Цифровизация коснулась многих сфер человеческой жизни, и трудовые отношения не стали исключением. С 1 января 2020 года вступил в силу Федеральный закон, предусматривающий введение электронных трудовых книжек (ЭТК). С этого момента все основные сведения о работнике, его трудовой деятельности и стаже формируются работодателем в электронном виде и передаются для хранения в Социальный фонд России (СФР).
Термин «камин записи электронной трудовой книжки» — это профессиональный сленг, пришедший из популярной бухгалтерской программы «Камин». В кадровом деле такая «каминная запись» означает ту самую финальную, «утепляющую» и закрывающую бумажный этап отметку, которая ставится в бумажную трудовую книжку при переходе сотрудника на электронный формат. Как правильно разжечь этот «камин» и оформить все без ошибок, читайте в нашей подробной инструкции.
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это цифровая информация о трудовом стаже человека: где и в каком году он работал, какую должность занимал, когда и по какой причине уволился. Важно помнить, что сотрудники с бумажными трудовыми книжками вправе перейти на электронные у любого работодателя в любое время согласно п. 5 ст. 2 Федерального закона.
Алгоритм перехода на ЭТК: как оформить «каминную» запись
Если работник решил отказаться от бумажной трудовой в пользу электронной, работодатель обязан пройти определенную процедуру. Ошибка на любом из этапов может привести к проблемам со стажем и штрафам от СФР.
Шаг 1: Получение заявления от работника
Первым этапом перехода является подача заявления сотрудником о переводе на электронную трудовую книжку. Это можно сделать через работодателя или в МФЦ (при себе нужно иметь паспорт и СНИЛС).
Шаг 2: Внесение записи в бумажную трудовую книжку
После получения заявления работодатель должен сделать закрывающую запись в бумажном документе. Именно эту отметку часто называют «каминной записью», так как она завершает историю бумажной книжки и «растапливает» новый электронный формат.
Как правильно оформить эту запись:
- Графа 2: Здесь пропишите дату, когда выдали сотруднику бумажную книжку: число, месяц, год.
- Графа 3: Внесите запись о переходе на электронную трудовую книжку. Формулировка должна четко указывать, что сотрудник подал заявление об отказе от ведения бумажной трудовой книжки.
После внесения записи сотрудник и руководитель расписываются в бумажной ТК.
Шаг 3: Выдача бумажной книжки на руки
Сделав запись о переходе на ЭТК, работодатель обязан выдать бумажный экземпляр сотруднику на руки. Выдача происходит под роспись в книге учета движения трудовых книжек. С этого момента все новые записи будут вестись только в электронном виде, а ответственность за хранение бумажного документа переходит к самому работнику.
Шаг 4: Уведомление Социального фонда России (СФР)
Это критически важный этап! Оперативно (не позднее следующего рабочего дня) сообщите в СФР о том, что вы приняли на работу нового сотрудника и что он отказался от ведения бумажной трудовой книжки. В отчете обязательно укажите дату подачи заявления об отказе.
Особенности работы с ЭТК в программе «Камин» и других системах
С появлением электронных трудовых книжек действует новый порядок записей, который несколько облегчает работу кадровиков. Однако ошибок не избежать, если не знать нюансов программного учета.
При работе в учетных системах (например, «Каминсофт») стоит учитывать следующие правила:
- Если работник передумал и отменил свое заявление о переходе на электронную книжку, а затем снова подал его, у вас в заявлении должно быть две записи: одна с отменой и следующая с его выбором.
- При приеме на работу нового сотрудника обязательно проверьте его бумажную трудовую: если он ранее подавал предыдущему работодателю заявление об отказе от бумажной книжки в пользу ЭТК, ищите закрывающую запись о переходе. При ее наличии формируйте электронные сведения о трудовой деятельности сотрудника.
Специфические записи: работа по совместительству
Многие кадровики задаются вопросом, как отразить совместительство. По новым правилам, если работодатель принимает совместителя, работа по совместительству в электронной трудовой книжке отражается по специальному коду «А». Этот код вносится в соответствующую графу электронных сведений, что позволяет четко идентифицировать характер работы.
Где посмотреть и как проверить электронную трудовую книжку?
С помощью электронной цифровой книжки россияне всегда могут проверить, передает ли работодатель сведения в Социальный фонд России и какая информация о стаже зафиксирована. Посмотреть свои данные и оформить выписку можно следующими способами:
- На портале Госуслуг (gosuslugi.ru) — при наличии подтвержденной учетной записи ЕСИА.
- В личном кабинете на сайте Социального фонда России — система перенаправит вас на страницу для граждан, где самая первая закладка так и называется «Электронная трудовая книжка».
Переход на электронные трудовые книжки — это не просто дань моде, а реальный шаг к удобству и безопасности. Для работодателя главное — корректно внести ту самую «каминную» запись в бумажный документ при переходе, не забыть отдать книжку работнику и вовремя передать данные в СФР. Использование современных учетных программ, таких как «Камин», помогает автоматизировать этот процесс, однако человеческий контроль и внимательность к деталям (таким как код «А» для совместителей или отмена предыдущих заявлений) остаются ключевыми факторами успешного кадрового учета в 2026 году.