Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность гражданина; Любые неточности и ошибки в ее заполнении могут привести к серьезным проблемам в будущем, вплоть до уменьшения размера пенсии или отсрочки ее назначения. Одной из наиболее частых ситуаций, вызывающих затруднения у кадровиков, является переименование организации. Как правильно оформить переименование фирмы в трудовой книжке, чтобы не нарушить закон и не навредить сотруднику? Разберемся во всех нюансах.
Почему важно правильно внести изменения?
Многие работодатели легкомысленно относятся к фиксации смены наименования компании, считая, что если сотрудник продолжает работать на том же месте, то и запись не обязательна. Это грубая ошибка;
Согласно законодательству, трудовой стаж должен быть четко прослеживаемым. Если в трудовой книжке указано, что человек принят в ООО «Ромашка», а увольняется он из ООО «Лютик» (при отсутствии записи о переименовании), у пенсионного фонда или будущих работодателей возникнут закономерные вопросы. Такая несостыковка расценивается как ошибка, и для ее исправления сотруднику придется искать архивы и запрашивать справки, что может стать причиной уменьшения размера пенсии или значительной отсрочки в ее оформлении.
Нормативная база
Процедура внесения записей в трудовую книжку регламентируется следующими документами:
- Постановление Правительства РФ от № 225 «О трудовых книжках» (Правила ведения и хранения трудовых книжек).
- Постановление Минтруда РФ от № 69 (Инструкция по заполнению трудовых книжек).
Именно в Инструкции (пункт 2.3) содержится четкое указание на то, как должна быть оформлена смена названия работодателя.
Пошаговая инструкция: как сделать запись о переименовании
Внесение записи о смене наименования организации не требует увольнения и повторного приема сотрудника. Трудовые отношения продолжаются автоматически. Алгоритм действий кадровика следующий:
Шаг 1: Издание приказа
Основанием для внесения любой записи в трудовую книжку всегда является приказ (распоряжение) работодателя. При переименовании фирмы издается приказ о внесении изменений в учредительные документы и смене наименования. Именно его реквизиты (дата и номер) будут указаны в трудовой книжке.
Шаг 2: Внесение заголовка в графу 3
В разделе «Сведения о работе» в графе 3 (куда обычно вписывается информация о приеме, переводе или увольнении) делается самостоятельный заголовок. Без абзацного отступа вписывается новое полное наименование организации. Например: Общество с ограниченной ответственностью «Новое Название» (ООО «Новое Название»).
Шаг 3: Внесение записи о переименовании
Сразу под новым заголовком (уже с абзацным отступом) в графе 3 делается запись о самом факте переименования. Формулировка должна быть четкой, например: «Наименование организации изменено на Общество с ограниченной ответственностью «Новое Название» в связи с изменением учредительных документов» или просто «Организация переименована в ООО «Новое Название»».
Шаг 4: Заполнение графы 1 и графы 2
В графе 1 ставится порядковый номер записи (продолжающая нумерацию раздела). В графе 2 указывается дата внесения записи (как правило, это дата, с которой новое название компании начинает действовать официально).
Шаг 5: Заполнение графы 4
В графе 4 заносятся реквизиты приказа (распоряжения), на основании которого произошло переименование. Указывается наименование документа, дата и номер: «Приказ от № 45-к».
Образец заполнения
Для наглядности приведем пример того, как должна выглядеть запись в разделе «Сведения о работе»:
Пример:
Графа 1: 12
Графа 2:
Графа 3: Общество с ограниченной ответственностью «Альфа» (ООО «Альфа»)
Наименование организации изменено на Общество с ограниченной ответственностью «Омега» в связи с изменением учредительных документов.
Графа 4: Приказ от № 78-к
Важные нюансы и частые ошибки
Чтобы избежать проблем с подтверждением стажа, необходимо избегать следующих распространенных ошибок:
- Зачеркивание старого названия на титульном листе. В отличие от смены ФИО или данных об образовании работника, старое название организации на титульном листе трудовой книжки не зачеркивается. Изменения вносятся только в разделе «Сведения о работе».
- Использование сокращений в наименовании. В графе 3 (в заголовке) новое название организации должно быть прописано полностью, без произвольных сокращений. Допускается использование общепринятых аббревиатур (ООО, АО, ПАО) с обязательным указанием расшифровки в скобках.
- Увольнение и прием заново. Переименование компании не влечет за собой расторжения трудовых договоров. Оформлять увольнение и новый прием недопустимо, это нарушит непрерывный стаж работника и может привести к потере гарантий.
- Отсутствие записи. Если компания сменила название, а запись в трудовую книжку не внесена, это является нарушением ведения кадровой документации. При проверке Трудовая инспекция может выписать штраф.
Что делать, если запись не внесли вовремя?
Если предыдущий работодатель забыл внести запись о переименовании, и сотрудник уже уволился, исправить ситуацию можно двумя путями:
- Обращение к бывшему работодателю. Сотрудник вправе обратиться на прежнее место работы (даже если фирма уже успела еще раз поменять название) с просьбой внести пропущенную запись. Работодатель обязан это сделать.
- Внесение записи текущим работодателем. На основании официальных документов (справок, выписок из ЕГРЮЛ, копий приказов), полученных от предыдущего работодателя, текущий работодатель может внести пропущенную запись.
Переименование фирмы в трудовой книжке, это простая, но крайне важная процедура. Главное правило кадровика при этом — действовать строго по инструкции: не зачеркивать старые названия, вносить полные наименования в графе 3 и обязательно ссылаться на реквизиты приказа в графе 4. Аккуратное и своевременное ведение трудовых книжек сегодня, это гарантия спокойствия и достойных выплат для сотрудника завтра.