Несмотря на постепенный переход на электронный формат ведения сведений о трудовой деятельности (ЕФС-1)‚ бумажная трудовая книжка остается важнейшим документом для многих работников. Работодатели по-прежнему обязаны вести‚ хранить и выдавать бумажные бланки по заявлению сотрудника. В этой статье мы подробно разберем‚ как правильно оформить бланк трудовой книжки‚ какие формы действуют в 2026 году и на что обратить особое внимание кадровику.

Какие бланки трудовых книжек действуют в 2026 году?

На сегодняшний день в обороте находятся бланки трудовых книжек разных лет выпуска. Согласно Постановлению Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. № 225‚ форма трудовой книжки и вкладыша в нее строго регламентирована.

Старый и новый образец

В настоящее время актуальны бланки образца 2003 года (серия ТК-VII‚ выпускаемые МПФ Гознак). Формат такого бланка — 88х125 мм‚ он содержит 22 листа (11 разворотов) и выполнен в цельнотканевом переплете.

Однако в 2026 году появились важные нюансы‚ связанные с оформлением дубликата трудовой книжки в случае утраты оригинала. У работодателя теперь есть два варианта:

• Вариант 1: Использовать старые чистые бланки‚ приобретенные организацией до 2024 года (если они остались в наличии).
• Вариант 2: Оформить дубликат на бланке нового образца‚ который специально предназначен для таких случаев.

При этом важно помнить: вкладыш в трудовую книжку недействителен без самой трудовой книжки. Если место в разделе «Сведения о работе» закончилось‚ вы вшиваете вкладыш‚ но ьный лист заполняете только на самой трудовой книжке.

Где приобрести и как учитывать бланки?

Бланки трудовых книжек, это документы строгой отчетности. Работодатель обязан приобретать их за свой счет и выдавать сотрудникам бесплатно в следующих случаях:

1. Если работник устраивается на работу впервые (в 2026 году, при наличии его заявления на ведение бумажной трудовой).
2. Если бланк был испорчен работодателем при заполнении (испорченный бланк подлежит списанию и уничтожению по акту‚ а взамен выдается новый).
3. При оформлении дубликата взамен утраченного.

Покупать бланки следует у официальных распространителей (например‚ в интернет-магазинах типа «Комус» или специализированных поставщиков)‚ которые гарантируют поставку продукции Гознака. В организации обязательно должны вестись:

• Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее.
• Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Правила заполнения ьного листа

Оформление бланка начинается с ьного листа. Ошибка на ьнике делает весь документ недействительным‚ поэтому заполнять его нужно максимально внимательно‚ чернилами синего‚ фиолетового или черного цвета‚ разборчиво и без сокращений.

Какие данные указываются на ьном листе:

• Фамилия‚ Имя‚ Отчество — полностью‚ без сокращений‚ строго по паспорту.
• Дата рождения — число‚ месяц‚ год.
• Образование — указывается на основании документа об образовании (среднее‚ среднее профессиональное‚ высшее и т.д.).
• Профессия‚ специальность — также вносится по документу об образовании или квалификации.
• Дата заполнения — указывается арабскими цифрами (например‚ ).

После заполнения данных работник своей подписью заверяет правильность внесенной информации. Подпись лица‚ ответственного за выдачу трудовых книжек‚ также обязательна. В завершение ставится печать организации (или отдела кадров)‚ если она применяется в компании.

Записи в разделе «Сведения о работе»

В графе 3 раздела «Сведения о работе» в виде заголовка пишется полное и сокращенное (при наличии) наименование вашей организации. Под этим заголовком вносятся записи:

• О приеме на работу: указывается структурное подразделение‚ должность‚ профессия‚ специальность‚ квалификация‚ а также дата и номер приказа (распоряжения) о приеме.
• О переводе: постоянный перевод на другую работу оформляется соответствующей записью с указанием нового структурного подразделения и должности.
• Об увольнении: вносится запись об основании прекращения трудового договора со ссылкой на статью‚ часть и пункт ТК РФ. Например‚ при увольнении по собственному желанию ссылаетесь на пункт 3 части 1 статьи 77 ТК РФ.
• О награждении: вносится в раздел «Сведения о награждении».

Исправление неверных записей

Если в процессе ведения трудовой книжки была допущена ошибка (например‚ неверно указана дата приема или должность)‚ зачеркивать ее нельзя! В разделе «Сведения о работе» после последней записи делается новая:

«Запись за номером таким-то недействительна»‚ после чего вносится правильная формулировка. В графе 4 повторяется ссылка на приказ‚ на основании которого вносились первоначальные (ошибочные) сведения‚ либо указывается новый приказ‚ если ошибка была в самом основании.

Где найти образцы заполнения?

В кадровом деле существует множество нестандартных ситуаций: оформление совместительства‚ переименование организации‚ отмена незаконного увольнения и многое другое. Чтобы не допустить ошибок‚ рекомендуется использовать профессиональные справочники. Например‚ в системах вроде «КонсультантПлюс» или «Система Кадры» можно найти базы с более чем 100–200 готовыми образцами записей‚ разбитыми по всем возможным кадровым ситуациям.

Резюме

Оформление бланка трудовой книжки в 2026 году требует строгого соблюдения нормативных актов‚ в первую очередь Постановления Правительства РФ № 225 и Приказа Минтруда № 320н. Помните главное:

• Бланки выдаются сотрудникам бесплатно.
• Для дубликата можно использовать как старые запасы бланков‚ так и новые формы.
• Вкладыш без трудовой книжки не имеет юридической силы.
• Испорченные при заполнении бланки подлежат строгому учету и списанию.

Аккуратность и внимание к деталям при работе с бланками трудовых книжек — залог отсутствия проблем как у работника при оформлении пенсии‚ так и у работодателя при проверках трудовой инспекции.