Трудовая книжка, это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. Однако от ошибок не застрахован даже самый опытный кадровик. Неправильно указанная дата, ошибочная формулировка причины увольнения или опечатка в должности могут создать серьезные проблемы для сотрудника в будущем, например, при оформлении пенсии. Поэтому исправление записи об увольнении в трудовой книжке должно проводиться с предельной осторожностью и в строгом соответствии с законодательством.

В данной статье мы подробно разберем, как грамотно и без стресса исправить ошибку, кто имеет право вносить корректировки, и на какие нормативные акты следует опираться.

Нормативная база: что должен знать каждый кадровик

Прежде чем брать в руки ручку для исправлений, необходимо освежить в памяти актуальные нормативные документы. Сегодня основополагающими актами, регулирующими этот вопрос, являются:

• Приказ Минтруда РФ № 320н от , утверждает форму трудовой книжки, а также Порядок ее ведения и хранения. Это главный документ, текст которого должен быть всегда под рукой.
• Правила № 225 Минтруда — базовые правила работы с трудовыми книжками.
• Инструкция № 69 (от 2003 г.) — хотя многие ее положения были заменены Приказом № 320н, она все еще применяется в части, не противоречащей новому Порядку. Образец исправления даты увольнения часто базируется именно на ней.

Главное правило: зачеркивать нельзя!

Одна из самых частых и грубых ошибок неопытных специалистов — попытка просто зачеркнуть неверную дату или текст и написать сверху правильный вариант. Это категорически запрещено!

Законодатель определяет, что исправления вносятся путем признания ошибочной записи недействительной и внесения новой, правильной записи. Старый текст при этом не удаляется и не зачеркивается (за исключением незначительных помарок, которые не искажают смысл).

Пошаговая инструкция: как исправить неверную запись об увольнении

Алгоритм исправления зависит от того, где именно была допущена ошибка. Рассмотрим самую частую ситуацию — ошибку в дате или причине увольнения.

Шаг 1: Выявление ошибки

Ошибка может быть обнаружена сразу после внесения записи или спустя годы. Важно помнить: исправлять запись имеет право только тот работодатель, который ее допустил, либо текущий работодатель на основании официального документа от предыдущего.

Шаг 2: Внесение признания записи недействительной

В разделе «Сведения о работе» после последней записи (даже если это та самая ошибочная запись об увольнении):

1. В графе 1 ставится очередной порядковый номер (например, если ошибочная запись была под номером 15, то исправление будет № 16).
2. В графе 2 указывается дата внесения исправления (текущая дата).
3. В графе 3 пишется: «Запись за номером [номер ошибочной записи] недействительна». Сразу после этого, в этой же графе, вносится правильная формулировка причины увольнения (если ошибка была в причине) или ничего не пишется, если ошибка касалась только даты.
4. В графе 4 указывается ссылка на приказ (распоряжение) работодателя, на основании которого вносится исправление. Если работодатель отменяет свое же увольнение (например, при аннулировании расторжения договора по инициативе сотрудника), указывается реквизит нового приказа.

Пример (образец) исправления даты увольнения

Допустим, сотрудник уволен 12 октября, но кадровик по ошибке записал дату 21 октября (в графе 2) и сделал запись об увольнении в графе 3 под номером 15.

Исправление будет выглядеть так:

• Графа 1: 16
• Графа 2: (дата внесения исправления)
• Графа 3: «Запись за номером 15 недействительна. Уволен 12 октября 2026 г.» (если причина была верной, ее можно не дублировать, достаточно написать: «Запись за номером 15 недействительна. Дата увольнения: »)
• Графа 4: Приказ от № 45-к

Особые случаи: аннулирование расторжения договора

Иногда ситуация развивается иначе: сотрудник написал заявление об увольнении, был уволен, запись внесена, но затем он отозвал свое заявление (в установленный законом срок), и работодатель согласен отменить увольнение. Это называется аннулирование расторжения договора.

В этом случае порядок действий аналогичен:

1. В графе 1 — следующий порядковый номер.
2. В графе 2 — текущая дата.
3. В графе 3 — «Запись за номером [номер] недействительна, восстановлен на прежней работе» (или другая формулировка в зависимости от ситуации).
4. В графе 4 — реквизиты приказа об отмене приказа об увольнении.

Что делать, если ошибку допустил предыдущий работодатель?

Если сотрудник пришел на новое место работы, и кадровик обнаружил ошибку, допущенную на прошлом месте, текущий работодатель не может исправить ее со слов работника. Порядок действий следующий:

1. Работник обращается к бывшему работодателю с заявлением о внесении исправлений.
2. Бывший работодатель оформляет исправление у себя.
3. Если бывший работодатель ликвидирован или отказывается исправлять ошибку, текущий работодатель может внести исправление на основании официального документа (архивной справки, копии приказа и т.д.), полученного от предыдущего работодателя или уполномоченного органа.

Выдача дубликата трудовой книжки

В некоторых случаях исправления нецелесообразны или невозможны (например, если в трудовой книжке слишком много исправлений, она испорчена, утеряна или записи признаны недействительными в судебном порядке). В таком случае по инициативе сотрудника работодатель оформляет дубликат трудовой книжки в соответствии с пунктом 30 Порядка (Приказ Минтруда № 320н).

Внесение исправлений в трудовую книжку, особенно в запись об увольнении — процесс, требующий внимательности и знания законов; Главное правило: не зачеркивать, а признавать недействительным. Исправление записи в трудовой книжке должно быть выполнено так, чтобы не допустить новых ошибок, которые могут поставить под угрозу пенсионный или страховой стаж работника. Держите под рукой Приказ Минтруда РФ № 320н и всегда сверяйтесь с оригиналами приказов, это залог безупречной кадровой работы!