В современной практике кадрового делопроизводства одним из наиболее частых запросов со стороны работников является получение заверенной копии трудовой книжки. Такой документ требуется для оформления кредитов, виз, социальных выплат, при устройстве на новую работу или в суде. Однако многие сотрудники и даже кадровики допускают ошибки при оформлении копии, особенно при внесении последней записи — «Работает по настоящее время». В этой статье мы подробно разберём, как правильно оформить эту запись, какие нормы регулируют её внесение, и какие типичные ошибки следует избегать.
Почему запись «Работает по настоящее время» обязательна?
Согласно статье 62 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан предоставить работнику по его письменному заявлению копии документов, связанных с трудовой деятельностью, включая трудовую книжку. При этом копия должна быть достоверной, полной и заверенной в установленном порядке.
Запись «Работает по настоящее время» — это не просто формальность. Она является юридически значимым подтверждением, что работник продолжает трудиться в организации на момент выдачи копии. Без этой записи копия трудовой книжки может быть признана неполной или недостоверной, что приведёт к отказу в приёме документа (например, банком, миграционной службой или органами соцзащиты).
Когда и где вносить запись «Работает по настоящее время»?
Запись вносится только на последней странице копии трудовой книжки, сразу после последней записи о трудовой деятельности. Ниже приведены точные правила её оформления:
- После последней записи о назначении, переводе или увольнении (если увольнения нет) — ставится пустая строка.
- На следующей строке пишется фраза: «Работает по настоящее время».
- Ниже — указывается дата выдачи копии (в формате ДД.ММ.ГГГГ).
- Справа, ставится печать организации (если она есть) и подпись ответственного лица (кадровика или руководителя) с расшифровкой ФИО.
Пример правильного оформления:
... — назначена на должность менеджера по продажам. Работает по настоящее время _________________ /И.И. Иванов/ (подпись) (печать организации)
Важные нюансы и правовые основания
Запись вносится только в копию, а не в оригинал
Оригинал трудовой книжки остаётся у работодателя (если работник продолжает трудится). В него новые записи вносятся в соответствии с Правилами ведения трудовых книжек (утв. Постановлением Правительства РФ от № 225). В копию же вносятся все актуальные сведения, включая текущий статус работы.
Формулировка записи — строго регламентирована
Допускаются следующие варианты формулировок (все они равнозначны по юридической силе):
- «Работает по настоящее время»
- «Продолжает работать в настоящее время»
- «Продолжает работать в той же должности»
Но нельзя использовать формулировки вроде: «не уволен», «работает до сих пор», «на работе» — они не соответствуют установленной практике и могут быть отклонены.
Дата выдачи копии — обязательна
Дата указывается та, когда копия была подготовлена и выдана, а не текущая дата. Это важно для подтверждения актуальности информации. Например, если копия выдана 22 мая 2026 года — именно эта дата и указывается, даже если сегодня 23 мая.
Заверение копии
Копия трудовой книжки обязательно заверяется следующими реквизитами:
- Надпись «Верно» (если копия сделана на отдельном листе)
- Подпись ответственного лица (кадровика или руководителя)
- Расшифровка подписи (ФИО)
- Печать организации (если есть)
- Дата выдачи
- Запись «Работает по настоящее время»
Если организация не имеет печати — подпись и расшифровка остаются обязательными.
Частые ошибки при оформлении копии
- Не вносят запись «Работает по настоящее время» — копия считается неполной.
- Вносят запись в оригинал — это нарушение. Оригинал должен содержать только записи, сделанные в процессе трудовой деятельности.
- Указывают неверную дату — например, дату последней записи, а не дату выдачи копии.
- Используют нестандартные формулировки, «работает до сих пор», «не уволен» — такие формулировки не имеют юридической силы.
- Не заверяют подпись и печать, копия не принимается в государственных учреждениях.
- Копируют только страницы с записями, не включая ьный лист — это недопустимо. Копия должна включать все страницы: ьный лист, разделы о работе, раздел о наградах (если есть) и последнюю страницу с записью о текущем статусе.
Как получить копию трудовой книжки?
Согласно статье 62 ТК РФ, работник имеет право на получение копии трудовой книжки по письменному заявлению. Заявление можно подать в произвольной форме, но желательно указать:
- ФИО работника
- Должность
- Номер трудовой книжки (если известен)
- Цель получения копии (например, для банка, визы, соцзащиты)
- Дата подачи заявления
Работодатель обязан выдать копию не позднее трёх рабочих дней с момента подачи заявления.
Образец заявления:
Заявление Прошу выдать мне копию трудовой книжки в соответствии со статьей 62 Трудового кодекса РФ для предоставления в банк (указать цель). ФИО: Иванов Иван Иванович Должность: менеджер по продажам Трудовая книжка № 123456 Дата подачи заявления: Подпись: _________________ /И.И. Иванов/
Особенности для цифровых трудовых книжек
С 2020 года в России активно внедряется электронная трудовая книжка (ЭТК). Если работник оформил ЭТК, то:
- Копия бумажной трудовой книжки не требуется — достаточно выписки из ЭТК.
- Выписку можно получить через личный кабинет на сайте Пенсионного фонда РФ или через портал Госуслуг.
- Выписка из ЭТК заверяется электронной цифровой подписью (ЭЦП) ПФР и имеет такую же юридическую силу, как бумажная копия.
Однако если работник имеет и бумажную, и электронную трудовую книжку (переходный период), то при запросе копии работодатель обязан предоставить копию бумажной книжки с записью «Работает по настоящее время», так как ЭТК не заменяет бумажную до полного перехода.
Запись «Работает по настоящее время» в копии трудовой книжки, это не просто формальность, а обязательный элемент юридически значимого документа. Её правильное оформление гарантирует, что копия будет принята в любых инстанциях — от банка до консульства. Главное — не забывать:
- Вносить запись только в копию, а не в оригинал
- Использовать точную формулировку — «Работает по настоящее время»
- Обязательно указывать дату выдачи
- Заверять копию подписью, печатью и надписью «Верно»
Соблюдение этих правил поможет избежать отказов, задержек и дополнительных хлопот как для работника, так и для работодателя. Помните: точность и законность в кадровых документах — залог доверия и правовой защищённости.
Дата публикации статьи: 22 мая 2026 года