Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж сотрудника. На протяжении многих лет именно она служила гарантом пенсионного обеспечения и подтверждением профессионального пути работника. Однако с развитием технологий и изменением законодательства у многих работодателей и сотрудников возникают вопросы: как правильно подтверждать ознакомление с записями? Нужно ли ставить подпись? И как быть в эпоху электронных трудовых книжек (ЭТК)? В этой статье мы подробно разберем, как правильно оформлять ознакомление с записями в трудовой книжке и что изменилось в 2021–2026 годах.

Исторический контекст: от бумажных бланков к электронике

Этим же постановлением были утверждены образцы трудовой книжки и вкладыша к ней, а постановлением Госкомтруда от 20 июня 1974 года — инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях. Долгие годы эти документы оставались неизменными, строго регламентируя каждую подпись и печать. Однако прогресс не стоит на месте.

Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) начался в 2020 году: работодателей обязали вести сведения о трудовой деятельности сотрудников в цифровом формате. А уже с 2021 года при приеме на работу специалисты по кадрам должны заполнять только электронные трудовые книжки для тех сотрудников, которые выбрали цифровой формат или впервые устраиваются на работу.

Как правильно написать: «С записью ознакомлен» или иначе?

Один из самых частых вопросов в кадровом делопроизводстве касается формулировки подписи работника в бумажной трудовой книжке. Как именно должен расписаться сотрудник?

Требования Инструкции

Согласно пункту 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, работодатель обязан ознакомить владельца трудовой книжки с каждой вносимой в нее записью. Делается это под роспись. В инструкции четко прописано, что после внесения записи о приеме на работу, переводе или увольнении, работник должен поставить свою подпись.

Правильные формулировки

На практике в отделах кадров используются две корректные формулировки:

• «С записью ознакомлен» — наиболее популярный и привычный вариант.
• «Запись верна» — также допустимый вариант, который часто предшествовал подписи в старых бланках.

Однако важно помнить: недостаточно просто написать «Ознакомлен» или «С записью ознакомлен или как» — фраза должна быть четкой, а рядом обязательно должны стоять:

1. Подпись самого работника (без расшифровки, так как расшифровка подписи лица, ответственного за ведение книжек, уже стоит в графе 3 или внизу раздела).
2. Подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек (с расшифровкой).
3. Печать организации (при наличии).

Особенности ознакомления в 2023–2026 годах

Несмотря на массовый переход на ЭТК, у многих россиян еще остаются бумажные трудовые книжки. Член комитета Госдумы по труду, социальной политике и делам ветеранов Екатерина Стенякина разъяснила правила использования бумажных вариантов: они продолжают действовать для тех, кто не отказался от них в пользу электрона.

Важно отметить, что с 2023 года бумажные трудовые книжки нужно оформлять на новых бланках (введены в оборот Постановлением Правительства РФ). На новых бланках также сохраняется обязанность работодателя ознакомить сотрудника с записью под роспись.

Последние изменения от Минтруда

МОСКВА, 5 марта. /ТАСС/. Министерство труда и социальной защиты России актуализирует правила ведения трудовых книжек. Минтруд изменит правила ведения трудовых книжек и исключит из них избыточные требования и устаревшие нормы. Это связано с тем, что бумажный формат постепенно теряет свою актуальность, и многие требования к нему пересматриваются в сторону упрощения.

Электронная трудовая книжка: как подтвердить ознакомление?

Если с бумажным вариантом все более-менее понятно (расписался, поставил печать), то с ЭТК ситуация иная. Как подтвердить наличие у работника электронной трудовой книжки и нужно ли расписываться?

При использовании электронной цифровой книжки россияне всегда могут проверить, передает ли работодатель сведения в Социальный фонд России (СФР) и какая информация там отражена. Ознакомление с записями в ЭТК происходит дистанционно:

• Через портал «Госуслуги»;
• Через личный кабинет на сайте СФР;
• Через работодателя, запросив у него сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р (при увольнении) или СТД-СФР.

В электронном формате физическая подпись с формулировкой «С записью ознакомлен» не ставится. Факт передачи данных в СФР и является подтверждением вашей трудовой деятельности.

Учет электронных и бумажных книжек

Еще один важный вопрос: нужно ли регистрировать в книге учета или в ином документе электронные трудовые книжки, должен ли работник предъявить при приеме на работу бумажный бланк, если он перешел на ЭТК?

Ответ зависит от выбора сотрудника:

1. Если сотрудник сохранил бумажную книжку: он обязан предъявить ее при приеме на работу, и работодатель продолжает вести ее параллельно с электронной отчетностью. Книжка регистрируется в книге учета движения трудовых книжек.
2. Если сотрудник перешел на ЭТК: бумажную книжку ему возвращают на руки. При трудоустройстве такому работнику достаточно подать заявление о том, что он является участником системы ЭТК, или предъявить выписку из СФР. Регистрировать саму электронную книжку в бумажной книге учета работодателя не нужно — учет ведется автоматически через сдачу отчетов ЕФС-1.

Формулировка «С записью ознакомлен» в бумажной трудовой книжке остается актуальной и единственно верной для подтверждения того, что работник согласен с внесенными данными. Однако мир неумолимо движется в сторону цифровизации. С 2021 года первичным становиться электронный формат, а бумажные бланки нового образца (с 2023 года) постепенно уходят в прошлое, оставаясь лишь у тех, кто сознательно выбрал их сохранение.

Следите за актуальными новостями: Минтруд продолжает работу по исключению избыточных требований, и правила ведения документов могут быть упрощены в ближайшее время, что сделает процесс кадрового учета еще более прозрачным и удобным.