Ведение трудовых книжек — ответственная задача для любого кадрового специалиста. Несмотря на постепенный переход на электронный формат, бумажные трудовые книжки по-прежнему остаются важнейшим документом, подтверждающим стаж и трудовую биографию работника. Одной из самых частых проблем, с которой сталкиваются кадровики, является нехватка места для записей и необходимость правильного переноса текста. В этой статье мы подробно разберем, как правильно делать переносы в трудовых книжках, переходить на новые страницы и оформлять вкладыши.
Перенос слов и записей на следующую страницу
Часто возникают ситуации, когда текст записи не умещается в одной строке или на одной странице раздела. Как быть в этом случае?
Перенос слов по слогам
Если слово не умещается на одной строке, вы можете перенести его на следующую, разбив по слогам по правилам русского языка. Не допускается использование произвольных сокращений вместо правильного переноса (например, нельзя писать «перев.» вместо «переведен»). Запись должна быть читаемой и понятной.
Разрыв записи на разные страницы
Что делать, если начало записи (например, о приеме на работу или увольнении) приходится на одну страницу, а окончание текста не помещается и переходит на другую?
Ни в Правилах ведения трудовых книжек, ни в Инструкции не установлено запретов на продолжение записи на следующей странице (так называемый разрыв записи). Это значит, что кадровик имеет полное право продолжить текст на следующей странице трудовой книжки. Главное правило — отсутствие помарок и обеспечение логической целостности записи, чтобы было ясно, что это продолжение предыдущего текста.
Перенос записей во вкладыш трудовой книжки
Когда страницы раздела «Сведения о работе» или «Сведения о награждениях» заканчиваются, в трудовую книжку вшивается вкладыш. Здесь у кадровых сотрудников часто возникает много проблем, так как порядок переноса записей во вкладыш четко не регламентирован законодательно. Однако существуют устоявшиеся стандарты делопроизводства:
- Нумерация записей: После внесения записи во вкладыш нумерация, применяемая в самой трудовой книжке, продолжается. Например, если последний номер записи в трудовой книжке был 12, то следующий номер, вписываемый во вкладыш, будет 13, а не 1.
- Запрет на переносы: Как и в случае с переходом на другую страницу самой книжки, запретов на продолжение записи во вкладыше нет. Если запись началась в трудовой книжке, а место закончилось, ее можно перенести во вкладыш.
- Отметка о вкладыше: На ьном листе трудовой книжки обязательно ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» с указанием серии и номера вкладыша.
Записи о переводе сотрудника
Перевод сотрудника — еще одна ситуация, требующая внимания. Важно различать постоянный и временный переводы:
Постоянный перевод
Согласно статье 66 ТК РФ, запись о постоянном переводе работника на новую должность или в другое обособленное подразделение следует делать каждый раз. Если сотрудник переводится в обособленное подразделение, необходимо составить дополнительное соглашение к трудовому договору, внести запись в трудовую книжку о переводе и отправить соответствующие данные в СФР.
Временный перевод
С временным переводом все обстоит иначе. Запись о временном переводе в трудовую книжку в бумажной форме, а также в сведения о трудовой деятельности работника вносить не нужно. Например, если работница временно переведена на должность бухгалтера, этот период не фиксируется в трудовой книжке.
Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК)
В 2025-2026 годах актуальным остается вопрос перехода на электронные трудовые книжки. Этот процесс также связан с определенными переносами данных и записями:
- Согласие работника: Перевести работника на электронную трудовую книжку (без оформления бумажного варианта) можно только с его согласия. Тем, кто впервые устраивается на работу, бумажная книжка уже не заводится.
- Запись о переходе: В течение 3 рабочих дней со дня подачи работником заявления о переходе на ЭТК, работодатель обязан внести соответствующую запись в бумажную трудовую книжку и выдать ее работнику на руки. Не позднее 25 числа следующего месяца необходимо сдать подраздел 1.1 ЕФС-1.
- Сроки переноса данных: Все данные из бумажных трудовых книжек нужно перенести в электронную форму до 10 июня 2026 года. Это важный срок, за пропуск которого работодатель может быть привлечен к ответственности.
Общие правила заполнения в 2026 году
При заполнении трудовых книжек в 2026 году необходимо руководствоваться Приказом Минтруда России от № 320н. Образцы записей (прием, увольнение, перевод, смена фамилии, переход на ЭТК) должны строго соответствовать этому нормативному акту.
Резюме: Перенос записей и слов в трудовых книжках не должен пугать кадровика. Главное — соблюдать правила русского языка при переносе по слогам, не использовать незаконные сокращения, правильно продолжать нумерацию при оформлении вкладыша и не забывать вносить записи только о постоянных переводах. А в условиях повсеместного перехода на ЭТК — строго соблюдать сроки переноса данных до 10 июня 2026 года и получать согласие сотрудников.