Цель статьи – дать полное пошаговое руководство, как правильно исправлять ошибочные записи в трудовой книжке (бумажной и электронной) согласно действующим нормативным актам РФ, а также предоставить готовый образец записи, который можно использовать в практике.

Правовая база

Согласно Приказу Минтруда России № 320н от  г. (п. 8, гл. 2, Приложение 2) и последующим уточнениям, в трудовой книжке допускаются исправления только в случае объективной ошибки. При этом:

• зачёркивать запись нельзя;
• внести исправление можно только в том же листе, где была сделана ошибка;
• не требуется указывать порядковый номер и основание внесения записи, если исправление касается только названия организации.

Когда считается ошибкой?

Ошибка может возникнуть в любой из граф:

1. наименование организации;
2. дата начала/окончания работы;
3. должность, разряд, тарифная ставка;
4. реквизиты приказа (номер, дата).

Особенно часто встречаются ошибки в наименовании организации – опечатка, неверный регистр, отсутствие сокращения «ООО», «ЗАО» и т.п.

Общий порядок исправления ошибочной записи

Для бумажной трудовой книжки следует выполнить следующие шаги:

1. Определить тип ошибки. Если ошибка относится к наименованию организации, то достаточно сделать пометку «Ошибка в наименовании организации».
2. Сделать пометку. В третьем столбце (примечание) пишем фразу «Ошибка в наименовании организации» и ставим черту (не зачеркиваем запись);
3. Внести корректную запись. На следующей строке (в том же разделе «Сведения о работе») указываем правильное название организации, остальные данные повторяем без изменений.
4. Подписать запись. Сотрудник и лицо, вносящее запись (обычно руководитель отдела кадров), ставят подписи и ставят печать организации.
5. Сохранить оригинал. Оригинальная (ошибочная) запись остаётся в книжке, но помечена как ошибочная.

Для электронной трудовой книжки (ЭТК) процесс аналогичен, но все действия выполняются в системе «ЕФС‑1». В системе выбирается тип исправления «Ошибка в наименовании организации», после чего вводятся корректные данные.

Образец исправления записи в бумажной трудовой книжке

В примере выше первая строка – оригинальная (ошибочная) запись, в графе «Примечание» указана пометка о ошибке. На следующей строке внесена корректная запись без указания основания (поскольку ошибка относится только к названию).

Как оформить исправление в электронной трудовой книжке (ЕФС‑1)

Для ЭТК необходимо выполнить следующие действия в системе:

1. Открыть раздел «Сведения о работе».
2. Выбрать запись, содержащую ошибку.
3. Нажать кнопку «Исправить запись».
4. В открывшейся форме выбрать тип исправления «Ошибка в наименовании организации».
5. Ввести правильное название организации, при необходимости поправить дату/должность.
6. Сохранить изменения – система автоматически проставит отметку об исправлении и сохранит оригинал в истории.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли указывать порядковый номер и основание внесения исправления?

Нет. При исправлении только названия организации указание порядка и основания не требуется (см. Приказ Минтруда РФ 320н, п. 8).

Можно ли зачеркивать ошибочную запись?

Зачёркивать запись запрещено – в противном случае трудовая книжка признаётся недействительной и потребуется оформление дубликата.

Что делать, если ошибка в нескольких графах одновременно?

В таком случае необходимо оформить полный исправительный акт: в графе «Примечание» указываем «Ошибка в нескольких полях», а в следующей строке вносим полностью корректную запись, при этом в колонке «Основание» указываем номер и дату приказа, который является основанием исправления.

Как оформить исправление, если ошибка была в приказе, а не в записи?

Если приказ, на основании которого была внесена запись, был издан с ошибкой и позже отменён, в графе «Основание» указывают дату и номер отменяющего приказа.

Практический чек‑лист для кадровика

• Проверьте, что ошибка действительно относится к наименованию организации (или другому полю, допускающему исправление).
• Убедитесь, что в книжке нет зачеркиваний и не нарушена целостность страниц.
• Сделайте пометку «Ошибка в …» в графе «Примечание».
• Внесите корректную запись на следующей строке, повторив все остальные данные без изменений.
• Подпишите запись (сотрудник + кадровик) и поставьте печать.
• Сохраните копию исправления в личном деле сотрудника.

Правильное оформление исправлений в трудовой книжке – важный элемент кадровой работы, от которого зависят права работника и законность трудовых отношений. Следуя описанным выше правилам и используя готовый образец записи, вы сможете быстро и без ошибок исправить любые неточности, избегая риска признания книжки недействительной.

Помните: зачеркивать записи нельзя, а пометка «Ошибка в …» и последующая корректная запись – единственно допустимый способ исправления.

Дата актуализации статьи: