В процессе оформления и передачи копий трудовой книжки работодателю часто возникает вопрос: как правильно оформить отметку о заверении копии? В нормативных документах указано, что на копии должна быть надпись «Копия верна» (или «Верно») и подпись уполномоченного лица. Ниже подробно рассматриваем, что это значит, как правильно ставить отметку и какие нюансы следует учитывать.
Что подразумевается под «Копия верна»
Отмечая копию трудовой книжки надписью «Копия верна», работодатель подтверждает, что все записи, сделанные в копии, соответствуют оригиналу. Эта отметка может быть выполнена в виде:
- штампа «Копия верна»;
- рукописного написания слов «Копия верна»;
- печатного текста в блоке подписи.
После этой отметки следует подпись уполномоченного лица, его ФИО и должность.
Где размещается отметка «Копия верна»
Отметка может быть поставлена:
- На каждой странице прошитой копии.
- Только на последнем листе копии (если копия прошита).
- На обороте листа, где производится прошивка, если копия оформлена в виде отдельного листа.
Важно, чтобы отметка была видна и не скрыта штопкой или скрепкой.
Как правильно оформлять копию в 2026 году
Согласно практике 2026 года, оформление копии должно соответствовать следующим требованиям:
- Запись «Копия верна» или «Верно» ставится сразу после последней имеющейся записи в оригинальной трудовой книжке.
- Подпись и ФИО уполномоченного лица (руководителя или уполномоченного сотрудника кадровой службы).
- Указание должности уполномоченного лица.
- Если копия оформлена в прошитом виде, отметка «Копия верна» размещается на обороте в месте прошивания.
Пример оформления:
Копия верна _________________________ (подпись) Иванов Иван Иванович Руководитель организации
Частые ошибки и как их избежать
Частые нарушения при оформлении копий:
- Отсутствие подписи – без подписи копия считается не заверенной.
- Неправильный порядок отметки – отметка должна идти сразу после последней записи.
- Несоответствие подписи и должности – подпись должна ставиться от лица уполномоченного лица, а не от имени самого сотрудника.
- Отсутствие штампа в организациях, где он обязателен.
Чтобы избежать ошибок, рекомендуется:
- Создать шаблон оформления копии.
- Проверить, чтобы все страницы были прошиты и отметка «Копия верна» присутствовала.
- Убедиться, что подпись и должность уполномоченного лица указаны четко.
Как использовать копию в банковских и служебных целях
Копию заверенную отметкой «Копия верна» часто требуют:
- Банки при оформлении кредитов и иных финансовых операций.
- Предоставление в государственные органы (например, в архив или в отдел по делам несовершеннолетних).
В каждом случае важно, чтобы копия была прошита, каждая страница имела отметку «Копия верна», а в конце документа стояла подпись и ФИО уполномоченного лица.
Что делать, если копия повреждена или утрачена
Если оригинальная трудовая книжка повреждена (залита, сожжена и т.п.) или потеряна, работник может запросить у работодателя заверенную копию. При этом:
- Сотрудник подает письменное заявление о выдаче копии.
- Работодатель оформляет копию в соответствии с требованиями (отметка «Копия верна», подпись, должность).
- Копию можно оформить в прошивном виде, разместив отметку на обороте.
Если в книжке была допущена ошибка в записи (например, неверная должность), в копии следует указать правильные данные и отметку «Копия верна», подтверждающую исправление.
Краткое резюме
Для корректного оформления копии трудовой книжки необходимо:
- Сделать отметку «Копия верна» (или «Верно») сразу после последней записи.
- Поставить подпись и указать ФИО и должность уполномоченного лица.
- Разместить отметку либо на каждой странице, либо на последнем листе прошитой копии.
- Убедиться, что копия прошита и все страницы заверены.
Только при соблюдении этих требований копия будет признана юридически значимой и пригодной для использования в банках, архивах и других организациях.
Если у вас возникнут дополнительные вопросы по оформлению копий трудовой книжки, оставляйте их в комментариях – мы постараемся дать развернутый ответ.