В практике кадрового дела часто возникает вопрос: как правильно оформить запись в трудовой книжке‚ которая признаётся недействительной? Ответ зависит от того‚ в какой ситуации была допущена ошибка‚ какие документы подтверждают её исправление и какие требования предъявляет Трудовой кодекс РФ. В этой статье мы разберём все нюансы‚ приведем образцы формулировок и пошаговую инструкцию.
Что такое «недействительная» запись в трудовой книжке?
Запись считается недействительной‚ если в ней содержатся ошибки‚ которые делают её несоответствующей фактической истории работы сотрудника. Такие ошибки могут включать:
- Неправильную дату начала или окончания работы;
- Указание несуществующего работодателя;
- Запись о увольнении‚ которое впоследствии признали недействительным;
- Отсутствие подписи или печати у документа‚ на котором основана запись.
В соответствии с ст. 65 ТК РФ‚ такие записи необходимо признать недействительными и заменить правильными сведениями.
Когда запись признаётся недействительной?
Запись признаётся недействительной‚ если:
- В ней содержится фактическая ошибка (неверные данные о месте работы‚ дате‚ должности);
- Работодатель‚ оформивший запись‚ признал её ошибочной;
- Суд или трудовая инспекция признали запись несоответствующей действительности.
Как правильно оформить признание записи недействительной?
Для того чтобы запись была признана недействительной и последующая коррекция прошла законно‚ необходимо выполнить несколько обязательных действий.
Формулировка в 3‑й графе трудовой книжки
В 3‑й графе (сведения о работе) в строку‚ соответствующей номеру записи‚ следует написать:
Запись за номером __ недействительна.
После этого в 4‑й графе (сведения о приказах‚ распоряжениях) указываются:
- Номер и дата приказа‚ на основании которого вносится исправление;
- Краткое содержание приказа‚ подтверждающее корректировку.
Пример оформления
Допустим‚ в записи № 5 указано неверное место работы. Правильное оформление будет выглядеть так:
- Графа 3: Запись за номером 5 недействительна.
- Графа 4: Приказ № 123 от «О внесении исправления в трудовую книжку работника И.И. Петрова».
Когда можно завести дубликат?
Если оригинальная трудовая книжка потеряна‚ украдена или повреждена‚ а в ней уже есть запись‚ признанная недействительной‚ то лучше оформить дубликат. При этом на ьном листе дубликата не допускаются помарки и исправления.
Пошаговая инструкция по исправлению недействительной записи
Ниже представлена полная последовательность действий‚ которую может выполнить любой работодатель.
- Сбор доказательств. Скопировать всю страницу с ошибочной записью (включая все графы). Сохранить копию приказа‚ который подтверждает факт ошибки.
- Подготовка документа. Составить официальное решение (приказ‚ распоряжение) о признании записи недействительной и внесении исправления.
- Внесение записи в 3‑й графу. С помощью шаблона: Запись за номером __ недействительна.
- Заполнение 4‑й графы. Указать номер и дату приказа‚ на основании которого вносится исправление.
- Подписи и печати. Обеспечить подпись уполномоченного лица и печать организации.
- Внесение новой записи; В соответствующую ячейку в 3‑й графе вписать правильные сведения (дата начала‚ место работы‚ должность и т.д.).
- Обновление трудовой книжки у ПФР. При необходимости внести корректировку в сведения индивидуального лицевого счета (для ЭТК).
Оформление заявления
Для официального признания записи недействительной часто требуется подать заявление от работодателя или сотрудника. В заявлении указываются:
- ФИО работника;
- Номер и дата ошибочной записи;
- Причина признания её недействительной;
- Номер и дата приказа‚ в котором производится исправление.
Частые вопросы и ответы
Можно ли зачеркнуть неверную запись?
Нет. По общим правилам зачеркивание и другие визуальные исправления в трудовой книжке не допускаются. Необходимо полностью признать запись недействительной и внести корректные данные.
Что делать‚ если запись уже была использована для расчётов с ПФР?
В этом случае требуется официально признать запись недействительной и запросить у ПФР внесение исправлений в индивидуальный лицевой счёт. После этого в трудовой книжке вносится правильная запись.
Как оформить запись‚ если сотрудник вернулся на прежнее место работы после увольнения?
В таком случае в 3‑й графе указывается: Запись за номером __ недействительна. Далее в 4‑й графе указывается документ‚ подтверждающий восстановление‚ и вносится новая запись о работе.
Примеры форматов исправления (2025‑2026)
Ниже приведены типичные образцы‚ которые можно использовать в 2025‑2026 годах.
Образец 1 – признание записи недействительной без документа
Графа 3: Запись за номером 7 недействительна. Графа 4: (не заполняется‚ так как нет документа‚ на основании которого вносится запись)
Образец 2 – исправление с указанием приказа
Графа 3: Запись за номером 12 недействительна. Графа 4: Приказ № 456 от «О внесении исправления в трудовую книжку работника С.С. Сидорова».
Образец 3 – дубликат с пометкой о недействительности
ьный лист дубликата: Имя: Иванов И.И. № записи: 3 Пометка: Запись за номером 3 признана недействительной‚ исправлена в соответствии с Приказом № 78 от .
Запись в трудовой книжке‚ признанная недействительной‚ должна быть оформлена строго в соответствии с требованиями Трудового кодекса и внутренними нормативными актами организации. Правильное признание записи недействительной‚ оформление её в 3‑й и 4‑й графах‚ а также‚ при необходимости‚ создание дубликата – ключевые шаги‚ которые позволяют избежать юридических рисков и обеспечить точность кадровых документов.
Помните‚ что запомнить главное – нельзя вносить помарки и зачеркивания‚ а только официально признавать запись недействительной и вносить корректные сведения с подтверждающими документами.
Источники: информация актуальна на ‚ основана на материалах nalog-nalog.ru‚ Кадровщик‑практик‚ а также на рекомендациях КонсультантПлюс.