Трудовая книжка — ключевой документ, подтверждающий трудовой стаж и опыт работы․ С 1 января 2026 года завершается переходный период к обязательному ведению электронных трудовых книжек (ЭТК), но бумажный вариант ещё сохраняется для многих․ В этой статье разберем, как правильно и законно забрать трудовую книжку, будь то бумажный оригинал или выписка из электронной․
Важно! С 1 января 2021 года новичкам, впервые устраивающимся на работу, оформляется только электронная трудовая книжка․ Бумажный вариант они получат только при письменном заявлении․ Для тех, кто уже имел бумажную книжку до 2021 года, она продолжает действовать до её полного перевода в электронный формат или утраты․
Бумажная трудовая книжка: когда и как можно её забрать?
По общему правилу, оригинал бумажной трудовой книжки хранится у работодателя на весь период работы․ Однако Трудовой кодекс РФ (ст․ 62, 91) и практика допускают её выдачу сотруднику на руки в двух основных случаях:
При увольнении (основной случай)
В последний день работы работодатель обязан выдать сотруднику его трудовую книжку с внесенными записями об увольнении․ Это безусловное требование закона․
Порядок действий:
- Подготовка документа: Кадровик вносит запись об увольнении (причину, дату), ставит подпись и печать организации․
- Получение под роспись: Сотрудник должен подписать в специальном журнале учета выдачи трудовых книжек (или в акте) о получении оригинала․ Это защитит работодателя от претензий о невыдаче․
- Срок: Выдача должна произойти в день увольнения․ Если сотрудник не явился, работодатель обязан направить ему уведомление заказным письмом с уведомлением о необходимости забрать документ․ С этого дня начинается исчёт срока для компенсации․
Ответственность за задержку: Если работодатель не выдал книжку в день увольнения и не направил уведомление, он обязан выплачивать сотруднику компенсацию за каждый день задержки с первого дня следующего месяца․ Размер компенсации — средний заработок работника (ст․ 236 ТК РФ)․
По письменному заявлению сотрудника (без увольнения)
Сотрудник, продолжающий работать, может попросить выдать ему бумажную книжку на руки для временного хранения (например, при смене места жительства, поездке на стажировку)․ Это право ему не запрещено, но требует письменного оформления․
Как оформить:
- Сотрудник пишет заявление с просьбой выдать трудовую книжку на руки для личного хранения на определённый срок (или без указания срока)․
- Работодатель на основании заявления выдаёт книжку под расписку в журнале учета или отдельном акте․
- Рекомендуется прописать в заявлении или акте условие об обязанности сотрудника вернуть книжку при первом требовании или при увольнении․
Риски для работодателя: Выдача на руки без оформления — большой риск․ Книжка может быть утеряна, испорчена или использована для подделки записей․ При увольнении без возврата документа работодатель будет вынужден оформлять дубликат за свой счёт․
Электронная трудовая книжка (ЭТК): как её «забрать» и использовать?
С 2026 года для большинства россиян основной формат — электронный․ «Забрать» его в классическом понимании нельзя, но можно получить официальные выписки и иметь полный доступ․
Где и как посмотреть свою ЭТК?
- Через портал «Госуслуги» (самый удобный способ)․ Нужен аккаунт с подтверждённой личностью․ Раздел: «Трудовая деятельность»․
- В личном кабинете на сайте Пенсионного фонда (ПФР)․
- Через работодателя․ По письменному заявлению (раз в год бесплатно) он обязан предоставить вам выписку из ЭТК на бумаге, заверенную печатью и подписью․
- В МФЦ (по запросу, как и через ПФР)․
Что делать, если нужен «бумажный аналог»?
