В 2026 году вопрос о старых бланках трудовой книжки остаётся актуальным, особенно когда в компанию берут нового сотрудника из Беларуси, у которого до этого был оформлентрудовой документ в России. Ниже – пошаговое руководство, как правильно купить, использовать и хранить такие бланки, какие нюансы связаны с ККТ, НДС и учётом.
Что такое «старый» бланк трудовой книжки?
Трудовая книжка – официальный документ, в котором фиксируются сведения о трудовой деятельности работника. С 1 января 2023 г. введена новая форма (трудовая книжка нового образца). Однако в организации могут продолжать использовать старые бланки, если они ещё не израсходованы.
- Старый формат – бумажный документ, выпускавшийся до 2023 г.
- Новый формат – электронный/обновлённый бумажный вариант, обязательный с .
- Оба формата имеют одинаковую юридическую силу, пока не заменены официально.
Где купить старый бланк?
Купить старый бланк можно в следующих местах:
- Официальные типографские центры – они поставляют формы, соответствующие требованиям трудового законодательства.
- Оптовые поставщики офисной продукции – часто предлагают пачки из 100‑200 штук по выгодной цене.
- Онлайн‑магазины (например, Office-Store.ru, Канцелярия-Экспресс) – удобно заказать с доставкой.
- Архивы и бухгалтерские сервисы – могут предоставить бланки в комплекте с журналами учёта.
При покупке проверяйте, что на упаковке указано «трудовая книжка, старый образец, 2020‑2022 гг. выпуск».
Как оформить нового сотрудника из Беларуси?
Если в июле 2026 г. вы принимаете сотрудника, у которого до этого была российская трудовая книжка, действуют следующие правила:
- Получить копию старой книжки (или её дубликат) и сохранить в личном деле;
- При необходимости оформить новый бланк (старый или новый формат) – в зависимости от наличия запасов в компании.
- Заполнить первую страницу (ьный лист) согласно п. 2.1 Инструкции.
Важно: при переходе с одного формата на другой не требуется переоформление уже отработанных стажков – они сохраняются в прежнем виде.
Нужно ли использовать ККТ при оплате бланка?
ККТ (кассовый аппарат) применяется только к торговым операциям, то есть к продаже товаров и услуг, за которые взимается оплата. Выдача трудовой книжки – внутренняя административная процедура, а не коммерческая продажа.
Ответ: Нет, использовать ККТ не требуется. Поэтому при покупке бланков в офисном магазине или у поставщика вы можете оплатить их обычным способом (наличными, банковской картой) без выдачи чека.
Нужно ли начислять НДС на бланк трудовой книжки?
НДС взимается с поставки товаров и услуг, если продавец является плательщиком НДС и сама поставка относится к объекту налогообложения. Трудовая книжка – не товар, а официальный документ, выдаваемый работодателем.
Ответ: НДС на бланк трудовой книжки не начисляется. При покупке у поставщика, который не является плательщиком НДС, вы платите цену без налога.
Как правильно хранить и вести учёт старых бланков?
Для юридически корректного учёта необходимо вести два документа:
- Книга учёта движения трудовых книжек – фиксирует поступление и выдачу бланков.
- Книга учёта бланков трудовых книжек – отражает остаток на складе.
Эти книги могут вестись в электронном виде, если в компании установлен соответствующий порядок (см. раздел 7). При этом:
- Каждая позиция должна иметь уникальный номер.
- При выдаче бланка вводится отметка «выдано» с указанием ФИО работника.
- Остаток в конце года фиксируется как «неиспользованные бланки».
Эти данные хранятся в архиве компании в течение 5 лет (по требованию трудовой инспекции).
Что делать, если книжка утеряна или повреждена?
Утеря или порча трудовой книжки – не критичная ситуация. Возможны два пути восстановления:
- Выдача дубликата – работник подаёт заявление, работодатель оформляет новый бланк и вносит отметку о восстановлении в журнал.
- Заполнение новой книжки – если дубликат невозможен, создаётся полностью новая книжка, но в ней указываются сведения о предыдущей (с указанием номера и даты выдачи).
Важно зафиксировать факт утери в журнале учёта и сохранить копию заявления в деле сотрудника.
Электронный трудовый документ: стоит ли переходить?
С г. введена возможность электронных трудовых книжек. Они хранятся в личном кабинете сотрудника в системе Трудовий портал и подписываются электронной подписью.
Плюсы перехода:
- Сокращение расходов на бумагу и хранение.
- Упрощение выдачи и обновления данных.
- Быстрый доступ для проверок инспекции.
Минусы:
- Требуется обеспечение кибербезопасности.
- Не все сотрудники готовы к цифровому формату.
Если вы планируете полностью перейти на электронный формат, необходимо обновить внутренние регламенты и обучить HR‑персонал.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Можно ли использовать старый бланк, если в компании уже есть новые формы? – Да, пока в организации есть остаток старого бланка, его можно использовать до полного израсходования.
- Нужно ли оформлять акт при выдаче бланка новому сотруднику? – Не обязательно, но рекомендуется зафиксировать дату и номер в журнале.
- Можно ли оплатить бланк наличными без чека? – Да, в рамках внутреннего документооборота это допускается.
- Как оформить запись о покупке в бухгалтерии? – Дебет 91 «Прочие доходы и расходы» – Кредит 60 «Расходы на материалы» (или аналогичный счет).
- Сколько стоит дубликат старой книжки? – Обычно от 150 до 300 рублей за штуку, в зависимости от поставщика.
Купить старый бланк трудовой книжки – простая процедура, но требует соблюдения ряда юридических требований:
- Приобретать бланки у проверенных поставщиков.
- Вести учёт в электронных/бумажных журналах.
- Не использовать ККТ и не начислять НДС.
- При утере или порче оформить дубликат.
- С 2023 г. рассматривать переход на электронный формат.
Соблюдая эти правила, вы сможете без проблем принимать новых сотрудников, включая граждан Беларуси, и поддерживать порядок в документообороте, соответствующий требованиям Трудового кодекса и законодательства о налогах.
Если возникнут дополнительные вопросы – обращайтесь к юристу по трудовому праву или в консалтинговый центр.