Переименование подразделения – это событие, которое требует обязательного отражения в трудовой книжке каждого сотрудника, работающего в этом подразделении; Правильное оформление записи позволяет избежать недоразумений при проверках контролирующих органов и упрощает ведение кадровых документов.
Нормативно‑правовая база
Записи о переименовании вносятся в соответствии с:
- Трудовым кодексом РФ (ст. 65, 70)
- Постановлением Правительства РФ № 259 от «Об утверждении Инструкции по ведению кадровых документов»
- Рекомендациями ФНС и КонсультантПлюс (образцы заполнения трудовой книжки)
Особый упор делается на пункт 3.1 Инструкции по заполнению графы 3 – Сведения о работе.
Когда необходимо вносить запись?
Запись делается, если:
- Изменяется наименование структурного подразделения (отдела, службы, филиала и т;п.).
- Изменяется название должности, привязанной к этому подразделению.
- Возникает необходимость отразить изменение в плане организации работы организации.
Запись обязана быть произведена в течение 7 календарных дней с даты официального изменения (приказа, решения совета, устава и т.д.).
Где вносится запись?
Запись вносится в графу 3 – Сведения о работе трудовой книжки. Формат записи:
- Наименование подразделения (до изменения).
- Дата изменения.
- Новое наименование подразделения.
- При необходимости – указание нового наименования должности сотрудника.
Пример оформления:
Отдел технической поддержки пользователей с переименован в Отдел технического обслуживания потребителей
Пошаговая инструкция оформления
- Сформировать приказ о переименовании подразделения (подписанный директором, с датой и номером).
- Утвердить новый штатный расписание (если изменение влияет на численность или структуру).
- Подготовить форму записи вручную или в электронном виде (в электронных ТК – аналогичный порядок).
- Внести запись в графу 3 отдельной строкой, указав:
- Старая формулировка наименования подразделения.
- Дата переименования.
- Новое наименование подразделения.
- При необходимости – изменение должности сотрудника.
- Заполнить графу 4 датой записи и реквизитами документа‑основания (№ приказа, дата).
- Сообщить сотрудникам о внесённой записи (подпись в копии ТК, уведомление о новых обязанностях).
Примеры записей
Пример 1 – переименование отдела
Запись вручную:
Отдел кадров с переименован в Отдел кадров и развития персонала
Пример 2 – изменение названия службы
Запись в электронной ТК:
Служба технической поддержки пользователей с переименована в Отдел технического обслуживания потребителей
Пример 3 – изменение должности при переименовании
Запись:
Начальник отдела кадров с переименован в Менеджер по работе с человеческими ресурсами
Частые ошибки и как их избежать
- Отсутствие даты изменения. Запись должна содержать точную дату переименования.
- Неуказание старого наименования. Обязательно указывайте, как называлось подразделение до изменения.
- Несоответствие приказу. Внесенные данные должны полностью соответствовать официальному документу.
- Запись в неправильную графу. Все сведения о переименовании – только в графе 3.
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли вносить запись позже 7 дней? – Нет, по закону запись должна быть произведена в течение 7 календарных дней.
- Нужно ли оформлять отдельный приказ о переименовании? – Да, переименование оформляется официальным документом (приказом, решением совета и т.п.).
- Как отразить переименование в электронной форме ТК? – В электронных системах (например, 1С:Зарплата и управление персоналом) создается отдельная строка в разделе «Сведения о работе», аналогично бумажному варианту.
- Что делать, если запись уже пропущена? – Нужно внести запись с отметкой «Позднее внесено», указав дату фактического внесения и приложив копию приказа.
Правильное оформление записи о переименовании структурного подразделения в трудовую книжку – важный элемент юридической чистоты и прозрачности кадрового учета. Соблюдая установленные нормы и следуя пошаговой инструкции, вы гарантируете соответствие документации требованиям законодательства и избежите возможных проблем при проверках.
Запомните: дата, старое и новое наименования, а также реквизиты документа‑основания – три ключевых элемента любой записи о переименовании.