В процессе увольнения сотрудника часто возникает вопрос о том‚ как правильно оформить отправку его трудовой книжки по почте․ Правильно составленный документ помогает избежать недоразумений‚ подтверждает согласие работника и фиксирует дату отправки․ Ниже представлен подробный образец письма‑заявления‚ актуален для 2025‑2026 годов․

Что такое «письмо‑заявление об отправке трудовой книжки»?

Это официальный документ‚ который сотрудник (или работодатель) направляет в кадровую службу или в бухгалтерию‚ чтобы:

• получить согласие на отправку трудовой книжки заказным письмом;
• зафиксировать дату отправки и способ доставки;
• подтвердить‚ что сотрудник согласен принимать документ по почте‚ если он не может явиться лично․

Таким образом‚ письмо‑заявление служит юридическим подтверждением согласования процедуры выдачи (или дублирования) трудовой книжки․

Нормативная база

В России порядок выдачи и отправки трудовой книжки регулируеться:

1. Трудовым кодексом РФ (ст․ 64‚ 66‚ 71);
2. Постановлением Правительства РФ № 1 от  «Об утверждении Положения о порядке оформления и выдачи трудовой книжки»;
3. Трудовыми инструкциями организации;
4. Требованиями кадровой службы и внутренними нормативными актами․

Все перечисленные документы допускают использование формы заявления‚ однако позволяют оформить его в произвольном виде‚ если соблюдены основные требования:

• полные данные сотрудника;
• указание цели (выдача‚ получение дубликата);
• согласие на отправку по почте;
• дата и подпись․

Структура и содержание заявления

Ниже – полный образец заявления‚ который можно адаптировать под конкретные условия организации․

ЗАЯВЛЕНИЕ О СОГЛАСИИ НА ОТПРАВКУ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ ПО ПОЧТЕ

Я‚ [Фамилия‚ Имя‚ Отчество]‚ паспорт: [серия‚ номер]‚ выдан [кем‚ когда]‚ ИНН [ИНН]‚ проживающий по адресу: [адрес]‚
в связи с увольнением с должности [должность] в организации [наименование организации]‚
заявляю о согласии на отправку моей трудовой книжки заказным письмом с уведомлением о вручении по почтовому адресу‚ указанному выше․

Цель отправки: получение копии (или оригинала) трудовой книжки для дальнейшего использования․

Способ доставки: заказное письмо с описью вложения и уведомлением о вручении․

Дата отправки: [дд․мм․гггг] (укажите планируемую дату отправки)․

Подтверждаю‚ что ознакомлен(а) с условиями отправки и не имею возражений․

Обратите внимание‚ что в заявлении обязательно указываются:

• ФИО полностью;
• Паспортные данные;
• ИНН (по желанию);
• Текущий адрес проживания;
• Должность и место работы;
• Дата увольнения (если уже наступила);
• Цель отправки (дубликат‚ оригинал);
• Способ доставки;
• Дата отправки;
• Подпись и дата․

Как правильно оформить отправку?

После того как заявление подписано‚ следуют эти шаги:

1. Подготовка документа․ Распечатайте заявление в двух экземплярах – один оставляете в кадровой службе‚ второй отправляете сотруднику для подписи․
2. Подпись сотрудника․ Сотрудник подписывает заявление и возвращает его в отдел кадров․
3. Подготовка трудовой книжки․ Оригинал (или дубликат) помещают в конверт‚ оформляют этикетку с адресом получателя․
4. Выбор почтового сервиса․ Оплачивается отправка заказным письмом с уведомлением о вручении (рекомендовано использовать услуги Почты России или частных курьерских компаний‚ предоставляющих аналогичную услугу)․
5. Отправка․ После отправки сохраняете подтверждение (квитанцию‚ номер отслеживания)․
6. Подтверждение получения․ Как только сотрудник получит письмо‚ в системе фиксируется «получено»․ При необходимости подпишите акт приема‑передачи․

Часто задаваемые вопросы

• Можно ли отправить трудовую книжку без заявления? – Нет‚ согласно Трудовому кодексу и внутренним нормативным актам‚ отправка возможна только при наличии письменного согласия сотрудника․
• Какие сроки уведомления о вручении? – Почтовый оператор обычно предоставляет уведомление в течение 1–3 рабочих дней после попытки вручения․
• Что делать‚ если сотрудник отказывается получать книжку по почте? – В этом случае необходимо оформить личное вручение в офисе организации или в отделе кадров․
• Можно ли отправить дубликат вместо оригинала? – Да‚ если в трудовой книжке уже поставлен штамп «выдано»‚ а оригинал уже передан новому работодателю․

Пример готовой формы (Word/PDF)

Для удобства вы можете скачать готовый шаблон заявления в форматах Word (․docx) и PDF по следующим ссылкам:

• Шаблон заявления (DOCX)
• Шаблон заявления (PDF)

Шаблоны уже содержат все необходимые поля и форматирование‚ поэтому достаточно лишь ввести свои данные․

Правильно составленное письмо‑заявление об отправке трудовой книжки по почте обеспечивает:

• юридическую защиту обеих сторон;
• прозрачность процесса выдачи;
• возможность доказать‚ что сотрудник согласился на получение документа по почте;
• минимизацию рисков потери или задержки важного документа․

Соблюдая приведённый выше образец и рекомендации‚ вы сможете быстро и без лишних сложностей оформить отправку трудовой книжки‚ а также избежать возможных споров в дальнейшем․

Автор статьи: кадровый консультант‚ 2026 год․