Вопрос о том, как поступить с трудовой книжкой (бумажной или электронной), когда сотрудник покинул предприятие и не забрал её, стоит перед многими работодателями. В статье мы разберём актуальное законодательство, практические шаги для работодателя и рекомендации для работника. Особое внимание уделим переходному периоду к электронным трудовым книжкам, который завершился 1 января 2026 года.
Содержание
- Правовая база: что говорит Трудовой кодекс РФ
- Что должен сделать работодатель
- Что может сделать работник
- Электронная трудовая книжка (ЭТК): особенности обращения
- Часто задаваемые вопросы
Правовая база: что говорит Трудовой кодекс РФ
Согласно статье 71 Трудового кодекса РФ (ТК РФ):
- Трудовая книжка является документом, подтверждающим трудовой стаж работника.
- При прекращении трудовых отношений работодатель обязан вручить трудовую книжку работнику в течение трех дней с момента увольнения.
- Если работник отказывается принимать книжку, работодатель обязан оформить акт приёма‑передачи с подписью обеих сторон и сохранить копию акта в трудовой документации.
С 1 января 2026 года полностью завершился переходный период к электронным трудовым книжкам (ЭТК). С этого момента:
- Работодатель обязан вести запись в ЭТК, если работник согласился на её использование.
- Отказ работника от ЭТК не освобождает работодателя от обязанности оформить бумажную трудовую книжку.
- ЭТК хранится в единой государственной системе и доступна через портал Госуслуги или Личный кабинет работодателя.
Что должен сделать работодатель
Оформление акта приёма‑передачи
Если работник не пришёл за книжкой, необходимо:
- Составить акт приёма‑передачи трудовой книжки (форма № Т-2). В акте фиксируются:
- Дата и место составления акта;
- ФИО, должность и подпись представителя работодателя;
- ФИО работника, его подпись (если присутствует) или отметка о том, что работник отказался принимать книжку;
- Указание причины, по которой книжка не была получена (например, «работник не явился»).
- Подписать акт обеими сторонами. Если работник отказывается подписать, в акте делается отметка «отказ от подписи».
- Сохранить оригинал акта в личном деле работника и сделать копию для архива.
Уведомление работника
Работодатель обязан направить письменное уведомление (почтой с уведомлением о вручении или электронным письмом) с указанием:
- Что трудовая книжка готова к выдаче;
- Сроки, в течение которых работник может её получить (не менее 10 календарных дней с даты уведомления);
- Последствия невыдачи (книжка будет храниться у работодателя до её получения).
Хранение книжки
Если работник не забирает книжку в установленный срок, работодатель обязан:
- Хранить её в условиях, обеспечивающих сохранность (в отдельном шкафу, в закрытом архиве).
- Продолжать вести запись о трудовом стаже в соответствии с ТК РФ.
- Не использовать книжку в качестве залога или предмета отчуждения.
Передача в случае смерти или невозможности получения
В случае смерти работника или невозможности его идентифицировать (например, исчезновение без вести), книжку может получить:
- Законный наследник (по свидетельству о смерти и свидетельству о праве на наследство);
- Органы опеки и попечительства (при отсутствии наследников).
Электронная трудовая книжка
Если работник согласился на ЭТК, но не активировал её в личном кабинете, работодатель:
- Отправляет работнику SMS‑сообщение и/или письмо с инструкцией по активации ЭТК.
- В течение 30 дней фиксирует в системе, что работник не активировал ЭТК, и предлагает оформить бумажную книжку.
- Если работник полностью отказывается от ЭТК, оформляется бумажная трудовая книжка и следуют шаги, описанные выше.
Что может сделать работник
Требовать выдачу книжки
Работник имеет право потребовать выдачу трудовой книжки в любой момент после увольнения. Для этого достаточно:
- Обратиться к работодателю письменно (по почте с уведомлением о вручении) с требованием выдать книжку.
- Указать срок получения (не менее 5 рабочих дней).
