В процессе трудовой деятельности нередко возникают ситуации, когда работнику необходимо предоставить копию трудовой книжки в различные инстанции. Банки, социальные службы, посольства и новые работодатели часто требуют этот документ для подтверждения стажа, текущего места работы или финансовой состоятельности. Чтобы получить копию на руки, сотрудник должен написать соответствующее заявление. В этой статье мы подробно разберем, как правильно составить заявление о выдаче копии трудовой книжки по месту требования, и предоставим готовый образец.
Нормативная база
Согласно статье 62 Трудового кодекса Российской Федерации, работодатель обязан выдать работнику по его письменному заявлению копии документов, связанных с работой. К таким документам относится и трудовая книжка. На предоставление копии у работодателя есть 3 рабочих дня с момента получения заявления. При этом выдача копии должна осуществляться бесплатно.
В каких случаях может потребоваться копия?
Написать заявление о выдаче копии может потребоваться в следующих случаях:
- Оформление кредита или ипотеки — банки требуют подтверждение постоянного дохода и стажа.
- Получение визы — консульства часто проверяют занятость соискателя.
- Подача документов на субсидии или льготы — органы социальной защиты требуют подтверждение стажа.
- Устройство на работу по совместительству — чтобы подтвердить наличие основного места работы.
- Судебные разбирательства — в качестве доказательства факта трудоустройства.
Как правильно заверить копию трудовой книжки?
Просто снять ксерокопию недостаточно. Чтобы копия имела юридическую силу и была принята по месту требования, она должна быть заверена работодателем надлежащим образом:
- Копируется каждый разворот трудовой книжки (от ьного листа до последней записи).
- На каждой скопированной странице ставится печать организации и подпись ответственного лица (обычно кадровика или бухгалтера) с расшифровкой.
- На последней странице делается запись: «Работает по настоящее время».
- Все страницы прошиваются, на обороте последнего листа наклеивается пломба с указанием количества пронумерованных и прошитых листов, ставится подпись и печать.
Важное уточнение: с 2020 года действуют новые правила ГОСТ. Если копия предоставляется в банк или ПФР, на каждом листе или в месте прошивки должна быть фраза: «Копия верна», а также надпись о том, что подлинник документа находится у работодателя.
Структура заявления
Закон не устанавливает строгой унифицированной формы заявления, поэтому оно пишется в произвольной форме. Однако документ должен содержать обязательные реквизиты:
- Шапка — наименование организации, ФИО и должность руководителя, ФИО и должность заявителя.
- Название документа — «Заявление».
- Текст заявления — просьба выдать копию трудовой книжки с указанием причины (по месту требования).
- Дата составления и подпись работника.
Образец заявления
Бланк заявления
Директору ООО «Название Компании»
Иванову И.И.
от менеджера отдела продаж
Петрова П.П.
ЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу выдать мне заверенную копию трудовой книжки для предоставления по месту требования (в ПАО «Банк» / в Посольство РФ / в Управление социальной защиты и т.д.) в соответствии со ст. 62 ТК РФ.
Подпись: ____________ / Петров П.П./
Важные нюансы и советы
- Срок действия копии: Имейте в виду, что заверенная копия трудовой книжки обычно имеет срок действия. Для банков он составляет, как правило, 30 дней с момента заверения. Не стоит запрашивать документ заранее.
- Указание причины: Хотя по закону работодатель не вправе отказать в выдаче копии, указание конкретного места требования (например, название банка) ускоряет процесс и снимает лишние вопросы от отдела кадров.
- Регистрация заявления: Всегда подавайте заявление в двух экземплярах. Один передается в канцелярию или отдел кадров, а на втором (вашем) экземпляре должен поставить отметку о принятии (входящий номер и дата). Это защитит вас в случае задержки со стороны работодателя.
- Ответственность работодателя: За нарушение сроков выдачи копий документов, связанных с работой, работодатель может быть привлечен к административной ответственности (штраф по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).
Своевременное и правильное оформление заявления гарантирует быстрое получение заверенной копии трудовой книжки. Пользуйтесь предоставленным образцом и не забывайте о своих трудовых правах!