Трудовая книжка является основным документом, фиксирующим трудовой стаж, переводы и увольнения сотрудника. Любая ошибка в этом документе может создать проблемы работнику при дальнейшем трудоустройстве или при расчете будущей пенсии. Поэтому крайне важно знать, как правильно корректировать записи, не нарушая закон.

Кто должен исправлять ошибку?

Общее правило: исправления в трудовую книжку вносит тот работодатель, который допустил ошибку. Если неточная запись была сделана в период работы в конкретной организации, именно эта компания обязана ее скорректировать.

Исправление ошибок в бумажной трудовой книжке

Главное табу при работе с бумажной трудовой книжкой, зачеркивать записи в разделах о работе и награждениях категорически запрещено. Единственное исключение — ьный лист, где допустимо зачеркнуть неверную информацию и вписать правильную.

Алгоритм действий при обнаружении ошибки

Для исправления некорректной записи в разделе «Сведения о работе» используется следующий механизм:

1. Признание записи недействительной. Сначала необходимо аннулировать ошибочную запись.
2. Внесение корректной записи. После этого вносится новая, правильная запись.

Пошаговая инструкция по заполнению граф:

• Графа 1: Указывается следующий порядковый номер записи.
• Графа 2: Ставится дата внесения исправления.
• Графа 3: Вписывается формулировка, поясняющая исправление. Например: «Запись за №… от … считается недействительной» или «В записи за №… от … вместо [ошибочный текст] следует читать [верный текст]».
• Графа 4: Указываются реквизиты приказа (распоряжения), на основании которого производится исправление.

Особенности различных типов ошибок

Ошибка в наименовании организации:
Поскольку наименование организации обычно вписывается без нумерации, для исправления в графе 1 ставится порядковый номер, в графе 2 — дата, а в графе 3 — верное наименование с ссылкой на приказ.

Ошибка в должности или реквизитах приказа:
В графу с ошибкой вносятся верные сведения (например, правильная формулировка должности), а в остальных графах дублируются сведения, которые были внесены без ошибок.

Пропуск записи или лишняя запись:
В обоих случаях создается новая запись, которая либо добавляет пропущенную информацию, либо аннулирует лишнюю, со ссылкой на соответствующий приказ.

Исправление ошибок в электронной трудовой книжке (ЭТК)

Процесс корректировки ЭТК существенно отличается от бумажного варианта, так как данные хранятся в цифровом реестре.

Порядок действий:

Исправить запись в ЭТК может только тот работодатель, который ее внес. Для этого компания должна направить в Социальный фонд России (СФР) корректирующую форму ЕФС-1 (подраздел 1.1).

Когда необходимо заводить дубликат?

В некоторых случаях исправления в трудовой книжке могут быть запрещены или привести к такому количеству правок, что документ станет нечитаемым. В таких ситуациях оформляется дубликат трудовой книжки на основании имеющихся документов (приказов, договоров, архивных справок).

Краткая памятка для кадровика