Трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность работника. В России она является обязательной для всех сотрудников, и в случае увольнения, смены места работы или по другим причинам работник имеет право получить её в руки. Если вы хотите получить трудовую книжку лично, а не по почте, вам понадобится оформить заявление. В этой статье мы разберём, как правильно написать заявление, какие сведения в нём должны быть, какие документы прилагать и какие ошибки стоит избегать.
Что такое трудовая книжка и зачем её выдавать на руки?
- Трудовая книжка – государственный документ, в котором фиксируются все сведения о трудовой истории работника: даты начала и окончания работы, должности, места работы, причины увольнения и т.д.
- Выдача на руки обеспечивает работнику возможность лично проверить правильность записей, сохранить документ в надёжном месте и иметь его под рукой при необходимости (например, при поиске новой работы).
- В соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса РФ, работник имеет право на получение сведений о своей трудовой деятельности, включая копии трудовой книжки.
Когда нужно подавать заявление?
Заявление на выдачу трудовой книжки на руки обычно подаётся в следующих случаях:
- При увольнении из организации;
- При смене места работы.
- При необходимости получить копию трудовой книжки для банка, работодателя или другого учреждения.
- При восстановлении трудовой книжки после её утраты.
Какой формат заявления?
В России официального шаблона заявления на выдачу трудовой книжки не предусмотрено. Вы можете написать заявление от руки или на компьютере в произвольной форме. Однако рекомендуется использовать:
- Официальный бланк организации (если он есть).
- Чёткий шрифт (Arial, Times New Roman, 12‑14 пунктов).
- Печатные буквы, без рукописных надписей.
- Соблюдение структуры: , реквизиты, основное содержание, подпись.
Что должно быть в заявлении?
В заявлении необходимо указать:
- Полное имя работника.
- Должность и отдел/подразделение.
- Дата и место подачи заявления.
- Причина обращения (например, «выдача трудовой книжки при увольнении»).
- Требуемый способ получения (на руки).
- Контактные данные (телефон, e‑mail).
- Подпись и дата.
Пример структуры заявления
Заявление
От: ФИО работника
Должность: Должность
Отдел: Отдел/Подразделение
Уважаемый(ая) ФИО руководителя/HR‑специалиста,
Прошу выдать мне в руки трудовую книжку, так как я уволился/уволилась из компании Название организации по причине указать причину, если необходимо. Пожалуйста, оформите выдачу и передайте документ лично.
Контактный телефон: +7 XXX XXX‑XX‑XX
E‑mail: example@mail.ru
С уважением,
Подпись: _____________________
Какой график в трудовой книжке?
При выдаче трудовой книжки работнику в руки в таблице записывается следующая информация (пример из КонсультантПлюс):
- Графа 1 – порядковый номер записи.
- Графа 2 – дата выдачи трудовой книжки.
- Графа 3 – запись «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности» (статья 66.1 ТК РФ).
- Графа 4 – заявление работника с указанием даты и номера его регистрации.
Какие документы нужно приложить?
В большинстве случаев заявление подаётся без дополнительных приложений. Однако, если вы уволились по собственному желанию, работодателю может потребоваться копия приказа об увольнении. Если вы хотите получить копию трудовой книжки для банка, может понадобиться копия паспорта.
Как правильно оформить заявление в электронном виде?
Если вы пишете заявление в Word или Google Docs, убедитесь, что:
- Текст выровнен по левому краю.
- Параграфы разделены пустыми строками.
- В конце документа указана подпись (можно добавить сканированную подпись).
- Файл сохранён в формате PDF, чтобы сохранить форматирование.
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли получить трудовую книжку по почте? Да, но в этом случае вам понадобится оформить заявление на отправку трудовой книжки по почте. В заявлении указывайте адрес доставки и уточняйте, что вы хотите получить копию в оригинале.
- Сколько времени занимает выдача? Обычно это занимает от 1 до 3 рабочих дней, но точный срок зависит от политики конкретной организации.
- Что делать, если в трудовой книжке есть ошибки? Сразу сообщите об этом работодателю и попросите исправить записи. В заявлении можно указать, какие именно записи нуждаются в корректировке.
- Можно ли получить дубликат трудовой книжки? Да, но для этого нужно подать отдельное заявление с заявлением о выдаче дубликата и приложить копию оригинала.
Где скачать образцы заявлений?
Вы можете найти готовые шаблоны и образцы заявлений в следующих источниках:
- КонсультантПлюс – официальная база юридических документов.
- МойДело – сервис для создания и подписания документов.
- Гарант – система электронных правовых документов.
- Сайты государственных органов (например, портал госуслуг).
Скачайте пустой бланк, заполните его, распечатайте и подпишите. Если у вас нет бланка, используйте обычный лист бумаги (210 × 297 мм).
Советы по оформлению заявления
- Пишите чётко, без лишних слов.
- Указывайте точную дату и место подачи заявления.
- Не забывайте про подпись и печать (если есть).
- Сохраняйте копию заявления для своих записей.
- Если заявление подаётся в электронном виде, добавьте скан подписи.
Получить трудовую книжку на руки – это простая процедура, если вы подготовите правильное заявление. Важно помнить, что в заявлении должно быть указано ваше полное имя, должность, причина обращения, дата подачи и контактные данные. При необходимости приложите копию приказа об увольнении или другого подтверждающего документа. После подачи заявления работодатель оформит выдачу в соответствии с внутренними процедурами.
Надеемся, что эта статья поможет вам быстро и без лишних хлопот получить вашу трудовую книжку в руки.