Оформление доверенности
Если работник находится в другом городе или за границей, он может оформить доверенность на получение книжки представителем (например, родственнику).
Переход на электронную трудовую книжку
Работник может:
- Подать заявление о переводе в ЭТК в течение 30 дней с даты увольнения.
- Получить доступ к ЭТК через портал Госуслуги и самостоятельно проверять записи.
Обращение в инспекцию труда
Если работодатель отказывается выдавать книжку без законных оснований, работник может подать жалобу в Государственную инспекцию труда. Инспекция обязана рассмотреть жалобу в течение 30 дней.
Электронная трудовая книжка (ЭТК): особенности обращения
Что такое ЭТК?
ЭТК – это цифровой документ, хранящийся в государственной информационной системе «Электронная трудовая книжка». Он содержит те же сведения, что и бумажная книжка: даты трудоустройства, должности, основания увольнения, периоды стажа и т.д.
Как работник получает доступ?
- Регистрация на портале Госуслуги (если ещё нет аккаунта).
- Подтверждение личности через СМЭВ (система межведомственного электронного взаимодействия).
- В разделе «Электронная трудовая книжка» появляется запись о работодателе и о всех сделанных записях.
Что делать, если работник не активировал ЭТК?
Работодатель обязан:
- Отправить работнику уведомление о необходимости активации (SMS, электронное письмо).
- В течение 30 дней после уведомления зафиксировать отказ работника и предложить оформить бумажную книжку.
Переход от бумажной к электронной книжке
С 1 января 2026 года все новые трудовые отношения оформляются в ЭТК, если работник согласен. При этом:
- Работодатель вносит запись в ЭТК сразу после приёма на работу.
- При увольнении запись о прекращении трудовых отношений также вносится в ЭТК.
- Если работник отказывается от ЭТК, работодатель обязан вести бумажную книжку.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Можно ли удержать трудовую книжку в качестве «залогового» документа?
Нет. Трудовая книжка – личный документ работника. Удержание её без законных оснований считается нарушением ТК РФ и может повлечь административную ответственность.
Сколько времени работодатель может хранить книжку, если работник её не забрал?
Трудовой кодекс не устанавливает конкретный срок, однако рекомендуется хранить её до тех пор, пока работник не предъявит требование о выдаче. Практика показывает, что хранение в течение 2‑3 лет считается приемлемым.
Нужна ли подпись работника в акте, если он отказался от получения книжки?
Если работник отказывается подписать акт, в документе делается отметка «отказ от подписи», а работодатель ставит свою подпись и печать. Это считается достаточным доказательством выполнения обязанности.
Можно ли оформить доверенность на получение ЭТК?
Да. Доверенность может быть оформлена в любой форме (нотариальная или простая), но должна содержать чёткое указание на право получения и использования ЭТК.
Какие штрафы предусмотрены за нарушение порядка выдачи трудовой книжки?
Согласно статье 5.27 КоАП РФ, за нарушение порядка выдачи трудовой книжки предусмотрен штраф для юридических лиц в размере от 5 000 до 10 000 рублей.
Ситуация, когда работник не забрал трудовую книжку, регулируется чёткими нормами Трудового кодекса и практикой применения электронных трудовых книжек. Ключевые шаги для работодателя:
- Оформить акт приёма‑передачи и уведомить работника письменно.
- Хранить книжку в надлежащих условиях до её получения.
- При наличии ЭТК – обеспечить работнику возможность её активации, а при отказе – оформить бумажный документ.
Для работника важно знать свои права: требовать выдачу книжки, оформить доверенность, перейти на электронный вариант или обратиться в инспекцию труда при необходимости.
Соблюдение этих правил помогает избежать конфликтов, гарантирует сохранность трудового стажа и упрощает процесс документального оформления как для работодателя, так и для работника.
Дата публикации: 22 мая 2026 года. Информация актуальна на момент написания и учитывает завершение переходного периода к электронным трудовым книжкам.