Ситуация, когда при трудоустройстве сотрудник предоставляет две и более трудовых книжек, встречается чаще, чем кажеться. Это может произойти из-за ошибок предыдущих работодателей, неосведомленности работника или специфики его трудовой деятельности в прошлом. В данной статье мы подробно разберем, как правильно поступить в такой ситуации с точки зрения российского законодательства.

Почему так происходит?

Основные причины появления двух трудовых книжек:

• Ошибка предыдущего работодателя: новый работодатель не запросил книжку при приеме на работу и ошибочно завел новую.
• Параллельная работа: работник пытался скрыть факт совместительства, оформив вторую книжку для другого места работы.
• Утеря: работник считал первую книжку утерянной, оформил новую, но спустя время нашел оригинал первой.

Какую книжку выбрать для ведения?

Согласно трудовому законодательству, у работника может быть только одна трудовая книжка, в которой фиксируется весь его трудовой путь. Если предоставлено две, необходимо определить, какая из них будет основной.

Порядок действий:

1. Выбор работника: Работник сам выбирает, какая из книжек будет вестись дальше. Обычно выбирают ту, где больше записей или более актуальные данные.
2. Определение основной: Выбранная книжка остается «активной», в нее вносятся записи о приеме на работу в текущую организацию.
3. Статус второй книжки: Вторая книжка перестает вестись, но она не уничтожается. Она остается документом, подтверждающим стаж за определенные периоды.

Как учесть стаж из второй трудовой книжки?

Один из главных вопросов: как подтвердить стаж, который зафиксирован в той книжке, которая не была выбрана для ведения? Это критически важно для расчета отпусков, определения квалификации и назначения пенсии.

Рекомендации по оформлению:

Чтобы данные из второй книжки не «потерялись», рекомендуется предпринять следующие шаги:

• Запись в основной книжке: В основную трудовую книжку можно внести запись о том, что сведения о стаже за определенные периоды содержатся в другой трудовой книжке (которая хранится у работника).
• Заверение копий: Работодатель может снять копии со всех страниц второй книжки, заверить их печатью организации и приложить к личному делу сотрудника.
• Сверка с СФР: В современных условиях наиболее надежным способом подтверждения стажа является обращение в Социальный фонд России (СФР). Сведения из обеих книжек должны быть отражены в индивидуальном счете застрахованного лица (СЗВ-СТАЖ / ЕФС-1).

Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК)

Важно помнить, что с 2021 года в России идет активный переход на электронный формат учета трудовой деятельности. К 2026 году этот процесс станет еще более систематизированным.

Что это значит в случае с двумя книжками?

При переходе на ЭТК все данные из бумажных носителей переносятся в цифровую базу СФР. Если у работника было две бумажных книжки, работодателю следует:

• Убедиться, что данные из обеих книжек переданы в СФР.
• При возникновении расхождений подать корректирующие сведения в фонд.

Краткий чек-лист для кадровика

Если вам принесли две трудовые книжки, действуйте по этому алгоритму:

1. Запросите заявление от работника о том, какую книжку он просит вести как основную.
2. Проверьте записи в обеих книжках на предмет пересечения дат (совместительство).
3. Сделайте копии второй книжки для личного дела.
4. Сверьте данные с выпиской из СФР, чтобы убедиться, что весь стаж учтен в государственной системе.
5. Оформите прием на работу в выбранную основную книжку.