Трудовая книжка – один из ключевых документов, подтверждающих трудовой стаж и профессиональную деятельность работника. Несмотря на переход к электронным трудовым книжкам, многие организации до сих пор хранят бумажные экземпляры, особенно те, которые были оформлены до 2021 года. В этой статье подробно рассмотрим, как правильно обращаться со старыми трудовыми книжками: когда их можно хранить, когда необходимо уничтожать, какие документы оформить и как избежать нарушений трудового законодательства.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ, ст. 66 – регулирует ведение, хранение и выдачу трудовых книжек.
• Постановление Правительства РФ от № 225 (ред. от ) «О трудовых книжках» вместе с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей.
• Приказ Минтруда России от № 320н – определяет порядок хранения бланков трудовых книжек и вкладышей как документов строгой отчетности.
• Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» – устанавливает сроки хранения документов, включая трудовые книжки;

Согласно этим нормативным актам, трудовые книжки относятся к документам, подлежащим обязательному хранению в течение определённого срока, после которого их можно уничтожить.

Сроки хранения трудовых книжек

Важно: если трудовая книжка была передана работнику при увольнении, её хранение возлагается на самого работника. Работодатель отвечает только за те экземпляры, которые остались у него (например, невостребованные дубликаты, бланки, испорченные при заполнении).

Когда необходимо уничтожать старые трудовые книжки?

Уничтожение допустимо только после истечения установленного срока хранения и при наличии следующих условий:

1. Документ больше не требуется для подтверждения трудового стажа (например, работник уже получил пенсию или иным образом подтвердил свой стаж).
2. На книжке нет незавершённых записей, которые могли бы понадобиться в будущем (например, не оформленные периоды работы).
3. Организация имеет внутреннюю политику утилизации документов, утверждённую руководителем.

Если срок хранения ещё не истёк, книжку следует хранить в условиях, обеспечивающих её сохранность (сухое, темное место, защищённое от влаги и прямых солнечных лучей).

Процедура уничтожения трудовых книжек

Подготовка к уничтожению

• Составить список документов, подлежащих уничтожению (указать номера трудовых книжек, ФИО работников, даты последней записи).
• Назначить экспертную комиссию (обычно включает специалиста по кадрам, юриста и ответственного за архив).
• Подготовить акт об уничтожении (форма может быть свободной, но должна содержать: основание (нормативный акт), перечень уничтоженных документов, способ уничтожения, подписи членов комиссии и дату).

Способы уничтожения

Согласно Постановлению № 225 и внутренним нормативным актам организации, допустимы следующие способы:

• Шредерная уничтожение (перекрёстное измельчение).
• Сжигание в специализированных печах (с соблюдением пожарной безопасности).
• Утилизация через лицензированную организацию по уничтожению документов (получаем акт о приёме‑передаче и сертификат уничтожения).

Выбор способа зависит от объёма документов, наличия оборудования и внутренних правил компании.

Оформление результатов

После проведения уничтожения необходимо:

1. Составить акт об уничтожении (в двух экземплярах: один остаётся в архиве организации, второй – у ответственного за кадры).
2. Внести запись в журнал учёта уничтожения документов (если такой ведётся).
3. Архивировать акт на срок, не меньший срока хранения уничтоженных документов (например, 50 лет для трудовых книжек).

Что делать, если трудовая книжка утрачена или повреждена?

Утрата по вине работодателя

Согласно ст. 66 ТК РФ, если трудовая книжка потеряна по вине нанимателя, работодатель обязан:

• Принять меры для восстановления документов, подтверждающих стаж работы работника до поступления к данному нанимателю (запросы в предыдущие места работы, ПФР, архивы).
• Выдать дубликат трудовой книжки на основании восстановленных сведений.
• Оформить акт о утрате оригинала и основание для выдачи дубликата.

Повреждение книжки

Если трудовая книжка повреждена (например, порвана, испачкана, нечитаемые записи), но её можно восстановить:

• Сделать копию или сканированный образ для архива.
• При невозможности чтения записей – оформить дубликат по той же процедуре, что и при утрате.
• Испорченный оригинал можно уничтожить после оформления акта о повреждении и выдачи дубликата, соблюдая сроки хранения (если они ещё не истекли).

