В 2026 году электронная трудовая книжка (ЭТК) стала привычным и основным инструментом учета стажа. Однако приход нового сотрудника с уже сформированной электронной историей или его желание перейти на этот формат могут вызвать вопросы у кадровика. Главное, что нужно помнить: алгоритм действий зависит от того, когда работник впервые устроился на работу и какой формат ведения книжки он выбрал ранее.

Ниже представлена подробная инструкция, основанная на актуальных нормах законодательства и практике ведения кадрового делопроизводства.

Определите статус работника

Первым шагом при приеме на работу является выяснение статуса трудовой книжки сотрудника. Вам необходимо узнать две ключевые вещи:
Когда сотрудник впервые поступил на работу (до или после 1 января 2021 года)?
Подал ли он ранее заявление о переходе на электронную трудовую или о сохранении бумажной?

Ситуация А: Сотрудник впервые устроился на работу после 1 января 2021 года

Для этой категории работников бумажные трудовые книжки не заводятся. Вся информация об их стаже формируется только в электронном виде.

• Ваши действия: Бумажную книжку требовать не нужно. Вы просто регистрируете сотрудника в системе и начинаете передавать сведения о его трудовой деятельности в Социальный фонд России (СФР) в электронном виде.

Ситуация Б: Сотрудник работал до 2021 года и перешел на ЭТК

Если работник ранее написал заявление об отказе от бумажной трудовой книжки, то она была выдана ему на руки с соответствующей записью.

• Ваши действия:
• Попросите сотрудника предоставить выписку из электронной трудовой (например, через Госуслуги или МФЦ), чтобы видеть историю стажа, хотя юридически для приема на работу это не всегда обязательно, но полезно для проверки.
• Бумажную трудовую вы у него не запрашиваете, так как она хранится у него дома.
• Вы продолжаете вести только электронную версию, отправляя отчетность в СФР.

Ситуация В: Сотрудник работал до 2021 года и сохранил бумажную книжку

Это самый сложный случай. Согласно законодательству, если сотрудник ранее выбрал бумажный формат, работодатель обязан вести и бумажную, и электронную трудовые книжки параллельно.

• Ваши действия:

1. Примите бумажную трудовую книжку.
2. Внесите запись о приеме на работу в бумажный бланк.
3. Параллельно отправьте сведения о приеме в СФР в электронном виде.

Работа с новыми заявлениями о выборе формата

Часто бывает, что сотрудник, приходя к новому работодателю, еще не определился с форматом или хочет изменить свое предыдущее решение.

Если сотрудник хочет перейти на электронную трудовую

Если работник ранее вел бумажную книжку, но теперь хочет перейти на ЭТК, он должен написать письменное заявление о переходе на электронную трудовую книжку.

Важно помнить:

• Если сотрудник подает такое заявление, он должен сделать это в письменной форме.
• После подачи заявления изменить свое решение обратно на бумажный формат он уже не сможет.
• Ваши действия:

1. Примите заявление.
2. Внесите запись в бумажную трудовую книжку о том, что работник подал заявление о переходе на электронный формат.
3. Выдайте бумажную трудовую книжку работнику на руки.
4. В срок не позднее следующего рабочего дня после подачи заявления (или приема на работу) отправьте отчет в СФР с указанием даты подачи заявления об отказе от бумажной книжки.

Если сотрудник хочет сохранить бумажную книжку

Сотрудники, которые еще не подавали заявлений о выборе формата (хотя сроки давно прошли, такие ситуации возможны при ошибках в прошлом или специфических случаях), могут подать заявление о сохранении бумажной трудовой.

• В этом случае вы обязаны вести и бумажную, и электронную версии.

Сроки и отчетность

Независимо от формата, обязанность работодателя — оперативно информировать Социальный фонд России (СФР) о кадровых изменениях.

• Прием на работу: Сведения передаются не позднее следующего рабочего дня после издания приказа.
• Увольнение: Также передается информация не позднее следующего рабочего дня.
• Переводы и изменения: Все изменения в трудовой функции или структуре также фиксируются в ЭТК.

> Внимание: Если сотрудник принес только электронную трудовую (не имеет бумажной или она у него на руках), ваша задача — корректно продолжить ведение электронного реестра. Ошибки в датах или должностях в ЭТК исправляются путем подачи корректирующих отчетов в СФР.

Частые вопросы и нюансы

Нужно ли заводить бумажную трудовую, если ее не было?

Нет. Если у работника никогда не было бумажной трудовой (первое место работы после 2021 года или он официально от нее отказался), вы не имеете права заводить новую бумажную книжку. Ведется только электронный учет.

Что делать с дистанционными работниками?

Электронная трудовая книжка значительно упрощает работу с удаленщиками. Обмен документами (заявления о выборе формата, уведомления) может происходить в электронном виде с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) или через защищенные каналы связи, что позволяет не требовать физической пересылки документов почтой.

Может ли работник передумать?

• Если работник не подавал заявление о переходе на ЭТК или о сохранении бумажной, он может сделать это в любой момент.
• Если работник подал заявление о переходе на ЭТК (отказался от бумажной), вернуть бумажный формат он уже не сможет.
• Если работник выбрал бумажный формат, он может в любой момент написать заявление о переходе на электронную.

Прием работника с электронной трудовой книжкой в 2026 году, стандартная процедура. Ключевые правила для работодателя:
Уточнить историю стажа и предыдущий выбор формата сотрудником.
Соблюдать принцип параллельного ведения (бумажная + электронная), если работник ранее выбрал бумажный формат.
Вести только электронную версию для тех, кто отказался от бумажной или работает впервые.
Соблюдать сроки передачи данных в СФР (не позднее следующего рабочего дня).

Правильное оформление документов защитит работодателя от штрафов и обеспечит работнику непрерывный и подтвержденный трудовой стаж.