В процессе деятельности любой компании неизбежно происходят организационные изменения․ Реструктуризация, смена концепции управления или просто оптимизация бизнес-процессов часто приводят к необходимости переименования структурных подразделений․ Например, отдел кадров становится отделом персонала, а техническая служба — отделом по ремонту․
Кадровикам важно знать, как правильно отразить эти изменения в трудовых книжках сотрудников, чтобы не нарушить законодательство․ В этой статье мы подробно разберем алгоритм действий, нормативную базу и приведем образцы записей, актуальные на 2026 год․
Нормативная база: что говорит закон?
Главный документ, регулирующий этот вопрос — Порядок ведения и хранения трудовых книжек, утвержденный Приказом Минтруда России от № 320н․
Важно понимать ключевой нюанс: про переименование подразделений отдельно в Порядке не говорится․ Однако, пункт 10 Порядка устанавливает, что в трудовую книжку вносится запись о принятии или назначении в структурное подразделение с указанием его конкретного наименования, если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор․
Из этого следует главное правило:
- Если наименование отдела указано в трудовом договоре работника — переименование отдела обязательно фиксируется в трудовой книжке․
- Если в трудовом договоре указано только наименование должности (без привязки к отделу) — запись в трудовой книжке о переименовании отдела не делается․
Пошаговый алгоритм оформления переименования
Просто взять и вписать новое название отдела в трудовую книжку нельзя․ Процедура требует документального оформления․
Шаг 1․ Издание приказа
Руководитель организации должен издать приказ о переименовании структурного подразделения․ В приказе следует указать:
- Старое наименование отдела;
- Новое наименование отдела;
- Дату, с которой изменения вступают в силу;
- Поручение кадровику внести изменения в трудовые договоры и трудовые книжки сотрудников․
Так как наименование отдела — это существенное условие трудового договора (если оно там прописано), с каждым сотрудником переименовываемого отдела необходимо заключить дополнительное соглашение об изменении наименования подразделения․
Шаг 3․ Внесение записи в трудовую книжку
Только после выполнения первых двух шагов кадровик вносит изменения в бумажную трудовую книжку работника․
Как правильно внести запись в трудовую книжку
Запись в трудовую книжку о переименовании подразделения выполняется индивидуальной строкой в третьей графе (графа 3) раздела «Сведения о работе»․
Порядок заполнения граф:
- Графа 1 — поставьте следующий порядковый номер записи (например, если последняя запись была под номером 5, ставьте 6)․
- Графа 2 — укажите дату переименования отдела (дату вступления в силу приказа и дополнительного соглашения)․
- Графа 3 — внесите саму формулировку․ Например: «Отдел бухгалтерского учета и аудита переименован в отдел бухгалтерского учета, отчетности и аудита»․
- Графа 4 — укажите реквизиты локального акта, на основе которого произведена корректировка (приказ руководителя)․ Например: «Приказ от № 24-к»․
Важный нюанс при переименовании филиала и отдела
Иногда переименовывается не только внутренний отдел, но и филиал (обособленное подразделение), в котором этот отдел находится․ Рассмотрим пример из практики:
В трудовом договоре работника не было отражено наименование внутреннего структурного подразделения (отдел бухгалтерского учета и аудита), но было указано, что он принят в филиал «Санкт-Петербургское опытно-конструкторское бюро»․ Впоследствии филиал и отдел были переименованы: филиал стал называться «Филиал в г․ Санкт-Петербург», а отдел, «Отдел бухучета, отчетности и аудита»․
Поскольку в трудовом договоре было указано только наименование филиала, в бумажной трудовой книжке работника отражаются сведения только о переименовании филиала․ Запись об отделе в данном случае не делается․
Образец записи о переименовании отдела
Для наглядности приведем пример того, как должна выглядеть запись в разделе «Сведения о работе»:
Пример заполнения:
- Графа 1 (№ записи): 10
- Графа 2 (Дата):
- Графа 3 (Сведения о работе): Отдел кадров переименован в отдел по управлению персоналом
- Графа 4 (Основание): Приказ от № 45-к
Частые ошибки и как их избежать
- Зачеркивание старого названия․ При переименовании отдела старое название не зачеркивается․ Изменения вносятся только новой отдельной строкой․ Зачеркивание допускаеться только при изменении личных данных работника (ФИО, дата рождения)․
- Внесение записи без приказа․ В графе 4 обязательно должны быть указаны реквизиты приказа․ Отсутствие основания делает запись недействительной․
- Игнорирование трудового договора․ Если отдел в договоре не указан, а кадровик внес запись о его переименовании в трудовую книжку — это нарушение․ Запись делается только при условии фиксации подразделения в трудовом договоре․
Переименование отдела в трудовой книжке — процедура несложная, если строго следовать букве закона․ Главное, опираться на условия трудового договора: есть ли там упоминание отдела․ Помните, что запись вносится отдельной строкой в графе 3 со ссылкой на приказ в графе 4, а предваряет это обязательное подписание дополнительного соглашения с работником․ Соблюдение этих правил позволит избежать претензий со стороны трудовой инспекции и обеспечит чистоту кадрового учета в 2026 году․