Вопрос о том, как правильно оформить изменение фамилии в трудовой книжке и её вкладыше, возникает каждый год у множества работников – после брака, развода, усыновления, изменения имени в документе о гражданстве и т.п. Ниже подробно рассмотрены нормативные основания, пошаговый алгоритм действий, образцы необходимых документов и ответы на часто задаваемые вопросы.

Нормативно‑правовая база

• Постановление Минтруда России от № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек». Пункт 2.3 гласит, что изменение ФИО, даты рождения и других персональных данных осуществляется на основании паспорта, свидетельства о браке/разводе и т.п.
• Приказ Минтруда России от № 3н «Об утверждении Порядка ведения трудовых книжек». Пункт 32 указывает, что исправления в трудовой книжке (в т.ч. во вкладыше) вносятся одновременно в обложку книги и в обложку вкладыша.
• Трудовой кодекс РФ (ст. 66) – обязательность ведения трудовой книжки и её актуализации.
• Федеральный закон «Об образцах документов» (№ 115‑ФЗ) – регламентирует форму заявления сотрудника.

Кому и когда необходимо вносить запись

Запись о смене фамилии делается в двух местах:

1. На ьном листе (обложке) самой трудовой книжки.
2. На ьном листе (обложке) вкладыша, если он уже оформлен.

Если вкладыша ещё нет, запись вносится только в обложку книги, а при последующем открытии вкладыша фамилия указывается сразу правильно.

Необходимые документы

3.1 Образец заявления сотрудника

Заявление
о внесении изменений в трудовую книжку и другие учетные документы

Я, Иванов Иван Иванович, паспорт: 45 01 123456, выдан  г. Управлением МВД России по г. Москве,
прошу внести изменения в трудовую книжку и в её вкладыш в связи со сменой фамилии.

Основание: свидетельство о браке № 1234 от г.

Приложения:
Копия свидетельства о браке.
Копия паспорта (страница с ФИО).

3.2 Образец приказа работодателя

Приказ № ___
от  г.
О внесении изменений в трудовую книжку и другие учетные документы

В соответствии с пунктом 2.3 Постановления Минтруда РФ от № 69
приказываю:
Внести в трудовую книжку и во вкладыш сотрудника Иванова И. И.
 запись об изменении фамилии:
 Иванов И. И. → Иванова И. И. (зачеркнуть старую фамилию, вписать новую,
 подпись – Иванов И. И., печать организации).

Обновить сведения в личном деле, в базе данных кадрового учета.

Контроль исполнения: ФИО руководителя отдела кадров.

Подпись руководителя: _______________________/ФИО/

Пошаговый алгоритм внесения изменения

1. Сбор документов. Сотрудник предоставляет заявление, копию свидетельства о браке (или другого документа, подтверждающего смену фамилии) и копию паспорта.
2. Подготовка приказа. Кадровый специалист оформляет приказ в соответствии с образцом (см. 3.2).
3. Запись в трудовую книжку.
   • На ьном листе книги делается черта через старую фамилию и вписывается новая фамилия.
   • Под запись ставится подпись сотрудника и печать организации.
4. Запись во вкладыш. Тот же порядок, что и в книге: черта, новая фамилия, подпись, печать.
5. Обновление электронных кадровых систем. Внести новые ФИО в базу данных, в личное дело, в табель учета рабочего времени;
6. Возврат документов сотруднику. Сотруднику выдаются оригиналы трудовой книжки и вкладыша с внесёнными изменениями.

Как оформить запись – детали

• Старую фамилию зачёркивают одной линией (не двойной, без стирания).
• Новая фамилия пишется чёрными чернильными буквами, разборчиво, без сокращений.
• Под запись ставится подпись сотрудника (в том виде, в котором теперь пишется фамилия) и печать организации.
• Если в книге уже есть запись о предыдущем изменении (например, после развода), её тоже оставляют, но новая запись делается ниже, с указанием даты внесения.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

6.1 Нужно ли менять всю трудовую книжку?

Нет. Трудовую книжку заменяют только в случае её утраты, порчи или если в ней более 5 записей и требуется её полное переоформление. При смене фамилии достаточно внести исправления в обложку книги и во вкладыш.

6.2 Можно ли внести изменения только в книгу, а во вкладыш оставить старую фамилию?

Нет. Согласно пункту 32 Порядка ведения трудовых книжек, исправления вносятся одновременно в обложку книги и в обложку вкладыша. Иначе запись считается неполной и может вызвать вопросы при проверках.

6.3 Что делать, если вкладыш ещё не открыт?

Если место для записей в основной части книги закончилось, но вкладыш ещё не открыт, запись вносят только в обложку книги. При открытии вкладыша новую фамилию указывают сразу в его обложке.

6.4 Как оформить запись, если фамилия меняется несколько раз?

Каждое изменение фиксируется отдельной записью с указанием даты и основания (брака, развода, усыновления). Старые фамилии остаются зачёркнутыми, новые – вписанными.

6.5 Нужно ли получать согласие профсоюза?

Согласие профсоюза не требуется, так как изменение ФИО – это корректировка персональных данных, а не изменение условий труда.

Типичные ошибки и как их избежать

• Отсутствие подписи сотрудника. Запись считается недействительной без подписи.
• Неправильный документ‑основание. Нужно приложить именно тот документ, который подтверждает смену фамилии (свидетельство о браке, разводе, решение суда и т.д.).
• Запись только в книгу, но не во вкладыш. Приводит к несоответствию при проверках.
• Использование карандаша или стирания. Запись должна быть выполнена чернилами, без стирания.
• Отсутствие печати организации. При отсутствии печати запись может быть оспорена.

Смена фамилии во вкладыше трудовой книжки – процесс, регулируемый четкими нормативными актами. Главное правило: внести исправление одновременно в обложку книги и в обложку вкладыша, используя официальные документы‑основания, подписи и печати. При соблюдении описанного алгоритма и внимании к деталям запись будет признана корректной как в бумажных, так и в электронных кадровых системах.

Дата актуализации статьи: