Перевод работника из одного структурного подразделения в другое или изменение условий трудового договора на постоянную основу — это распространенная кадровая процедура. Несмотря на то, что с 2023 года бумажные трудовые книжки новым сотрудникам не заводятся, для многих работников они остаются основным документом, подтверждающим стаж. Поэтому корректность записей в них критически важна.

В данной статье мы подробно разберем, как правильно оформить перевод на постоянную работу, какие существуют нюансы и как избежать ошибок, которые могут привести к проблемам при подсчете стажа или назначении пенсии.

В чем разница между временным и постоянным переводом?

Прежде чем делать запись, важно понимать юридическую суть изменений. Согласно Трудовому кодексу РФ, переводом считается изменение:

• Трудовой функции (должности, профессии);
• Структурного подразделения (если это было указано в договоре);
• Места работы (если в договоре указан конкретный адрес).

Временный перевод осуществляется на срок до одного года (или до выхода отсутствующего сотрудника). В этом случае в трудовой книжке запись не делается.

Постоянный перевод подразумевает, что изменения в условиях труда носят бессрочный характер. Именно в этом случае внесение записи в трудовую книжку (или формирование сведений в электронной форме) является обязательным.

Основания для перевода

Для того чтобы перевод считался законным, необходимо соблюдение следующих условий:

1. Согласие работника. В большинстве случаев перевод возможен только с письменного согласия сотрудника. Исключение составляют чрезвычайные ситуации (катастрофы, производственные аварии), но они носят временный характер.
2. Дополнительное соглашение. К трудовому договору обязательно подписывается дополнительное соглашение, в котором фиксируются новые условия (новая должность, отдел, оклад).
3. Приказ руководителя. Издается приказ (распоряжение) о переводе, с которым работник должен быть ознакомлен под роспись в течение трех дней.

Как правильно сделать запись в трудовой книжке

Запись вносится на основании приказа о переводе. Важно соблюдать хронологический порядок и использовать точные формулировки из штатного расписания и приказа.

Пошаговая инструкция:

Шаг 1. Графа 1 (№ записи). Указывается порядковый номер записи по возрастанию.

Шаг 2. Графа 2 (Дата). Вносится дата издания приказа о переводе (не дата подписания дополнительного соглашения и не дата фактического выхода на новую должность, если они отличаются).

Шаг 3. Графа 3 (Сведения о работе). Здесь формулируется сама запись. Она должна содержать:

• Указание на то, что работник переведен;
• Наименование нового структурного подразделения (если оно менялось);
• Новую должность (профессию) с указанием разряда или класса, если таковые имеються.

Пример правильной формулировки:
«Переведен в отдел маркетинга на должность старшего менеджера отдела маркетинга».

Шаг 4; Графа 4 (Основание). Указывается наименование, номер и дата документа-основания (приказа). Сокращения в этой графе не допускаются.

Частые ошибки при оформлении

При заполнении документов кадровики часто допускают ошибки, которые могут сделать запись недействительной:

• Использование сокращений. Слова «приказ», «отдел», «управление» должны писаться полностью.
• Несоответствие названий должностей. Должность в трудовой книжке должна дословно совпадать с названием в штатном расписании и приказе.
• Запись о временном переводе. Если перевод был временным, но длился более года, и сотрудник остался на этой должности на постоянной основе, необходимо оформить перевод задним числом или издать новый приказ о постоянном переводе с соответствующей записью.
• Отсутствие подписи. Запись должна быть заверена подписью ответственного лица и печатью организации (если она используется), а также подписью самого работника.

Электронные трудовые книжки (ЭТК)

С 2020 года в России внедрены электронные трудовые книжки. При переводе на постоянную основу работодатель обязан:

1. Внести сведения в систему Пенсионного фонда (СФР) не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем издания приказа.
2. Предоставить работнику выписку из сведений о трудовой деятельности (форма СТД-Р) по его запросу или при увольнении.

Для сотрудников, которые сохранили бумажную трудовую книжку, запись вносится и в бумажный, и в электронный формат одновременно.

Правильное оформление перевода на постоянную основу — это гарантия защиты прав как работодателя, так и работника. Ошибки в записях могут привести к тому, что период работы в новой должности не будет учтен при расчете льготного стажа или пенсии. Поэтому кадровым службам следует внимательно проверять соответствие записей в трудовой книжке текстам приказов и дополнительных соглашений.

Помните: любая запись в трудовой книжке должна быть обоснована документально и заверена надлежащим образом.