Прием на работу нового сотрудника всегда сопровождается оформлением ряда обязательных документов. Одним из ключевых вопросов, с которым сталкивается кадровик или руководитель, является получение и оформление трудовой книжки. С переходом России на электронный формат кадрового учета (ЭТК) появились новые правила и нюансы. В этой статье мы подробно разберем, как правильно написать заявление на трудовую книжку новому сотруднику, и какие шаги должен сделать работодатель.
Электронная и бумажная трудовая книжка: что нужно знать
Сегодня в России действует переходный период, который позволяет использовать как бумажную, так и электронную форму трудовой книжки. Электронная трудовая книжка (ЭТК) хранится в Социальном фонде России. В ней отражается информация о личных данных сотрудника: ФИО, СНИЛС, дата рождения, а также сведения о трудовой деятельности и стаже.
Важно понимать правила применения двух форматов:
- Одновременное применение электронного и бумажного вариантов предусмотрено, если работник не написал заявление об отказе от бумажной книжки.
- Если сотрудник подал заявление о переходе исключительно на ЭТК, работодатель выдает ему бумажную трудовую на руки, и далее ведет сведения о его работе только в электронном виде.
- Если сотрудник впервые устраивается на работу, ему оформляется только электронная трудовая книжка. Бумажный вариант новым сотрудникам больше не заводится.
Как подтвердить наличие у работника электронной трудовой книжки?
При приеме на работу нового сотрудника работодатель обязан убедиться в наличии у него электронной трудовой книжки и понять, в каком формате вести учет. Подтвердить наличие ЭТК можно несколькими способами:
- Сведения о трудовой деятельности (СТД-Р) — выписка из электронной трудовой книжки, которую сотрудник может предоставить в бумажном или электронном виде (например, через Госуслуги).
- Выписка из Социального фонда — работник может запросить ее в МФЦ или отделении СФР.
- Бумажная трудовая книжка — если сотрудник приносит ее, это подтверждает, что он не отказался от ведения бумажного варианта, и информация будет дублироваться в обе формы.
Когда новому сотруднику нужно писать заявление?
Существует несколько ситуаций, при которых от нового сотрудника требуется написать заявление, связанное с трудовой книжкой:
Заявление о выборе формата (для трудоустроенных ранее)
Если сотрудник устраивается на работу и ранее уже имел опыт официального трудоустройства, но по какой-то причине не решил, будет ли он вести бумажную книжку, он должен написать заявление. Если он хочет отказаться от бумажного варианта, он подает соответствующее заявление, и работодатель выдает ему документ на руки.
Заявление на выдачу бумажной трудовой книжки
Если сотрудник переходит на ЭТК и пишет заявление об отказе от бумажной книжки, работодатель обязан выдать ее ему на руки. В этом случае сотрудник пишет заявление на выдачу трудовой книжки на руки;
Заявление на оформление дубликата
Если бумажная трудовая книжка была утеряна, сотрудник пишет заявление о выдаче дубликата. Работодатель обязан восстановить сведения на основе имеющихся документов или выписок из Социального фонда;
Как правильно составить заявление: структура и образец
Законодательством не установлено строгой унифицированной формы заявления, поэтому оно пишется в свободной форме, но с обязательным соблюдением стандартов делопроизводства;
Структура заявления:
- Шапка: должность руководителя, название организации, ФИО руководителя, должность и ФИО заявителя.
- Название документа: «Заявление» (о выборе формата, о выдаче трудовой книжки и т.д.).
- Текстовая часть: четко сформулированная просьба (например, прошу выдать бумажную трудовую книжку в связи с переходом на электронный формат / прошу вести сведения о трудовой деятельности в электронном виде).
- Дата и подпись сотрудника.
Пример заявления об отказе от бумажной трудовой книжки:
Директору ООО «Пример»
Иванову И.И.
от менеджера
Петрова П.П.
ЗАЯВЛЕНИЕ
В соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации, сообщаю о своем выборе и прошу вести сведения о моей трудовой деятельности в электронном виде. От ведения бумажной трудовой книжки отказываюсь. Прошу выдить мне бумажную трудовую книжку на руки.
23 мая 2026 г. ______________ / Петров П.П.
Действия работодателя после получения заявления
После того как новый сотрудник написал заявление, работодатель должен выполнить ряд обязательных шагов:
- Издать приказ (в случае перехода на ЭТК или выдачи книжки на руки).
- Внести записи в бумажную трудовую книжку (если сотрудник не отказался от нее) о приеме на работу.
- Сдать отчетность — подать сведения о трудовой деятельности сотрудника в Социальный фонд в установленные сроки (ежемесячно, не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным).
- Выдать документ, если было написано заявление о выдаче бумажной трудовой на руки, работодатель обязан сделать это в день подачи заявления под роспись в книге учета движения трудовых книжек.
Ответственность работодателя
Невыполнение требований законодательства по ведению и учету трудовых книжек может повлечь за собой серьезные последствия:
- Штрафы от трудовой инспекции за нарушение правил ведения кадрового учета.
- Материальная ответственность перед работником в случае незаконной задержки выдачи трудовой книжки (работодатель обязан будет оплатить работнику средний заработок за время вынужденного прогула).
- Штрафы за несвоевременную сдачу отчетности в Социальный фонд.
Оформление заявления на трудовую книжку нового сотрудника — это важный юридический процесс, который нельзя игнорировать. Главное правило для работодателя, четко выяснить, в каком формате сотрудник желает вести свою трудовую историю (бумажном, электронном или обоих), и получить от него соответствующее письменное подтверждение. Помните, что с 2021 года при приеме на работу впервые гражданам оформляется только электронная трудовая книжка, а бумажные варианты постепенно уходят в прошлое, становясь исключительно архивными документами.