В любой компании правильное оформление и своевременное уведомление работника о необходимости явиться за трудовой книжкой является важной частью кадрового документооборота. Трудовая книжка – это основной документ, подтверждающий трудовой стаж и квалификацию сотрудника, который требуется вернуть работодателю в случае увольнения, перевода или по другим основаниям. Ниже приведены подробные инструкции, как правильно составить и отправить уведомление, какие требования к его оформлению, а также что делать, если работник не явился.
Кому и зачем направляется уведомление?
Уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой может быть направлено в следующих случаях:
- При увольнении сотрудника – в соответствии с ст. 61 Трудового кодекса РФ.
- При переводе сотрудника в другой отдел/филиал – для корректного переноса данных.
- При необходимости проверки справок и документов, связанных с трудовым стажем.
- При выдаче копии трудовой книжки новому работодателю.
Требования к оформлению уведомления
Уведомление должно быть составлено в письменной форме и содержать следующие элементы:
- Шапка документа – название компании, адрес, контактный телефон.
- Дата и номер уведомления – например, «Уведомление № 12/2026 от ».
- ФИО работника и его должность.
- Причина уведомления (указание статьи Трудового кодекса, если применимо).
- Дата, время и место встречи (например, «30 мая 2026 г., 10:00 ч., офис 12, ул. Ленина, 10»).
- Контактное лицо и телефон для уточнения деталей.
- Письменное подтверждение – просьба подтвердить получение уведомления и согласие на встречу.
- Подпись и печать руководителя или сотрудника отдела кадров.
Шаблон уведомления
Ниже приведён готовый шаблон, который можно адаптировать под конкретные нужды компании:
Уважаемый(ая) [ФИО работника],
В соответствии с ст. 61 Трудового кодекса РФ и внутренними процедурами нашей компании, просим вас явиться за трудовой книжкой в следующий день:
- Время: 10:00 ч.
- Место: офис 12, ул. Ленина, 10, офис 12.
Пожалуйста, подтвердите получение данного уведомления и согласие на указанное время, связавшись с нами по телефону +7 (495) -23‑45‑67 или по электронной почте hr@company.ru.
Если по каким‑то причинам вы не сможете явиться в указанное время, просьба сообщить нам об этом заранее, чтобы мы могли перенести встречу.
С уважением,
Иванов Иван Иванович
HR‑менеджер
ООО «Компания»
Пошаговый процесс отправки уведомления
- Подготовка документа – заполните шаблон, укажите актуальные данные.
- Проверка правописания и фактических данных – убедитесь, что все даты и имена корректны.
- Подпись и печать – оформите документ в соответствии с внутренними правилами.
- Выбор способа доставки – электронная почта, курьер, почта с уведомлением о вручении, личная доставка.
- Отправка уведомления – отправьте документ и сохраните копию.
- Отслеживание подтверждения – ждите ответа от работника и зафиксируйте его в системе.
Сроки и способы доставки
Сроки доставки зависят от выбранного способа:
- Электронная почта – мгновенно, но рекомендуеться отправлять в течение 24 ч. до даты встречи.
- Почта с уведомлением о вручении – 2–3 дня, если работник находится в другом городе.
- Курьер – 1 день, если работник находится в пределах города.
- Личная доставка – при возможности, сразу после подготовки.
Важно, чтобы уведомление было получено не позднее, чем за 5 дней до запланированной встречи, чтобы работник имел достаточно времени для подготовки.
Что делать, если работник не явился?
В случае отсутствия работника на встрече, необходимо:
- Связаться с ним по телефону или электронной почте, уточнить причину отсутствия.
- Перенести встречу – согласовать новое время, записать в календарь.
- Сохранить доказательства – копию уведомления, подтверждение доставки и записи о попытках контакта.
- Если работник не отвечает в течение 3 рабочих дней, можно отправить уведомление повторно с просьбой подтвердить дату.
- В случае повторного отсутствия – записать факт отказа в кадровый файл и, при необходимости, оформить письменное уведомление о невозможности возврата трудовой книжки.
Соблюдение всех требований к оформлению и отправке уведомления о необходимости явиться за трудовой книжкой обеспечивает прозрачность кадрового процесса, защищает интересы как работодателя, так и работника, а также соответствует законодательству РФ. Правильное соблюдение сроков и формата уведомления снижает риск конфликтов и недоразумений, а также упрощает последующую работу с документами.
Обновлено: 21 мая 2026 г., 16:56:55 ()