Перевод сотрудника на другую постоянную работу – один из наиболее часто встречающихся кадровых процессов в любой организации. Правильное оформление этого события в трудовой книжке имеет юридическую силу и защищает как работодателя, так и работника. В статье подробно рассматриваются:

• правовая база;
• когда запись обязательна;
• какие сведения необходимо указать;
• пошаговая инструкция по заполнению;
• образец записи;
• частые ошибки и рекомендации.

Правовая основа

Согласно статье 66 Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ) сведения о переводе работника на другую постоянную работу вносятся в трудовую книжку. Дополнительные требования содержатся в:

• Положении о порядке ведения трудовых книжек (утверждено постановлением Правительства РФ от № 173);
• Инструкции по заполнению трудовых книжек (ч. 3 п. 26 Инструкции Министерства труда и соц. защиты РФ).

Когда запись обязательна?

Запись в трудовую книжку требуется в следующих случаях:

1. Перевод работника на другую постоянную работу (другой должности, подразделения, организации‑участника).
2. Перевод в рамках кадрового реорганизационного процесса (слияние, разделение, реорганизация).
3. Перевод в связи с изменением условий труда, которые делают прежнюю должность недоступной.

Запись о временном переводе (по ст. 66 ТК РФ, п. 4 Правил) в трудовую книжку не вносится, однако если временный перевод переходит в постоянный – запись обязательна.

Сроки внесения записи

Запись должна быть внесена не позднее пяти рабочих дней со дня издания приказа о переводе. Если же перевод оформлен в течение испытательного срока, запись вносится в тот же срок, но в графе «Дата начала работы» указывается дата фактического начала новой должности.

Какие сведения необходимо указать?

Трудовая книжка имеет фиксированную форму. В графе 3 раздела «Сведения о работе» (стр. 2) вносятся следующие данные:

Пошаговая инструкция

1. Подготовка приказа. Составьте приказ о переводе, указав:
   • номер и дату приказа;
   • фамилию, имя, отчество работника;
   • новую должность, подразделение, оклад;
   • основание (перевод в связи с реорганизацией, перевод по желанию работника и т.п.).
2. Подписание приказа. Приказ подписывается уполномоченным лицом (директор, генеральный директор) и, при необходимости, согласуется с профсоюзом.
3. Уведомление работника. Работнику вручается копия приказа и подписывается акт о получении.
4. Внесение записи в трудовую книжку. Сотрудник (или уполномоченный кадровик) вносит запись в графу 3:
   • используя чернильную ручку (черный или синий цвет);
   • пишет разборчиво, без исправлений;
   • соблюдает порядок полей, как указано в таблице выше.
5. Подтверждение записи. После внесения записи работник ставит подпись и дату внизу страницы (стр. 2) в графе «Подпись работника».
6. Хранение документов. Приказ и копия записи хранятся в личном деле сотрудника в отделе кадров;

Образец записи в трудовой книжке

Ниже – типовой пример записи, соответствующий требованиям ТК РФ.

Дата перевода: 
Наименование организации: ОАО «Пример Индастриз», г. Москва
Должность: старший инженер‑технолог, отдел разработки
Ставка (оклад): 120 000 руб. в месяц
Основание перевода: приказ № 45/2026 от «О переводе Ивановой А.С. на должность старшего инженера‑технолога», в связи с реорганизацией отдела.

После записи работник ставит подпись: ______________________

Частые ошибки и как их избежать

• Запись в графу «Временный перевод». Временный перевод вносится в отдельный документ (приказ), но в трудовую книжку запись делается только при постоянном переводе.
• Неправильный порядок полей. Старайтесь строго следовать шаблону, иначе запись может быть признана недействительной.
• Использование исправлений. Любые исправления в трудовой книжке допускаются только в случае ошибки, но только с подписью и датой исправления. Лучше переписать запись в новой строке.
• Отсутствие подписи работника. Без подписи запись считается неполной и может вызвать споры при проверке.
• Слишком длительный срок внесения. Запись после пяти рабочих дней может привести к штрафу для работодателя (пункт 5.1.1 статьи 5.24 ТК РФ).

Вопросы и ответы (FAQ)

Вопрос: Нужно ли вносить запись, если перевод происходит в рамках единой группы компаний?

Да. Если перевод подразумевает изменение постоянного места работы (другая юридическая единица группы), запись обязательна.

Вопрос: Как оформить запись, если работник переводится на более низкую должность?

Оформление не меняется. В графе «Основание перевода» указывается причина (например, «по соглашению сторон»), а в поле «Ставка (оклад)» указывается новый размер заработной платы.

Вопрос: Можно ли использовать электронную трудовую книжку?

Да. В электронных трудовых книжках запись вносится автоматически при загрузке приказа в систему «Электронная трудовая книжка», но сроки и содержание остаются теми же.

Вопрос: Что делать, если запись была сделана с ошибкой?

Согласно пункту 33 Инструкции, необходимо:

1. Сделать исправление в той же строке, зачеркнув ошибочную часть одной линией;
2. Подписать и датировать исправление;
3. Приложить к личному делу копию приказа с указанием исправления.

Корректная запись о переводе на постоянную работу в трудовую книжку – важный элемент кадровой документации. Соблюдение правовых требований, точность заполнения и своевременность позволяют избежать конфликтов с контролирующими органами и защищают интересы обеих сторон.

Помните: без надлежащей записи в трудовой книжке перевод считается неоформленным, а это может привести к проблемам при расчете стажа, выплате пособий и при проверках инспекции труда.

Статья подготовлена . Для получения образцов приказов и дополнительных рекомендаций обращайтесь в отдел кадров вашей организации;