Если вам требуется бумажный документ (для визы, в военкомат и т․д․), вы можете:
- Получить официальную выписку из ЭТК у работодателя (он обязан выдать её в течение 3 рабочих дней)․
- Обратиться в ПФР или МФЦ за справкой СТД-СФР (о трудовой деятельности)․
- Для подтверждения стажа в будущем достаточно будет данных из ЭТК, которые ПФР получит автоматически․
Для тех, кто начал работать после : У вас с самого начала только ЭТК․ Бумажная книжка не оформляется, если вы не подали письменное заявление о её ведении․ Все записи об отчётах ЕФС-1 идут напрямую в вашу электронную историю․
Пошаговая инструкция для сотрудника: как забрать книжку при увольнении
- В день увольнения обратитесь в отдел кадров (ОК) за трудовой книжкой․
- Проверьте все записи: даты приёма и увольнения, наименование организации, должность, основание увольнения (например, «ст․ 77 ТК РФ, п․ 3»)․
- Убедитесь, что на первой странице стоит печать организации (для бумажного варианта)․
- Подпишитесь в журнале учёта выдачи (или акте), указав дату получения․
- Если книжка не готова или вы не можете остаться, потребуйте письменного уведомления о дате, когда её можно забрать, или о направлении по почте․
- При получении по почте сохраните почтовую квитанцию и конверт как доказательство․
Типовые документы (образцы)
Заявление сотрудника о выдаче бумажной трудовой книжки на руки
Генеральному директору ООО "Пример" Иванову И․И․ от сотрудника Петрова П․П․ Заявление Прошу выдать мне мою трудовую книжку серия XX № XXXXXXX на руки для личного хранения․ Обязуюсь вернуть её в отдел кадров при первом требовании или в день увольнения․
Уведомление сотруднику о необходимости забрать трудовую книжку
Работодатель направляет заказным письмом с уведомлением:
Уважаемый [ФИО сотрудника]! В соответствии со ст․ 62 ТК РФ сообщаем, что ваша трудовая книжка (серия XX № XXXXXXX) готова к выдаче с [дата]․ Просим явиться за документом в отдел кадров по адресу: [адрес] в течение 3 рабочих дней․ В случае неполучения в указанный срок мы будем вынуждены направить её вам заказной почтой, а с [дата, через 3 дня] начнётся исчёт срока выплаты компенсации за задержку․
Частые вопросы (FAQ)
В: Могу ли я отказаться от бумажной книжки и перейти только на электронную?
О: Да, с 1 января 2021 года это право․ Нужно подать письменное заявление работодателю․ Он обязан с этого момента вести вашу ЭТК и сдавать отчётность ЕФС-1․ Бумажная книжка (если была) будет храниться у работодателя как архивный документ․
В: Что делать, если работодатель отказывается выдавать книжку при увольнении?
О: 1) Направьте письменное требование (заказным письмом)․ 2) Обратитесь с жалобой в Государственную инспекцию труда (ГИТ)․ 3) Подайте иск в суд о взыскании компенсации за задержку и принудительной выдаче документа․
В: Потерял/испортил бумажную книжку, которую взял на руки․ Кто виноват?
О: Если книжка была выдана вам на руки по вашему заявлению, ответственность за её сохранность лежит на вас․ Работодатель вправе потребовать возместить стоимость дубликата (но не более 2500 руб․ по ст․ 13․12 КоАП РФ) и может отказать в выдаче нового оригинала, оформив только выписку из ЭТК или архивную справку․
В: Как получить трудовую книжку впервые, если никогда не работал?
О: При первом трудоустройстве вам оформляют электронную трудовую книжку․ Если вы хотите бумажный вариант, нужно письменно заявить об этом при приёме на работу․ Если вы не работали вообще, вы можете обратиться в ПФР или МФЦ за справкой о том, что у вас нет трудового стажа (справка СТД-СФР)․
Ключевые правила для сотрудника:
- При увольнении — получайте бумажную книжку в последний день и подписывайтесь в журнале․
- Без увольнения — только по письменному заявлению и под свою расписку․
- С 2026 года — основной формат электронный․ Узнайте, есть ли у вас ЭТК, через «Госуслуги»․
- Для любых справок и выписок обращайтесь к работодателю (бесплатно 1 раз в год) или в ПФР/МФЦ․
Для работодателя:
- Выдавайте книжку строго по закону, фиксируйте факт выдачи․
- При задержке — немедленно направляйте уведомление․
- Не выдавайте оригинал на руки без заявления — это необоснованный риск․
- С 2026 года ведите только ЭТК, если не было заявления на бумажный вариант․
Соблюдение этих правил защитит и ваши права как сотрудника, и интересы работодателя, избежав штрафов и судебных споров․