В 2026 году электронная трудовая книжка (ЭТК) стала основным форматом учета стажа в России․ Однако у многих сотрудников до сих пор остаются бумажные документы․ Ключевым моментом при переходе на «цифру» является корректное оформление последней записи в бумажном бланке․ Ошибка в этой процедуре может создать проблемы при подтверждении стажа в будущем․ В этой статье мы подробно разберем‚ как сделать запись о переходе на ЭТК‚ какие нормативные акты учитывать и как избежать распространенных ошибок․

Правовые основы и актуальность в 2026 году

Согласно действующему законодательству‚ бумажные трудовые книжки ведутся только для тех работников‚ которые получили этот документ до 2021 года и не подали заявление о переходе на электронную форму․ Если же сотрудник принял решение отказаться от бумажного носителя в пользу ЭТК‚ работодатель обязан зафиксировать этот факт документально․

Основным регулирующим документом является Порядок ведения и хранения трудовых книжек‚ утвержденный приказом Минтруда России от № 320н․ Именно на его нормы должны опираться специалисты кадровой службы при внесении любых изменений․

Кто и когда может перейти на электронную трудовую?

Сотрудник имеет право выбрать электронную трудовую книжку вместо бумажной в любой момент своей трудовой деятельности․ Алгоритм действий строго регламентирован:

1. Работник подает письменное заявление работодателю о переходе на ЭТК (отказе от ведения бумажной)․
2. Работодатель издает соответствующий приказ (или делает отметку в заявлении‚ если это предусмотрено локальными актами)․
3. В бумажную трудовую книжку вносится специальная запись о выборе электронной формы․
4. Запись заверяеться подписями сторон и печатью организации (при наличии)․
5. Бумажная трудовая книжка выдается работнику на руки․

Важно помнить: после выдачи бумажной книжки на руки ответственность за ее хранение переходит к сотруднику․ Работодатель больше не ведет этот документ‚ а всю информацию передает в Социальный фонд России (СФР) в электронном виде через отчет формы ЕФС-1․

Пошаговая инструкция: как сделать запись

Чтобы запись была сделана корректно и имела юридическую силу‚ необходимо строго следовать установленной последовательности действий․

Шаг 1: Получение заявления от работника

Процесс начинается с заявления сотрудника․ Без этого документа вносить запись о переходе на ЭТК нельзя․ В заявлении должна быть четко выражена воля работника отказаться от бумажного формата․

Шаг 2: Внесение записи в бумажную трудовую книжку

Запись вносится в раздел «Сведения о работе»․ Она является финальной записью в данном документе․ Оформление производится следующим образом:

• Графа 3 (Сведения о приеме на работу․․․): Вносится текст записи․ Формулировка должна быть точной․ Рекомендуется использовать следующий wording: «Подано заявление о переходе на электронную трудовую книжку․ Бумажная трудовая книжка выдана на руки [ФИО работника]»․
• Графа 1 (№ записи): Проставляется порядковый номер записи (следующий после последней записи о работе)․
• Графа 2 (Дата): Указывается дата внесения записи (обычно совпадает с датой издания приказа или даты фактической выдачи книжки)․
• Графа 4 (Документ-основание): Указываются реквизиты приказа работодателя или номер и дата заявления работника‚ на основании которого сделана запись․

Шаг 3: Заверение записи

Это критически важный этап․ Согласно требованиям‚ запись должна быть заверена:

1. Подписью работодателя или лица‚ ответственного за ведение трудовых книжек․
2. Подписью самого работника (подтверждая‚ что он ознакомлен с записью и получил документ)․
3. Печатью организации или кадровой службы (если печать используется в организации)․

Обратите внимание: Если в организации не используется печать‚ отсутствие оттиска не является ошибкой‚ но наличие подписей обязательно․

Что делать после внесения записи?

После того как запись сделана и заверена‚ бумажная трудовая книжка выдается работнику на руки․ Факт выдачи рекомендуется зафиксировать в журнале учета движения трудовых книжек‚ сделав отметку о том‚ что документ возвращен владельцу в связи с переходом на ЭТК․

Далее работодатель обязан:

• Сформировать и отправить в СФР отчет по форме ЕФС-1 (подраздел 1․1)‚ содержащий сведения о трудовой деятельности сотрудника‚ включая информацию о переходе на электронный формат․
• Прекратить ведение бумажной трудовой книжки данного сотрудника․

Если сотрудник ранее работал у других работодателей‚ важно проверить‚ нет ли в его бумажной книжке уже внесенной записи о переходе на ЭТК․ Если такая запись есть‚ повторять процедуру не нужно — просто продолжайте вести электронные сведения․

Частые ошибки и как их избежать

Анализ практики показывает‚ что кадровики часто допускают следующие ошибки:

• Отсутствие заявления: Внесение записи без письменного волеизъявления работника․
• Неверная формулировка: Использование фраз‚ не соответствующих требованиям Порядка № 320н․
• Задержка с выдачей: Бумажная книжка должна быть отдана работнику сразу после внесения записи‚ а не храниться в сейфе indefinitely․
• Отсутствие подписи работника: Без подписи сотрудника запись может быть признана недействительной․

Переход на электронную трудовую книжку — необратимый процесс‚ который упрощает документооборот‚ но требует внимательности при оформлении «бумажного хвоста»․ Главное правило для работодателя: строго соблюдать последовательность действий‚ получить заявление‚ корректно внести финальную запись в бумажный документ‚ заверить ее и выдать книжку сотруднику․ Соблюдение этих правил гарантирует отсутствие проблем с проверяющими органами и сохранение трудового стажа сотрудников в целости․

Помните‚ что с 2026 года основная масса сведений о стаже формируется автоматически в системе СФР‚ и ваша задача как специалиста — обеспечить чистый и правильный переход сотрудника из аналогового формата в цифровой․