В 2026 году, несмотря на повсеместный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), вопросы правильного оформления записей о награждениях остаются критически важными. Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовой стаж и профессиональные достижения работника. Ошибки в ней могут привести к проблемам при расчете пенсии или подтверждении квалификации.

В данной статье мы подробно разберем, какие поощрения вносятся в трудовую книжку, каковы сроки внесения записей и как правильно оформить раздел «Сведения о награждении» согласно актуальным нормам трудового законодательства РФ.

Какие поощрения вносятся в трудовую книжку?

Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ и Правилам ведения и хранения трудовых книжек (утв. постановлением Правительства РФ от № 225), в раздел о награждения вносятся сведения не обо всех видах стимуляции.

В трудовую книжку вносятся записи о:

• Награждении государственными наградами РФ.
• Награждении почетными грамотами, присвоении почетных званий.
• Награждении нагрудными знаками, дипломами, производимом работодателями.
• Других видах поощрения, предусмотренных законодательством, коллективным договором или правилами внутреннего трудового распорядка (ПВТР).

Важно знать: Обычные ежемесячные или квартальные премии, носящие регулярный характер и являющиеся частью системы оплаты труда, в раздел о награждения не вносятся. Однако, если премия является разовой, не предусмотрена системой оплаты труда, связана с конкретными трудовыми заслугами работника и выплачивается на основании индивидуального приказа руководителя, она может быть внесена в раздел о награждениях как вид поощрения.

Основания и сроки внесения записи

Запись о поощрении вносится в трудовую книжку (бумажную или электронную) только при наличии соответствующего документального основания.

Основание: Приказ (распоряжение) работодателя о поощрении работника. В самом приказе должна быть ссылка на то, за какие именно заслуги сотрудник награждается.
Сроки:

• Согласно общим правилам, запись вносится в срок не позднее одной недели со дня издания приказа о поощрении.
• В некоторых разъяснениях и локальных актах может фигурировать срок 5 рабочих дней, поэтому кадровым службам рекомендуется придерживаться наиболее строгого срока (5 рабочих дней), чтобы избежать рисков нарушения трудового законодательства.

Пошаговая инструкция: как заполнить раздел «Сведения о награждении»

Оформление записи требует внимательности. Рассмотрим алгоритм действий для работодателя, ведущего бумажные трудовые книжки (для ЭТК данные передаются в СФР в аналогичном формате).

Шаг 1. Заголовок (Графа 3)

Изначально в графе 3 соответствующего раздела («Сведения о награждении») необходимо указать в виде заголовка полное наименование организации-работодателя.

• Пример: Общество с ограниченной ответственностью «Вектор».
• Эта запись делается один раз при первом внесении сведений о награждении от имени данной организации.

Шаг 2. Нумерация и дата (Графы 1 и 2)

• Графа 1: Проставляется порядковый номер записи (сквозная нумерация в разделе о награждениях).
• Графа 2: Указывается дата издания приказа о поощрении (не дата внесения записи в книжку, а именно дата документа-основания).

Шаг 3. Текст записи (Графа 3)

В этой графе указывается вид поощрения и причина его получения. Формулировка должна точно соответствовать тексту приказа.

• Пример: «Награжден почетной грамотой ООО «Вектор» за высокие показатели в работе и перевыполнение плана продаж в 2026 году».
• Если поощрение денежное (разовая премия), формулировка может быть такой: «Объявлена благодарность и выплачена единовременная премия за успешное завершение проекта «Старт»».

Шаг 4. Основание (Графа 4)

В последней графе указывается документ, на основании которого внесена запись: вид документа, его номер и дата.

• Пример: Приказ от № 45-к.

Образец заполнения записи

Ниже приведен пример того, как должна выглядеть запись в разделе «Сведения о награждении»:

| № записи (1) | Дата (2) | Сведения о награждении (поощрении) (3) | Наименование, дата и номер документа (4) |
| :— | :— | :— | :— |
| ООО «ТехноСтрой» | | | |
| 1 | | Объявлена благодарность за многолетний добросовестный труд и высокий профессионализм | Приказ от № 12/к |

Обратите внимание: сначала пишется название организации, затем ниже следует сама запись.

Электронные трудовые книжки в 2026 году

С 2021 года при приеме на работу заводится только электронная трудовая книжка. Однако бумажные книжки продолжают вестись для тех сотрудников, кто подал соответствующее заявление ранее или для восстановления стажа.

• Если работодатель вносит запись о поощрении в бумажную трудовую книжку, он обязан передать эти же сведения в Социальный фонд России (СФР) для отражения в электронной версии.
• Передача данных осуществляется в рамках ежемесячной отчетности (форма ЕФС-1 или актуальная на 2026 год отчетность) или в специальные сроки, установленные для событийных отчетов (обычно до 25 числа месяца, следующего за месяцем издания приказа).
• Сотрудник может получить выписку из ЭТК, где будет видно его поощрение.

Частые ошибки при оформлении

Внесение регулярных премий. Вносить в раздел о награждениях ежемесячные премии, являющиеся частью зарплаты, нельзя. Это искажает суть раздела.
Отсутствие приказа. Запись без приказа-основания недействительна.
Нарушение сроков. Внесение записи позже установленного срока (неделя/5 дней) может быть расценено как нарушение трудового законодательства.
Неточные формулировки. Текст в трудовой книжке должен дословно или по смыслу полностью соответствовать приказу.

Правильное оформление поощрений в трудовой книжке — это не только соблюдение бюрократических процедур, но и способ документально закрепить профессиональные успехи сотрудника. В 2026 году, когда пенсионная система полностью опирается на данные персонифицированного учета, точность каждой записи, будь то в бумажном или электронном формате, становится гарантом будущих социальных прав работника.

Работодателям рекомендуется внимательно проверять локальные нормативные акты (ПВТР, Положение об оплате труда), чтобы убедиться, что виды поощрений, которые они планируют вносить в трудовые книжки, там действительно предусмотрены.