Благодарственные письма, грамоты и медали – это важные поощрения, которые подтверждают вашу профессиональную репутацию и заслуги перед работодателем. Однако, в отличие от повышения в должности или изменения трудового договора, запись благодарности в трудовую книжку имеет свои особенности. Ниже приведена подробная инструкция, как правильно оформить и внести благодарственную запись в бумажную и электронную трудовую книжку (ЭТК).
Что такое благодарственная запись?
Благодарственная запись – это официальная отметка в трудовой книжке, подтверждающая факт вручения сотруднику благодарности (письма, грамоты, медали) вышестоящим органом или работодателем. Запись оформляется на основании приказа работодателя и должна полностью соответствовать его тексту.
Когда вносить запись?
- В течение пяти рабочих дней с момента издания приказа о награждении.
- Не позднее недельного срока после вручения благодарности, если запись ведётся в бумажной трудовой книжке.
- Если запись в электронной трудовой книжке (ЭТК) невозможна (по законодательству), необходимо подтвердить факт вручения другими документами: копией письма, грамоты, приказа о награждении.
Законодательные основы
Основные нормативные акты, регулирующие внесение благодарственных записей:
- Трудовой кодекс РФ – ст. 66, ч. 4 (сведения о награждении в трудовой книжке).
- Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 255 (установление порядка оформления записей о награждении).
- Правила ведения трудовой книжки (п. 10).
- Внутренние локальные акты организации (приказы, коллективный договор, правила внутреннего трудового распорядка).
Что нужно для внесения записи?
- Приказ работодателя – это основной документ, на основании которого вносится запись. Приказ должен содержать:
- Наименование и дату вручения благодарности.
- ФИО сотрудника.
- Точный текст благодарности.
- Подпись руководителя.
- Копия благодарственного письма, грамоты или медали (если она есть).
- Бумажная трудовая книжка (если она сохранена) или копия приказа о награждении, если книжка отсутствует.
- Для ЭТК – подтверждающие документы (копия письма, грамоты, приказа), так как запись в ЭТК напрямую не вносится.
Как оформить запись в бумажной трудовой книжке
Запись в трудовой книжке оформляется в соответствии с формой T‑2 (форма для записи о награждении). В третьей графе указывается наименование работодателя (полное и сокращённое, если есть). В первой графе проставляется номер записи, а в третьей – дата и текст благодарности.
Пример записи:
№ 1 Наименование работодателя: ООО "РосТех" Текст благодарности: "Вас награждают за выдающиеся результаты в проекте «Новая генерация» за период с по . Выражаем признательность за профессионализм и преданность делу."
Как оформить запись в электронной трудовой книжке (ЭТК)
В ЭТК запись о благодарности напрямую вносить нельзя. Поэтому:
- Подготовьте копию приказа о награждении и/или копию благодарственного письма.
- Отправьте эти документы в отдел кадров с просьбой подтвердить факт вручения.
- Кадровый отдел может добавить в личный файл сотрудника отметку «Награждён благодарственным письмом» в качестве подтверждения.
- Если в ЭТК предусмотрено поле «Сведения о награждении», заполните его, указав дату и название награды.
Когда запись не требуется?
Если благодарность вручена, например, Главой города, а работодатель не обязан фиксировать её в трудовой книжке, то запись не требуется. Однако, если вы хотите сохранить документ в личном деле, можно оформить копию письма и хранить её в личном файле.
Как проверить правильность записи?
- Сравните текст записи с текстом приказа – они должны совпадать.
- Убедитесь, что дата и номер записи корректны.
- Проверьте, что в трудовой книжке нет дублирующих записей.
Что делать, если трудовая книжка потеряна?
Если бумажная трудовая книжка отсутствует, но есть приказ о награждении, вы можете запросить у работодателя копию приказа. В случае отсутствия приказа, попросите работодателя выдать новый приказ с датой вручения благодарности.
- Благодарственная запись оформляется на основании приказа работодателя.
- Внесение в бумажную трудовую книжку – в течение 5 рабочих дней с момента издания приказа.
- В ЭТК запись напрямую не вносится; необходимо предоставить подтверждающие документы.
- Соблюдайте официальную форму и точность текста приказа.
- Если запись не требуется по внутренним актам, её можно не вносить, но хранить копию письма в личном деле.
Следуя этим рекомендациям, вы сможете корректно оформить благодарственную запись в трудовой книжке и избежать ошибок, которые могут повлиять на ваше трудовое право и карьеру.