Трудовая книжка — основной документ, подтверждающий трудовую деятельность сотрудника, его стаж, изменения в трудовом статусе и другие важные сведения. Для делопроизводителя, который отвечает за ведение кадровых записей, правильное заполнение трудовой книжки является ключевой задачей; Ниже приведена подробная инструкция, как правильно оформить и вести трудовую книжку делопроизводителя в 2026 году.
Правовые основы заполнения трудовой книжки
- Приказ Минтруда и соцзащиты РФ от 19 мая 2021 г. № 320н – основной нормативный акт, регулирующий порядок внесения записей.
- Приложение N 1 к приказу № 320н – форма трудовой книжки, которую используют работодатели.
- Постановление Правительства РФ (например, от 16 января 2024 г.) о награждении и выдаче сертификатов, которое также фиксируется в книжке.
- Постановление Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. (приложение 3) – регламентирует сведения о переводах, увольнениях и т.д.
Структура трудовой книжки
Трудовая книжка состоит из двух частей:
- ьный лист – содержит общую информацию о сотруднике (ФИО, дата рождения, место работы, должность, дата начала работы).
- Разделы с записями – каждый раздел посвящён конкретному виду изменения (приём на работу, перевод, увольнение, изменение фамилии и т.д.).
2.1 ьный лист: как заполнить
В ьном листе необходимо указать:
- ФИО сотрудника
- Дата и место рождения
- Профессия и квалификация
- Дата начала работы в организации
- Должность и подразделение
- Номер и серия трудовой книжки (если есть)
- Подписи работодателя и сотрудника
Пример заполнения ьного листа (2026 г.):
| Поле | Содержание |
|---|---|
| ФИО | Иванов Иван Иванович |
| Дата и место рождения | , Москва |
| Профессия | Делопроизводитель |
| Дата начала работы | |
| Должность | Делопроизводитель |
| Подпись работодателя | _____________ |
| Подпись сотрудника | _____________ |
Основные виды записей и их оформление
Ниже приведены типовые записи, которые делопроизводитель должен вносить в трудовую книжку. Для каждой записи указаны обязательные поля, пример заполнения и рекомендации по оформлению.
3.1 Приём на работу
| Поле | Содержание |
|---|---|
| Дата приема | |
| Должность | Делопроизводитель |
| Обязанности | Ведение документооборота, подготовка отчетности |
| Ставка | 30 000 ₽ |
| Подпись работодателя | _____________ |
| Подпись сотрудника | _____________ |
3.2 Перевод в другую организацию (внутренний перевод)
| Поле | Содержание |
|---|---|
| Дата перевода | |
| Новая должность | Старший делопроизводитель |
| Новый отдел | Отдел кадров |
| Ставка | 35 000 ₽ |
| Подпись работодателя | _____________ |
| Подпись сотрудника | _____________ |
3.3 Увольнение
| Поле | Содержание |
|---|---|
| Дата увольнения | |
| Причина увольнения | Собственное решение |
| Срок уведомления | 30 дней |
| Подпись работодателя | _____________ |
| Подпись сотрудника | _____________ |
3.4 Смена фамилии
При смене фамилии в трудовой книжке делопроизводитель должен внести запись с указанием новой фамилии и даты изменения. Важно также добавить отметку «Исправление» в ьный лист;
3.5 Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК)
С 1 сентября 2026 г. работодатели могут вести трудовые книжки в электронном виде. Для перехода необходимо:
- Подать заявление в службу кадрового управления.
- Получить подтверждение о переходе в ЭТК.
- Заполнить запись «Переход на ЭТК» в бумажной книжке с датой перехода.
3.6 Награждение
Если сотрудник получает награду, необходимо внести запись в раздел «Сведения о награждении»:
| Поле | Содержание |
|---|---|
| Дата награждения | |
| Наименование награды | «За выдающиеся результаты работы» |
| Номер документа | № 123/2025 |
| Подпись работодателя | _____________ |
Как исправить ошибку в трудовой книжке
При обнаружении ошибки в записи делопроизводитель должен внести исправление в соответствии с Приказом Минтруда № 320н. В исправлении указывается:
- Дата исправления
- Содержание ошибки и правильная информация
- Подпись работодателя
- Подпись сотрудника (если требуется)
Пример исправления:
| Поле | Содержание |
|---|---|
| Дата исправления | |
| Описание ошибки | Неправильная дата начала работы ( вместо ) |
| Правильная дата | |
| Подпись работодателя | _____________ |
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
С 1 сентября 2026 г. работодатели могут вести трудовые книжки в электронном виде. Для делопроизводителя это означает:
- Регистрация в системе «Электронная трудовая книжка».
- Внесение всех записей в электронный формат;
- Сохранение бумажной копии до перехода на ЭТК.
- Обеспечение доступа к ЭТК для сотрудника и работодателя.
Практические рекомендации для делопроизводителя
- Тщательно проверяйте данные перед тем, как их записать. Ошибки могут привести к юридическим проблемам.
- Соблюдайте сроки внесения записей. Например, запись о приёме на работу должна быть внесена в течение 5 рабочих дней.
- Храните трудовую книжку в безопасном месте (например, в сейфе) и обеспечьте доступ только уполномоченным лицам.
- Обновляйте сведения о сотруднике при каждом изменении (перевод, повышение, смена фамилии).
- Следите за новыми нормативными актами (Приказ Минтруда, постановления правительства) и своевременно вносите изменения в порядок ведения книжки.
- Ведите электронный журнал с копиями всех записей для удобства поиска и аудита.
Шаблоны и ресурсы
- Образец заполнения нового бланка трудовой книжки (2026 г.) – можно скачать в формате Word или PDF.
- Трудовой договор с делопроизводителем – образец, который можно использовать для оформления трудового договора.
- Постановление Правительства РФ о награждении – пример, как фиксировать награды в книжке.
- Инструкция по заполнению трудовой книжки 2026 г. – подробный гайд с примерами.
- Ссылка на электронную трудовую книжку – https://www.etk.gov.ru
Правильное заполнение трудовой книжки делопроизводителя обеспечивает юридическую защиту как сотрудника, так и работодателя. Следуя приведённой инструкции, соблюдая нормативные акты и используя шаблоны, вы сможете вести документацию без ошибок и в срок. Не забывайте обновлять свои знания о новых правилах и переходить на электронный формат, если это предусмотрено законодательством.
Удачной работы!