Запрос о выдаче заверенной копии трудовой книжки встречается у многих сотрудников․ Эта процедура требует соблюдения определённых правил, иначе документ может быть отклонён в банке, консульстве или суде․ В статье подробно разберём, как правильно снять копию, как её заверить и какие образцы использовать․
Зачем нужна заверенная копия трудовой книжки?
- Для подачи в банки, паспортно‑визовые центры, суды и другие органы, требующие подтверждения трудового стажа․
- Для оформления пенсионных и социальных выплат․
- В случае потери оригинала документа․
Срок действия копии
Согласно действующему законодательству, заверенная копия имеет ту же юридическую силу, что и оригинал, но её срок действия обычно ограничивается 5 годами с даты выдачи, если иное не предусмотрено договором․
Как правильно снять копию трудовой книжки?
Процедура снятия копии может быть выполнена двумя способами:
- Постранично – копируется каждая страница отдельно․
- Комплектом – копируется весь документ целиком (все страницы одновременно)․
При снятии копии следует учитывать:
- Копии делаются на чистой, не помятой бумаге․
- Если копия будет прошита, на обороте в месте прошивания указывается запись «Копия верна», указывается количество листов и дата заверения․
- После копирования документ передаётся в отдел кадров (или руководителю, если кадровика нет) для дальнейшего оформления․
Как заверить копию трудовой книжки?
Заверение копии – это официальное подтверждение её подлинности․ Ниже приведены обязательные элементы заверения:
- Текст надписи «Копия верна»․
- Указание количества листов в копии․
- Указание даты заверения․
- Подпись руководителя организации (или уполномоченного лица)․
- Штамп организации (при наличии)․
Образец заверения (2026 год)
Копия верна․
Кол-во листов: 12․
Дата заверения: ․
Подпись: ___________________
(Ф․И․О․ руководителя)
Штамп организации
Такой шаблон полностью соответствует требованиям ГОСТ Р 7․0․97-2016 и может быть использован в 2026 году․
Пошаговая инструкция по оформлению копии
- Подача заявления от сотрудника о предоставлении заверенной копии․
- Размещение копий всех страниц трудовой книжки в копир․
- Снятие копий и проверка их соответствия оригиналу․
- Оформление заверения согласно образцу (см․ пункт 3․1)․
- Передача готовой копии сотруднику․
Что требуется от работодателя?
- Образец заявления работника о предоставлении копии (пример ниже)․
- Наличие штампа и подписи у ответственного лица․
- Соблюдение сроков выдачи – не более 5 рабочих дней с момента подачи заявления․
Пример заявления
Заявление работника о предоставлении заверенной копии трудовой книжки
- Ф․И․О․ сотрудника: ___________________
- Должность: ___________________
- Отдел/служба: ___________________
- Требуется: копия трудовой книжки, заверенная подписью руководителя․
Электронная трудовая книжка через Госуслуги
С 2023 года в России действует возможность получения электронной версии трудовой книжки через портал Госуслуги․ Эта электронная копия также может быть заверена:
- В личном кабинете выбираете «Трудовая книжка» → «Получить электронную копию»․
- После подтверждения identity запрос передаётся в отдел кадров․
- Для заверения используется электронная подпись руководителя․
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли заверить копию, которую уже выдавали ранее? – Да, если оригинальная копия всё ещё действительна и её срок действия не истек․
- Нужен ли штамп организации? – Штамп не обязателен, но значительно повышает уровень доверия к документу․
- Какие документы могут потребовать заверенную копию? – Банковские заявки, визовые центры, судебные разбирательства, оформление кредитов․
- Сколько стоит заверение? – Обычно процедура входит в обязанности кадрового отдела, дополнительной платы не требуется․
Снять и заверить копию трудовой книжки – несложная, но требующая ответственного подхода процедура․ Соблюдая правила оформления, используя правильный образец заверения и следуя пошаговой инструкции, вы сможете быстро получить документ, который будет принят любым официальным органом․
Помните, что правильное заверение – это гарантия того, что ваши трудовые права и стаж будут подтверждены без лишних проблем․