Трудовая книжка — это основной документ работника, в котором документально зафиксированы все изменения: переводы, увольнения и прием на работу. Трудовая книжка подтверждает трудовую деятельность и стаж сотрудника, поэтому к ее заполнению предъявляються строгие требования. Однако на практике кадровые работники нередко допускают ошибки. Одна из самых распространенных — запись даты в трудовой книжке сделана не в той строке. Как правильно исправить такую ситуацию, не нарушив закон?

Чем опасна ошибка со строками дат?

Согласно Правилам ведения и хранения трудовых книжек, дата приема на работу или увольнения вносится в графы 1, 2 и 3 раздела «Сведения о работе». Ошибка возникает, когда кадровик пропускает нужную строку или вносит дату в графы, предназначенные для другого события.

Такая неточность может привести к:

• Искажению трудового стажа (особенно если после ошибочной записи были внесены другие записи других организаций);
• Проблемам при оформлении пенсии;
• Сложностям с подтверждением стажа на новом месте работы.

Главное правило: зачеркивать нельзя!

Самое главное помнить: в разделе «Сведения о работе» категорически запрещено зачеркивать, замазывать корректором или стирать неверные записи. Исправление вносится особым порядком — путем признания записи недействительной.

Отвечая на вопрос о том, в каком именно порядке признается недействительной запись об увольнении, приеме или переводе, нужно руководствоваться пунктом 1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек (утв. Постановлением Минтруда РФ от № 69).

Пошаговая инструкция по исправлению

Если дата внесена не в ту строку, алгоритм действий должен быть следующим:

1. Признание записи недействительной. В первой свободной строке после последней записи (в графе 3) пишется: «Запись за номером таким-то недействительна».
2. Внесение правильной даты. Сразу под этим текстом, в графах 1 и 2, указывается правильный порядковый номер записи и верная дата события.
3. Дублирование информации. В графе 3 повторяется текст ошибочной записи (например, «Принят в отдел продаж на должность менеджера»).
4. Указание основания. В графе 4 указываются реквизиты документа, на основании которого вносится исправление (приказ или распоряжение работодателя).

Пример исправления

Предположим, сотрудник был принят на работу 15 мая 2025 года, но кадровик по ошибке внес дату в строку, предназначенную для увольнения, или перепутал колонки. Исправление будет выглядеть так:

В графе 1: 12 (следующий порядковый номер)
В графе 2: (правильная дата)
В графе 3: «Запись за номером 11 недействительна. Принят в отдел продаж на должность менеджера»
В графе 4: Приказ от № 45-к

Сложные ситуации из практики

Пропущена запись предыдущего работодателя

Часто встречается ситуация: в трудовую книжку одна из организаций, в которых работал наш сотрудник, вообще не сделала запись (ни о приеме, ни об увольнении). И после этого были внесены другие записи других организаций.

Что нужно делать в этом случае? Текущий работодатель не имеет права вносить записи за периоды работы у другого работодателя по своей инициативе. Сотруднику необходимо обратится к прежнему работодателю, который обязан сделать пропущенную запись. Если компания ликвидирована, сотруднику нужно получить архивные справки, и уже на их основании текущий работодатель (или работодатель по последнему месту работы) сможет внести пропущенную запись, признав предварительно недействительными записи с ошибочной нумерацией, чтобы восстановить хронологию.

Запись об учредителе в новой трудовой книжке

Другой частый вопрос: «Сейчас добавился еще один учредитель и первый захотел запись в трудовой. Трудовая книжка новая, запись должна быть текущей датой? В первой строке указать общий стаж, потом приказ о назначении?»

Здесь важно понимать разницу между статусом учредителя и работника:

• Если учредитель не является наемным работником (не занимает должности генерального директора или иного штатного поста), запись в трудовую книжку не вносится вообще. Учредительство — это гражданско-правовые отношения, а не трудовые.
• Если учредитель назначен на должность руководителя (например, директора), запись делается в обязательном порядке. Если книжка новая, она оформляется по общим правилам. На титульном листе указываются данные работника. В первой строке раздела «Сведения о работе» (графа 2) ставится дата назначения, в графе 3 пишется: «Назначен на должность директора», в графе 4 — реквизиты протокола общего собрания учредителей или решения единственного учредителя, а также приказа о вступлении в должность. Указывать общий стаж в первой строке сведений о работе не нужно — это поле для дат приема/увольнения.

Ответственность за неверные записи

При этом, если в трудовой книжке есть запись об увольнении или иная ошибочная запись, внесенная с нарушениями, работодатель несет ответственность. В случае выявления нарушений при проверке трудовой инспекцией, на организацию может быть наложен штраф по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ. Кроме того, если из-за неверной записи сотруднику не засчитают стаж, работодатель обязан будет компенсировать ему материальный ущерб.

Ошибки в трудовой книжке, будь то запись даты не в той строке или пропущенная запись о приеме на работу, подлежат обязательному исправлению. Главное правило — никаких зачеркиваний в разделе о работе. Все исправления вносятся путем признания ошибочной записи недействительной и внесения верных данных. В сложных случаях, связанных с предыдущими работодателями или статусом учредителей, важно опираться на действующее трудовое законодательство и архивные документы.