Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий факт работы гражданина и его стаж. От правильности заполнения этого документа зависит будущее пенсионное обеспечение сотрудника. Любая неточность может стоить человеку части стажа, поэтому к ведению трудовых книжек предъявляются строгие требования. Одной из наиболее распространенных ошибок кадровиков является нарушение нумерации записей. О том, как правильно устранить такую ошибку, пойдет речь в нашей статье.
Главное правило: ничего не зачеркивать
Самое важное, что нужно запомнить при работе с разделом «Сведения о работе»: в этом разделе ничего нельзя зачеркивать, независимо от того, что именно нужно исправить — название организации, должность или порядковый номер записи.
Исправить ошибочные номера путем зачеркивания неверной цифры и вписывания правильной над ней категорически запрещено. В соответствии с Правилами ведения трудовых книжек, зачеркивание допускается только в разделе «Сведения о работнике» (на ьном листе), и то лишь в отношении ФИО и даты рождения. В разделе о работе исправления вносятся исключительно путем признания записи недействительной.
Влияет ли ошибка в нумерации на содержание записи?
Согласно установленным правилам (п. 11 Правил), все записи в трудовой книжке имеют в пределах соответствующего раздела свой порядковый номер. Однако ошибка в нумерации не влияет на содержание сведений. Если сама запись сделана верно (правильно указана должность, дата увольнения, причина и т.д.), признавать ее недействительной из-за сбоя в нумерации нецелесообразно. Сами записи остаются действительными и содержат достоверную информацию.
Способы исправления неправильной нумерации
Поскольку зачеркивать неверный номер нельзя, на практике применяются два основных способа выхода из ситуации. Выбор зависит от конкретных обстоятельств и количества допущенных ошибок.
Способ 1: Исправление путем внесения новой записи (без признания недействительной)
Если ошибка в нумерации обнаружена сразу (например, после записи №5 по ошибке поставили №7, а следующая запись еще не внесена), можно поступить следующим образом:
- Вы просто пересчитываете все предыдущие записи и вносите следующую под верным по расчету номером (в нашем примере — №6).
- Признавать недействительной саму запись, которую сделали под неправильным номером (№7), не нужно.
Таким образом, в трудовой книжке появится небольшой сбой в нумерации (после №5 сразу идет №6, хотя предыдущая стоит под №7), но это не является нарушением, так как исправить саму цифру зачеркиванием не удастся, а содержание записи достоверно.
Способ 2: Признание записи недействительной
Этот способ применяется, если ошибка в нумерации повлекла за собой путаницу в последующих записях, либо если работодатель считает необходимым привести документ в идеальный порядок. В этом случае неверная запись аннулируется, а взамен вносится правильная.
Порядок действий:
- В графе 1 ставится очередной порядковый номер (следующий за последней имеющейся записью).
- В графе 2 указывается дата внесения исправления.
- В графе 3 вписывается фраза: «Запись за номером ___ недействительна», и здесь же (в графе 3) сразу вносится правильная запись с указанием верных данных.
- В графе 4 делается ссылка на приказ (распоряжение) работодателя, на основании которого вносится исправление.
После этого нумерация продолжается в правильном порядке.
Типичные ситуации и их решение
Ситуация 1: Пропущен номер
Например, после записи №10 сразу поставили №12. Если запись под №12 содержит верную информацию, признавать ее недействительной не обязательно. Следующую запись просто нужно сделать под номером №11. Нумерация «съедет», но логика сохранится.
Ситуация 2: Дублирование номера
Например, в трудовой книжке уже есть запись №5, а следующую снова нумеруют цифрой 5. В этом случае во избежание путаницы при подсчете стажа лучше признать дублирующую запись недействительной и присвоить ей правильный очередной номер (№6).
Ситуация 3: Ошибка в нумерации на предыдущем месте работы
Если сотрудник принес трудовую книжку, в которой предыдущий работодатель допустил сбой в нумерации, текущий работодатель не имеет права зачеркивать чужие ошибки. Исправление производится по месту работы, где была допущена ошибка. Если организация ликвидирована, исправление вносит правопреемник или сотрудник обращается в государственный архив. Текущий работодатель может лишь внести запись о текущем приеме под следующим логичным порядковым номером.
Почему так важно следить за нумерацией?
Трудовая книжка — это прямой путь к будущей пенсии. Для расчета пенсии и других социальных выплат Социальному фонду России нужна точная информация о том, где работали люди и сколько страховых взносов уплачивали их работодатели. Ошибки в записях, включая путаницу в номерах, могут привести к серьезным проблемам при подтверждении стажа; Особенно это касается советского стажа, который играет значительную роль при расчете пенсии в России. Юристы неоднократно подчеркивали, что из-за одной нелепой ошибки в трудовой можно лишиться части пенсии, и доказывать свою правоту придется в судебном порядке.
Исправление нумерации в трудовой книжке требует внимательности и строгого соблюдения инструкций. Главное правило — никаких зачеркиваний в разделе «Сведения о работе». Если ошибка в номере не искажает смысл самой записи, достаточно продолжить правильную нумерацию в следующих записях. Если же путаница существенная, неверную запись необходимо признать недействительной в установленном законом порядке. Бережное отношение к этому документу сэкономит работнику много времени и нервов при выходе на заслуженный отдых.