Выдача дубликата

Для выдачи дубликата необходимо:

1. Запрос у работника письменного заявления о выдаче дубликата (в случае утраты или повреждения).
2. Сбор подтверждающих документов (трудовые договоры, приказы о приёме/увольнении, выписки из ПФР и т.д.).
3. Заполнение бланка дубликата в соответствии с образцом, утверждённым Постановлением № 225.
4. Подпись уполномоченного лица и печать организации.
5. Внесение записи в журнал учёта выдачи дубликатов.

Дубликат имеет ту же юридическую силу, что и оригинал.

Альтернативные варианты обращения со старыми трудовыми книжками

Если срок хранения ещё не истёк, но организация желает сократить объём бумажного архива, можно рассмотреть следующие варианты:

• Цифровое архивирование – сканирование каждой книжки с последующим хранением электронных копий в защищённой системе (с соблюдением требований к конфиденциальности и целостности данных). Оригиналы при этом можно хранить на ограниченный срок или уничтожить после проверки качества сканов.
• Передача на государственное хранение – в некоторых регионах возможна передача невостребованных трудовых книжек в областные архивы на условиях платного или бесплатного хранения.
• Благотворительное использование – например, передача бланков в учебные заведения для практических занятий по кадрам (при условии, что на бланках нет личных данных работников).

Перед выбором любого из этих вариантов необходимо убедиться, что они не противоречат внутренним нормативным актам организации и требованиям законодательства о защите персональных данных.

Рекомендации для работодателей

1. Разработать и утвердить внутреннюю политику утилизации документов, где чётко прописаны сроки хранения, порядок формирования экспертной комиссии, способы уничтожения и ответственные лица.
2. Периодически (например, раз в год) проводить инвентаризацию кадрового архива: выявлять невостребованные трудовые книжки, проверять их состояние и сроки хранения.
3. Обеспечить конфиденциальность при handling трудовых книжек: доступ к ним ограничивать только уполномоченным сотрудникам, вести журнал учёта выдачи и возврата.
4. При переходе на электронные трудовые книжки (СЗВ‑ТД) не забыть оформить сопроводительные документы о прекращении ведения бумажных версий и о передаче архива на хранение или уничтожение.
5. Обучать кадровых сотрудников основам работы с трудовыми книжками: как правильно вносить записи, как исправлять ошибки, как оформлять дубликаты и акты об уничтожении.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли уничтожить трудовую книжку сразу после увольнения сотрудника?

Нет. Трудовая книжка (или её дубликат) должна храниться у работодателя 50 лет с даты последней записи, если она не была передана сотруднику при увольнении.

Нужно ли получать согласие сотрудника на уничтожение его трудовой книжки?

Согласие не требуется, если срок хранения истёк и книжка не содержит данных, необходимых для подтверждения стажа (например, сотрудник уже получает пенсию и имеет подтверждающие документы). Однако хорошей практикой является уведомление сотрудника о планируемом уничтожении.

Можно ли хранить трудовые книжки в электронном виде без бумажного оригинала?

Да, если организация ведёт электронные трудовые книжки (СЗВ‑ТД) и передаёт все необходимые сведения в ПФР. Бумажные оригиналы, полученные до перехода на электронный формат, всё равно подлежат хранению до истечения срока, если они не переданы сотруднику.

Что делать с испорченными бланками трудовых книжек, которые никогда не использовались?

Испорченные бланки подлежат уничтожению как документы строгой отчетности после истечения пятилетнего срока хранения (по приказу Минтруда № 320н). Оформляется акт об уничтожении.

Кто отвечает за хранение трудовых книжек в организации?

Ответственность возлагается на службу кадров (или уполномоченное лицо), которое обеспечивает соблюдение правил ведения, хранения и выдачи трудовых книжек в соответствии с ТК РФ и внутренними нормативными актами.

Правильное обращение со старыми трудовыми книжками – это не только соблюдение законодательных требований, но и забота о конфиденциальности персональных данных сотрудников. Знание сроков хранения, порядка уничтожения и альтернативных вариантов позволяет организациям оптимизировать архивные процессы, избежать штрафов и обеспечить прозрачность кадрового документооборота. Рекомендуем регулярно пересматривать внутренние политики работы с трудовыми книжками и держать в актуальном состоянии нормативную базу, поскольку законодательство в этой области может изменяться.