В 2021 году Министерством труда России был утвержден Приказ № 320н, который ввёл новую форму трудовых книжек и вкладышей к ним. С 01 января 2023 г. используется только новый образец вкладыша, однако прежние варианты сохраняют действительность до их полной замены. В статье подробно рассматриваем, как правильно оформить, вшить и проставить штамп вкладыша в соответствии с требованиями Приказа 320н.
Что такое вкладыш в трудовую книжку?
Вкладыш – это отдельный документ, который добавляется к основной трудовой книжке, когда в ней не хватает места для новых записей (продолжения трудовой деятельности, переводов, увольнения и т.п.).
- Содержит те же реквизиты, что и обычная страница трудовой книжки.
- Заполняется работодателем и вшивается в книжку после выдачи.
- Срок действия вкладыша – до 1 сентября 2027 г.
Ключевые нормативные ссылки
- Приказ Минтруда России от № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек».
- Пункт 33 Порядка ведения трудовых книжек (приложение к Приказу 320н).
- Пункт 32 Порядка – требования к действительности вкладыша.
Как правильно оформить вкладыш в трудовую книжку
Шапка ьного листа
На ьном листе (стр. 1) трудовой книжки ставят штамп «Выдан вкладыш» с указанием серии и номера вкладыша. Если места нет, штамп размещают на ьном листе первого вкладыша (п. 33 Порядка).
Заполнение данных
Вкладыш заполняется в том же порядке, что и обычные записи в книжке:
- ФИО работника.
- Дата и номер записи (последовательность).
- Сведения о приёме, переводе, увольнении.
- Подпись и печать руководителя.
Пример записи (формат может отличаться в зависимости от шаблона, но структура одинаковая):
Запись № 15 – Приём на работу в отдел продаж Должность: Специалист по продажам Подпись: ______________________
Штамп «Выдан вкладыш»
После того как вкладыш полностью заполнен, его вшивают в книгу (обычно в середину или в конец, в зависимости от наличия свободного места). Затем на первой странице (или на первой странице вкладыша) проставляют штамп:
- «Выдан вкладыш»
- Серия — __
- Номер — ____
Если на ьном листе уже есть запись о выдаче, штамп размещают на первой странице первого вкладыша (п. 33).
Пошаговый алгоритм выдачи и вшивания
- Подготовка документа. Работодатель формирует вкладыш по утвержденной форме (пример – nalog-nalog.ru).
- Заполнение данных; Вносятся сведения о трудовой деятельности, переводе, увольнении и т.д.
- Печать штампа. На ьном листе (или на первой странице первого вкладыша) ставится штамп «Выдан вкладыш» с указанием серии и номера.
- Вшивание в книжку; Вкладыш аккуратно вшивается в середину или в конец трудовой книжки, чтобы не нарушать целостность страниц.
- Фиксация в журнале учёта. В журнале «Учёт трудовых книжек» фиксируется номер вкладыша, дата выдачи и ответственное лицо.
- Хранение. Вкладыш хранится в архиве организации до окончания срока действия (до г.).
Частые вопросы и ответы
- Можно ли использовать старый образец вкладыша? Да, до полной замены на новый образец (с г.) действуют оба варианта.
- Сколько штампов требуется? минимум один – «Выдан вкладыш» на ьном листе; при выдаче второго и последующих вкладышей – дополнительные штампы с указанием их серии и номера.
- Можно ли хранить вкладыш отдельно от книжки? Нет. Вкладыш без привязки к конкретной книжке считается недействительным (п. 32 Порядка).
- Кто отвечает за правильность заполнения? Ответственный за ведение трудовых книжек (обычно главный бухгалтер или специалист отдела кадров).
Пример оформления вкладыша (образец)
Ниже – типовой шаблон вкладыша, который можно использовать в 2026 году.
------------------------------------------------- ВКЛАДЫШ В ТРУДОВУЮ КНИЖКУ Серия: __ Номер: _____ ------------------------------------------------- ФИО работника: _______________________________ Дата приёма: __.__.____ Договор № ______ Должность: ___________________________________ Сведения о переводе: ― Дата: __.__.____ ౼ Новое подразделение: ______________________ ౼ Приказ № _____ от __.__.____ Сведения об увольнении (если применимо): ― Дата увольнения: __.__.____ ― Причина: ___________________________________ ― Приказ № _____ от __.__.____ Подпись руководителя: _______________________ Печать: _________________________________
В этом примере все необходимые реквизиты указаны в строгом порядке, а в конце проставлена подпись и печать руководителя.
Оформление вкладыша в трудовую книжку по Приказу 320н – это строго регламентированный процесс, требующий внимания к деталям: правильный штамп, последовательное заполнение полей, своевременное вшивание в книгу и корректное ведение журнала учёта. Соблюдая перечисленные шаги, работодатель обеспечивает юридическую корректность трудовой документации и избегает рисков, связанных с недействительностью вкладыша.
Для более удобного контроля рекомендуется пользоваться готовыми шаблонами, которые можно скачать с официальных ресурсов (например, nalog-nalog.ru, КонсультантПлюс) и регулярно обновлять их в соответствии с изменениями в законодательстве.
Автор статьи: кадровый консультант, 22 мая 2026 г.