В современных реалиях, когда бумажные документы постепенно уступают место электронным базам данных, вопрос о том, как правильно оформить и выдать выписку из трудовой книжки, становится особенно актуальным для кадровиков и руководителей; Процесс имеет свои нюансы, зависящие от формата ведения трудовой книжки (бумажный или электронный), а также от жестких требований трудового законодательства․ В этой статье мы подробно разберем весь алгоритм действий․
Что такое выписка из трудовой книжки и чем она отличается от копии
Прежде всего, важно понимать разницу между документами:
- Копия трудовой книжки — это точное воспроизведение всех страниц трудовой книжки работника (включая пустые)․
- Выписка из трудовой книжки, это документ, содержащий только часть сведений, которые необходимы сотруднику․ Например, это может быть информация о работе только у конкретных работодателей или за определенный период․
Правовая база и сроки предоставления
Требование о выдаче выписки или справки четко регламентировано Трудовым кодексом РФ․ Согласно статье 62 ТК РФ, работодатель обязан выдать работнику по его письменному заявлению копии документов, связанных с работой, в т․ч․ выписки из трудовой книжки․
Сроки выдачи
По закону на предоставление документа у работодателя есть 3 рабочих дня с момента подачи заявления сотрудником․ Нарушать этот срок нельзя, так как это может повлечь за собой административную ответственность․
Однако есть исключения, касающиеся увольнения:
- Если заявление было подано менее чем за три рабочих дня до увольнения, трудовую книжку (или сведения о трудовой деятельности) нужно выдать не позднее дня увольнения (п․ 35 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утв․ приказом Минтруда России от № 320н)․
- В день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку или предоставить сведения о трудовой деятельности у данного работодателя (ст․ 66․1 ТК РФ) и произвести расчет (ст․ 140 ТК РФ)․
Особенности выписки из бумажной трудовой книжки
Для изготовления выписки из бумажной трудовой книжки унифицированной формы не существует․ Работодатель руководствуется общими требованиями к оформлению кадровых документов․ Выписка должна содержать:
- ьный лист с данными работника (ФИО, дата рождения, образование, профессия)․
- Записи, которые были запрошены сотрудником․
- Заверительную надпись, подпись уполномоченного лица и печать организации (при наличии)․
Электронная трудовая книжка (ЭТК) и форма СТД-Р
С 2021 года наряду с бумажными введены электронные трудовые книжки․ Если трудовая книжка ведется в электронном формате, работодатель предоставляет сведения о трудовой деятельности по специальной форме — СТД-Р․
Важные нюансы формы СТД-Р:
- Форма СТД-Р выполняет роль выписки из ЭТК․
- Критически важно: работодатель может внести в форму СТД-Р сведения только в отношении трудовой деятельности, осуществляемой между ним и работником․ Он не отвечает и не вносит данные о предыдущих местах работы сотрудника;
Как сотрудник может получить выписку из ЭТК самостоятельно?
Порядок получения выписки из электронного трудового листа состоит из нескольких обязательных этапов:
- Регистрация в личном кабинете на портале Госуслуги․ Процедура занимает до 10 минут; требуется СНИЛС и подтверждение личности через SMS-код․
- Привязка электронной трудовой книжки к личному кабинету․
Формат выписки, выдаваемой через портал Госуслуг, представляет собой готовый к печати документ в формате PDF․ Файл содержит все обязательные реквизиты, требуемые законодательством, и оформлен в едином визуальном стиле, совместимом с электронными подписями․
Альтернативные способы получения выписки для работников
Бывает, что сотруднику нужна выписка, но он временно не трудоустроен или имеет сложности с обращением к бывшему работодателю․ В этом случае на помощь приходят:
- Многофункциональные центры предоставления государственных и муниципальных услуг (МФЦ) — стали доступной альтернативой для получения выписки из трудовой книжки․
- Портал Госуслуг — позволяет сформировать выписку из ЭТК в электронном виде (PDF)․
Чтобы выписать необходимые сведения, необходимо обратиться с запросом туда, где на тот момент находится трудовая книжка․ Обычно это нынешнее рабочее место, отдел кадров организации․
Внутренний регламент организации
То, как получить выписку из электронной трудовой книжки сотруднику (процедура запроса), работодатель может установить своим внутренним регламентом, например, Инструкцией по делопроизводству․ Кадровику рекомендуется закрепить порядок подачи заявлений и выдачи формы СТД-Р в локальных нормативных актах предприятия․
Можно ли отказать в выдаче выписки?
Нет, отказ незаконен․ Каждый сотрудник имеет право обращаться к работодателю за выписками из трудовой книжки и других документов, связанных с работой․ Если в отдел кадров поступило такое заявление, вы обязаны выдать по всем правилам оформленную и заверенную выписку в трехдневный срок, чтобы не нарушить статью 62 ТК РФ․
Получение выписки из трудовой книжки — это законное право работника, которое работодатель обязан обеспечить в строгом соответствии с ТК РФ․ Главное для работодателя, различать форматы (бумажный или ЭТК), правильно оформлять форму СТД-Р (внося данные только за период работы у себя) и строго соблюдать трехдневный срок выдачи документа․ Грамотное ведение электронных трудовых книжек и своевременное реагирование на запросы сотрудников позволят избежать штрафов и трудовых споров․