Трудовая книжка, это главный документ о трудовой деятельности и стаже работника. От правильности ее заполнения зависит будущая пенсия сотрудника, поэтому любые неточности и ошибки должны быть исправлены незамедлительно и в строгом соответствии с законодательством. Особенно часто ошибки допускаются при оформлении приема на работу. В этой статье мы подробно разберем, как правильно исправлять ошибки в записи о приеме, приведем образцы и алгоритмы действий для кадровиков и бухгалтеров на 2026 год.
Основные правила внесения исправлений
Прежде чем перейти к конкретным образцам, необходимо усвоить золотые правила исправления ошибок в трудовых книжках:
- Зачеркивания запрещены. В разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» неверную запись нельзя перечеркивать, подчищать или замазывать корректором.
- Признание записи недействительной. Ошибка исправляется путем признания неверной записи недействительной и внесения правильных данных.
- Заверение. Каждая исправленная запись должна быть заверена подписью ответственного лица и печатью организации (или отдела кадров), если она используется.
- Исправление каждой ошибки. Если допущено сразу несколько ошибок, исправлять нужно каждую из них. Однако, если ошибочные записи идут подряд, их можно аннулировать одной общей записью.
Исправление ошибки в записи о приеме на работу
Самая частая ситуация — кадровик перепутал трудовые книжки или внес неверную информацию о должности, структурном подразделении или дате приема. Рассмотрим алгоритм исправления на конкретном примере.
Пример: Ошибка в должности при приеме
Ситуация: Работник кадровой службы перепутал трудовые книжки и внес в трудовую книжку бухгалтера запись о приеме на должность юрисконсульта. Ошибка обнаружена в текущей организации.
Пошаговый алгоритм исправления:
- В графе 1 поставьте следующий порядковый номер записи (например, если последняя была под номером 5, ставьте 6).
- В графе 2 укажите точную дату внесения исправлений.
- В графе 3 напишите: «Запись за номером 5 недействительна». На следующей строке в графе 3 укажите правильные данные: «Принят в бухгалтерию на должность бухгалтера».
- В графе 4 укажите дату и номер приказа (распоряжения) работодателя, на основании которого вносится исправление (либо ссылку на приказ о приеме, если он был верным).
Образец заполнения (фрагмент раздела «Сведения о работе»)
…
4 | 15 04 2026 | Принят в юридический отдел на должность юрисконсульта | Приказ от № 24-к
5 | 18 04 2026 | Запись за номером 4 недействительна. | Приказ от № 24-к
6 | 18 04 2026 | Принят в бухгалтерию на должность бухгалтера |
…
Исправление ошибки в наименовании организации
Часто ошибка кроется в заголовке — наименовании работодателя, которое пишется перед записями о приеме.
Как исправить:
- Поскольку зачеркивать нельзя, под неверным наименованием организации (в графе 3) пишется фраза: «Ошибка в наименовании организации». Это означает внесение изменений в запись.
- На следующей строке в графе 3 приводится правильное название организации.
- Далее вносятся правильные записи о приеме на работу.
Образец исправления наименования организации
…
| | Общество с ограниченной ответственностью «Альфа» (ошибочное название) |
3 | 20 05 2026 | Ошибка в наименовании организации. |
| | Общество с ограниченной ответственностью «Бета» (правильное название) |
4 | 20 05 2026 | Принят в отдел продаж на должность менеджера. | Приказ от № 31-к
…
Если ошибок несколько подряд
Если в трудовой книжке сразу несколько ошибок, идущих подряд, их можно исправить одной записью. Например, если неверно указаны и должность, и структурное подразделение.
Образец: В графе 3 пишется: «Записи за номером 1, 2, 3 недействительны. Принят на должность столяра».
Что делать, если организация-работодатель ликвидирована?
Порядок внесения исправлений зависит от того, существует ли еще предприятие, допустившее ошибку. Если работодатель, который допустил ошибку, прекратил существование:
- Исправление записей в трудовой книжке в 2025-2026 годах делает правопреемник организации.
- А при ликвидации организации (если правопреемника нет) исправления вносит работодатель по новому или предыдущему месту работы сотрудника.
Важно: Основанием для исправлений в таком случае станут:
- Решение суда.
- Архивная справка.
- Правильно заверенная копия приказа.
Исправления на ьном листе (ФИО, дата рождения)
В отличие от раздела о работе, на ьном листе зачеркивания допускаются, но только в отношении персональных данных (ФИО, дата рождения).
- Одной чертой зачеркивается неверная информация.
- Рядом (на свободном месте) вписываются правильные данные.
- Ссылка на документ, подтверждающий изменение (например, паспорт или свидетельство о браке), вносится на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяется подписью и печатью.
Обратите внимание: Если ошибка на ьном листе выявлена сразу при заполнении нового бланка трудовой книжки, исправления в нее не вносятся. Данный бланк признается испорченным и подлежит уничтожению с составлением акта, а работнику выдается новый, чистый бланк.
Ответственность
За неправильное ведение и исправление трудовых книжек работодатель может быть привлечен к административной ответственности. Кроме того, если из-за неверных записей работнику будет отказано в трудоустройстве или возникнут проблемы с назначением пенсии, организация может понести материальные убытки через суд.
Исправление ошибок в трудовой книжке при приеме на работу требует внимательности и строгого соблюдения установленных правил. Главное помнить: в сведениях о работе ничего не зачеркивается — ошибочная запись признается недействительной, после чего вносится верная информация. При возникновении сложностей, особенно связанных с ликвидацией прошлых мест работы, всегда опирайтесь на архивные справки и судебные решения.