Одной из частых операций при кадровом делопроизводстве является перевод сотрудника на другую должность. Ситуация усложняется, если изначально перевод был оформлен как временный, но впоследствии он был признан постоянным. Как правильно отразить эту трансформацию в трудовой книжке? В этой статье разберем все нюансы на основе действующего законодательства и практики.
Ключевое отличие: временный перевод vs. постоянный перевод
Сначала важно понимать разницу:
- Временный перевод, это срочное назначение на другую должность (на срок до 1 месяца, если иное не установлено коллективным договором или локальным актом). Согласно п. 10 Правил ведения трудовых книжек, сведения о временных переводах в трудовую книжку не вносятся. Они фиксируются только в приказе и личной карточке работника (форма Т-2).
- Постоянный перевод, это изменение условий трудового договора в части работы по новой должности на неограниченный срок. Такая запись обязательно вносится в раздел «Сведения о работе» трудовой книжки.
Что делать, если временный перевод стал постоянным?
Если работодатель принял решение о преобразовании временного перевода в постоянный (например, продлил его сверх срока или изначально оформил неправильно), необходимо внести соответствующую запись в трудовую книжку. Это делается на основании двух документов:
- Приказ (распоряжение) о временном переводе (исходный документ).
- Приказ (распоряжение) о признании временного перевода постоянным (новый документ, который легализует фактическое состояние).
Порядок заполнения раздела «Сведения о работе»
Запись вносится не позднее 5 рабочих дней (часто ошибочно указывают недельный срок, но для переводов действует именно 5-дневный срок с даты издания приказа) со дня издания приказа о признании перевода постоянным. В графы вносится следующая информация:
| Графа | Что указывать | Пример |
|---|---|---|
| Порядковый номер записи | Следующий по порядку номер после последней записи о работе; | 4 |
| Дата записи | Дата фактического начала исполнения обязанностей по временному переводу (не дата нового приказа!). Это ключевой момент. | |
| Наименование структурного подразделения и должность | Указывается должность и подразделение, на которое сотрудник переведен на постоянной основе. | Отдел маркетинга, специалист по цифровым коммуникациям |
| Основание | Реквизиты двух приказов: о временном переводе и о признании его постоянным. Указываются номер и дата каждого. | Приказ от № 45-к (о временном переводе); Приказ от № 52-к (о признании постоянным) |
Важный нюанс по графе 3
В некоторых случаях, если запись о временном переводе была ошибочно внесена в трудовую книжку (что не должно было происходить), ее нужно признать недействительной. Тогда в графе 3 пишут: «Запись за № [предыдущий номер] недействительна, перевод являлся временным». Но чаще всего правильнее и проще просто внести новую корректную запись о постоянном переводе, как описано выше, без аннулирования старой (если она была).
Образец правильной записи
Предположим, сотрудник Иванов И.И. с 10 апреля 2024 г. временно переведен из отдела продаж в отдел маркетинга (приказ № 45-к от ). 20 апреля 2024 г. работодатель принял решение оставить его в отделе маркетинга на постоянной основе (приказ № 52-к от ).
Запись в трудовой книжке будет выглядеть так:
4 | | Отдел маркетинга, специалист по цифровым коммуникациям | Приказ от № 45-к; Приказ от № 52-к
Типичные ошибки и как их избежать
- Ошибка: В графе 2 указывается дата приказа о признании перевода постоянным (например, ).
Правильно: Указывается дата фактического начала временного перевода . - Ошибка: В графе 4 указывается только номер и дата нового приказа.
Правильно: Обязательно указываются реквизиты обоих приказов. - Ошибка: Внесение записи о временном переводе в раздел «Сведения о работе».
Правильно: Временный перевод не отражается в этом разделе. Если такая запись уже есть, ее нужно корректировать по описанной выше схеме. - Ошибка: Нарушение сроков (внесение записи спустя месяц).
Правильно: Вносить запись в течение 5 рабочих дней с даты издания приказа о признании перевода постоянным.
Оформление перевода временного сотрудника на постоянное место требует внимательности. Основное правило: в разделе «Сведения о работе» трудовой книжки фиксируется только постоянный перевод, причем с указанием даты его фактического начала и реквизитов обоих приказов (о временном переводе и о его преобразовании). Соблюдение этих требований защитит и работника, и работодателя от возможных споров в будущем, особенно при увольнении или расчете стажа.
Примечание: Настоящая статья носит информационно-справочный характер. В спорных ситуациях необходимо обращаться к актуальной редакции Трудового кодекса РФ, Правилам ведения и хранения трудовых книжек и консультироваться с юристом.