Прием на работу – важный этап в трудовых отношениях. Одним из ключевых моментов является оформление трудовой книжки нового сотрудника. Трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий трудовой стаж работника, его квалификацию и историю работы в различных организациях. В этой статье мы подробно рассмотрим, как правильно оформить новую трудовую книжку при приеме на работу в 2026 году, какие документы необходимы и какие правила нужно соблюдать.
Что такое трудовая книжка и зачем она нужна?
Трудовая книжка – это документ, который ведется работодателем и отражает сведения о трудовой деятельности работника. Она является важным подтверждением трудового стажа, необходимого для расчета пенсий, пособий и других социальных выплат. В настоящее время существует два вида трудовых книжек:
- Бумажная трудовая книжка: Традиционный вариант, который заполняется вручную работодателем.
- Электронная трудовая книжка (ЭТК): Ведется в электронном виде и доступна работнику через личный кабинет на портале Госуслуг или через специализированные сервисы.
Документы, необходимые для оформления трудовой книжки
Для оформления трудовой книжки новому сотруднику необходимы следующие документы:
Заявление о приеме на работу: Заполняется работником и является основанием для оформления трудового договора и трудовой книжки.
Копия паспорта работника: Необходима для внесения данных о работнике в трудовую книжку.
СНИЛС работника: Для идентификации работника в системе социального страхования.
Приказ (распоряжение) о приеме на работу: Оформляется работодателем и является основанием для внесения записи о приеме на работу в трудовую книжку.
Трудовой договор: Определяет условия трудовых отношений между работником и работодателем.
Процесс оформления трудовой книжки при приеме на работу
Получение заявления от работника.
Заполнение трудовой книжки работодателем:
- В графе 1 указывается наименование организации.
- В графе 2 указывается дата приема на работу.
- В графе 3 указывается профессия или специальность работника. Важно указывать профессию без указания разряда, если это предусмотрено законодательством.
- В графе 4 указываются реквизиты приказа (распоряжения) о приеме на работу.
Внесение записи о приеме на работу: Запись вносится в трудовую книжку в день приема на работу. Порядковый номер записи не присваивается.
Подпись работодателя и печать организации: Запись заверяется подписью руководителя организации и печатью.
Передача трудовой книжки работнику: Работодатель обязан передать трудовую книжку работнику в день приема на работу.
Особенности оформления электронной трудовой книжки (ЭТК)
При использовании ЭТК процесс оформления немного отличается:
Заполнение электронного заявления: Работник заполняет электронное заявление на портале Госуслуг или через специализированный сервис.
Подтверждение личности: Необходимо подтвердить свою личность с помощью электронной подписи.
Заполнение данных работодателем: Работодатель заполняет электронную трудовую книжку на портале Госуслуг или через специализированный сервис.
Подписание электронного трудового договора: Электронный трудовой договор подписывается электронными подписями работника и работодателя.
Важные моменты, которые необходимо учитывать
- Срок оформления трудовой книжки: Трудовая книжка должна быть оформлена не позднее 5 дней после приема на работу (ст. 48 ТК РФ).
- Правила внесения записей: Записи в трудовую книжку должны производиться в строгом соответствии с правилами, установленными Министерством труда и социальной защиты Российской Федерации.
- Вкладыши в трудовую книжку: Если на основном бланке трудовой книжки не хватает места для внесения записей, используется вкладыш.
- Заполнение раздела Сведения о работе: После заполнения раздела «Сведения о работе» в трудовой книжке, необходимо заполнить соответствующий раздел в трудовом договоре.
Образцы записей о приеме на работу
Бумажная трудовая книжка:
[Наименование организации]
Приказ № [Номер приказа] от [Дата приказа]
Принять на работу:
[ФИО работника]
На должность: [Профессия/Специальность]
Дата приема на работу: [Дата]
Электронная трудовая книжка:
Электронная трудовая книжка заполняется в электронном виде на портале Госуслуг или через специализированный сервис. В электронном виде указываются те же данные, что и в бумажной трудовой книжке.
Оформление трудовой книжки при приеме на работу – важный и ответственный процесс. Соблюдение правил и требований законодательства поможет избежать ошибок и проблем в будущем. Внимательно заполняйте все необходимые документы, используйте актуальные образцы записей и не забывайте о сроках оформления трудовой книжки. В случае возникновения вопросов, обращайтесь к специалистам в области трудового права.