Отсутствие трудовой книжки не освобождает сотрудника от обязанности предоставить объяснение по возникшим вопросам (например, при приёме на работу, оформлении отпуска, подтверждении стажа и т.д.). Ниже – пошаговая инструкция, как оформить объяснительную записку правильно и в соответствии с действующим законодательством РФ.

Когда может потребоваться объяснительная

• При устройстве на работу, если трудовая книжка утеряна, повреждена или никогда не выдавалась.
• При подтверждении трудового стажа для расчёта пособий, пенсии или иных социальных выплат.
• При оформлении отпуска по уходу за ребёнком, больничного листа или иных видов отпусков, где требуется доказательство занятости.
• При запросе со стороны государственных органов (например, ПФР, ФСС) в рамках проверки.

Что должно содержаться в объяснительной

1. Реквизиты документа – название организации, её адрес, ИНН/КПП (если известно), ФИО сотрудника, должность, дата составления.
2. – «Объяснительная записка» (можно также «Пояснение» или «Объяснение»).
3. Суть обращения – чётко указать, по какой причине требуется объяснение (отсутствие трудовой книжки, необходимость подтверждения стажа и т.п.).
4. Фактическое изложение событий – перечислить все места работы, периоды трудовой деятельности, названия организаций, должности, причины ухода (если известны). Если документы отсутствуют, указать, что трудовая книжка утеряна/не выдавалась и приложить любые подтверждающие бумаги (трудовые договоры, приказы о приёме/увольнении, выписки из трудовой книжки, справки из бухгалтерии, выписки из ПФР и т.д.).
5. Ссылка на нормативные акты – сослаться на ст. 66 ТК РФ (об обязанности работодателя вести трудовую книжку) и ст. 80 ТК РФ (о предоставлении сотрудником документов, подтверждающих трудовую деятельность).
6. Просьба – чётко сформулировать, что именно требуется от получателя (например, принять объяснительную к сведению, выдать справку о стаже, внести запись в электронную трудовую книжку и т.д.).
7. Подпись и дата – подпись сотрудника, расшифровка ФИО, дата составления.

Образец объяснительной записки

ООО «СтройСервис»
ИНН 7701234567 КПП 770101001
Адрес: 123456, г. Москва, ул. Строителей, д. 10, офис 5
Сотрудник: Иванов Иван Иванович
Должность: инженер-прораб

Объяснительная записка

В связи с отсутствием трудовой книжки (утеряна при переезде в 2020 г.) представляю пояснение о своей трудовой деятельности для подтверждения стажа и последующего оформления электронной трудовой книжки.

Трудовая деятельность:

 
ООО «СтройМонтаж» – с по , должность – монтажник строительных конструкций. Приказ о приёме № 15/03 от , приказ об увольнении № 22/08 от .
 
ИП Петров С.В. (частный подрядчик) – с по , должность – прораб. Договор подряда № 09/18 от , акт сдачи-приёмки работ от .
 
ООО «СтройСервис» – с по настоящее время, должность – инженер-прораб. Приказ о приёме № 05/03 от .


Прилагаю копии приказов о приёме и увольнении, трудовые договоры, акты сдачи-приёмки работ, справки из бухгалтерии о начислении заработной платы за указанные периоды, а также выписку из лицевого счёта ПФР за 2015‑2025 гг.

Прошу принять данную объяснительную к сведению и, основываясь на представленных документах, внести запись о моём трудовом стаже в электронную трудовую книжку, а также выдать справку о стаже для подачи в Пенсионный фонд РФ.

Подпись: _____________________ /Иванов И.И./

Полезные советы

• Сохраняйте копии всех представленных документов (приказы, договоры, справки) – они могут понадобиться при дальнейших проверках.
• Если трудовая книжка утеряна, сразу же напишите заявление о её восстановлении в соответствии с п. 3 ст. 66 ТК РФ и приложите копию заявления к объяснительной.
• При обращении в кадровую службу или бухгалтерию уточните, требуется ли нотариальное заверение копий документов – в некоторых случаях это ускоряет процесс.
• Электронная форма объяснительной допустима, если ваш работодатель принимает документы в электронном виде (например, через корпоративный портал или ЭДО). В этом случае подпись можно оформить усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП).
• Не забывайте указать свои контактные данные (телефон, e‑mail) для обратной связи.

Отсутствие трудовой книжки – не преграда для подтверждения своего трудового пути. Главное – предоставить полную, достоверную и документально подтверждённую информацию, соблюсти формальные требования к оформлению объяснительной и приложить все возможные доказательства своей занятости. Следуя предложенной структуре и образцу, вы сможете быстро и корректно оформить объяснительную записку, что позволит избежать задержек при оформлении пособий, отпусков, пенсии и других социальных выплат.