумерацию из основной книжки. Например, если последняя запись в книжке была под № 5, то первая запись во вкладыше будет № 6.
- Запись вносится полностью: дата приема, наименование организации, должность, основание (приказ), подпись, печать. Аналогично — дата увольнения, причина, подпись, печать.
- Запрещено вносить в раздел «Сведения о работе» вкладыша только часть записи (например, только дату приема), а остальное — в следующем вкладыше. Запись должна быть цельной.
- Подшейте вкладыш. Вкладыш не вшивается, а пришивается (подшивается) к трудовой книжке. Он становится её неотъемлемой частью.
Пример записи во вкладыше (если в книжке закончились строки):
Принят на работу инженером с . Приказ № 123-к от .
Подпись: _____________
Печать организации
Уволен по собственному желанию с . Приказ № 456-к от .
Подпись: _____________
Печать организации
Важные уточнения и частые вопросы
Можно ли оставить 1-2 строки пустыми и начать запись во вкладыше?
Нет, нельзя. Строки в разделе «Сведения о работе» не должны оставаться пустыми. Если вы понимаете, что на оставшемся месте (даже 2 строки) не сможете разместить полную запись о приеме и увольнении (или хотя бы одну полную запись, если увольнение отложено), то нужно немедленно оформить вкладыш и продолжать записи в нем. Пустые строки создают визуальный разрыв и могут быть истолкованы как неполная запись.
Как учитываются вкладыши?
Приказ Минтруда № 320н обязывает вести два регистрационных журнала для учета выданных вкладышей:
- Журнал учета выдачи вкладышей работникам (с указанием ФИО, серии и номера трудовой книжки, серии и номера вкладыша, даты выдачи).
- Журнал учета движения вкладышей (поступление, выдача, списание).
Что делать, если заполнился и первый вкладыш?
Процедура повторяется. На ьном листе основной трудовой книжки (или на ьном листе первого из уже выданных вкладышей, если места нет) ставится штамп о выдаче следующего вкладыша с его реквизитами. Записи во втором вкладыше продолжают сквозную нумерацию (№ 8, 9 и т.д.).
- Не разрывайте одну запись. Прием и увольнение — в одном документе (книжка или вкладыш).
- Не оставляйте пустые строки в разделе «Сведения о работе».
- При нехватке места оформите вкладыш, начните запись с нового порядкового номера.
- Поставьте штамп «Выдан вкладыш» на ьном листе трудовой книжки (или первого вкладыша, если места нет).
- Ведите журналы учета вкладышей в соответствии с Приказом № 320н.
Соблюдение этих правил гарантирует, что трудовая книжка (с вкладышами) будет соответствовать требованиям законодательства и не вызовет вопросов у будущих работодателей или органов Пенсионного фонда.