В последние годы электронная трудовая книжка (ЭТК) становится всё более популярной. С 2021 года выдача бумажных книжек при первом выходе на работу уже не является обязательной, а с 2025 года всё больше сотрудников выбирают полностью переход на электронный формат. Ниже подробно рассматриваем, как правильно оформить отказ от бумажной трудовой книжки.

Почему работники отказываются от бумажной трудовой книжки

• Удобство хранения и доступа к информации в любое время.
• Сокращение риска потери или порчи документов.
• Быстрый поиск данных в системе компании.
• Современный подход к оформлению трудовых отношений.

Когда можно отказаться

Отказ возможен только по заявлению работника. При этом:

1. Работник подаёт заявление в письменной форме (можно через корпоративный портал).
2. Работодатель фиксирует отказ в кадровой системе.
3. Если заявление не получено, обеспечивается одновременное использование и бумажного, и электронного вариантов.

Порядок оформления отказа

Шаги работника

1. Подготовка заявления. В тексте указываются ФИО, должность, подразделение и просьба перейти на ЭТК.
2. Подпись. Заявление подписывается работником.
3. Передача работодателю. Заявление может быть отправлено по электронной почте или подано лично в отдел кадров.
4. Подтверждение получения. Работодатель подтверждает получение заявления и фиксирует отказ.

Шаги работодателя

• Записать отказ в кадровом учёте.
• Обновить информацию в системе ЭТК.
• Убедиться, что у работника есть доступ к электронному профилю.
• При необходимости, оформить справку о переходе на электронный формат.

Документальное подтверждение

После подачи заявления работодатель выдаёт работнику подтверждение о переходе на ЭТК. Это может быть:

• Электронное письмо с подтверждением.
• Скан копии заявления, подписанное руководителем.
• Запись в личном кабинете сотрудника в системе HR.

Последствия отказа от бумажной трудовой книжки

Отказ от бумажной формы не отменяет обязательных требований законодательства:

1. Вести учёт трудовых отношений.
2. Обеспечить доступность данных для инспекций.
3. Сохранять информацию не менее 50 лет.

Если работник позже захочет вернуться к бумажному формату, он может подать новое заявление, однако переход обратно возможен только после согласования с работодателем.

Часто задаваемые вопросы

• Возможен ли отказ без указания причины? – Да, закон не требует указания мотивов.
• Что делать, если работник потерял доступ к ЭТК? – Нужно запросить восстановление доступа через службу поддержки HR.
• Можно ли одновременно использовать бумажную и электронную формы? – Да, но только до подачи заявления об отказе.
• Как оформить переход для новых сотрудников? – При приёме на работу можно сразу предложить ЭТК, но бумажный вариант остаётся доступным до подачи заявления.

Рекомендации работодателям

1. Разработайте внутренний регламент о переходе на ЭТК.
2. Обучите HR‑специалистов работе с электронными заявлениями.
3. Обеспечьте сотрудникам техническую поддержку для доступа к ЭТК.
4. Регулярно обновляйте информацию о статусе трудовых книжек.

Отказ от бумажной трудовой книжки – это законный и всё более популярный способ упрощения кадрового сопровождения. Главное – правильно оформить заявление, зафиксировать отказ в системе и обеспечить сотрудникам доступ к электронному профилю. При соблюдении всех рекомендаций переход на ЭТК проходит гладко и без риска для обеих сторон.

Для получения дополнительной информации обращайтесь в отдел кадров или к специалистам по трудовому праву.