Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. Одним из частых кадровых событий, требующих грамотного оформления, является перевод сотрудника. В зависимости от вида перевода (внутренний, внешний, по медицинским показаниям) порядок внесения записей будет отличаться. В данной статье мы подробно разберем, как правильно фиксировать сведения о переводе в бумажной трудовой книжке с учетом актуальных требований законодательства.

Общие правила внесения записей о переводе

Прежде чем перейти к конкретным примерам, важно усвоить несколько базовых принципов ведения трудовых книжек:

• Только постоянные переводы. В трудовые книжки вносятся записи исключительно о постоянных переводах. Сведения о временных переводах (например, на время декретного отпуска другой сотрудницы) в трудовую книжку не заносяться.
• Переход на электронный формат. В связи с постепенным переходом на электронные трудовые книжки (ЭТК), записи продолжают вестись в бумажных вариантах для тех сотрудников, которые сохранили за собой право на бумажный формат. Если работник перешел на ЭТК, бумажная книжка выдается ему на руки, а дальнейшие сведения ведутся только в электронном виде.
• Основное место работы. Запись о переводе делается только в том случае, если работник трудится у вас по основному месту работы. По совместительству записи вносятся только по желанию самого работника.

Внутренний перевод на другую должность или в другой отдел

Внутренний перевод означает, что сотрудник продолжает работать у того же работодателя, но меняет свою должность, профессию или структурное подразделение.

Перевод на другую должность в том же подразделении

Если работник меняет должность, но остается в том же структурном подразделении, в графе 3 раздела «Сведения о работе» указывается: «Переведен(а) на должность [название новой должности]».

Перевод в другое структурное подразделение

Здесь важно учитывать нюанс с дублированием наименования подразделения. Если в трудовом договоре изначально было указано конкретное структурное подразделение, то при переводе на другую должность в этом же подразделении или при переходе в другой отдел, наименование нового структурного подразделения обязательно должно быть указано в записи.

Образец записи о постоянном внутреннем переводе выглядит следующим образом:

1. Графа 1 — ставится порядковый номер записи.
2. Графа 2, указывается дата фактического начала исполнения работником обязанностей в связи с переводом.
3. Графа 3 — вносится сама формулировка: «Переведен(а) в [наименование структурного подразделения] на должность [наименование должности]».
4. Графа 4 — указывается реквизит приказа работодателя (дата и номер), на основании которого произведен перевод.

Признание временного перевода постоянным

В практике встречаются ситуации, когда временный перевод становится постоянным. В таком случае в трудовую книжку вносится соответствующая запись. В графе 2 при этом ставится дата фактического начала исполнения работником обязанностей еще в статусе временного перевода, а в графе 3 указывается, что временный перевод признан постоянным, с указанием структурного подразделения и должности.

Внешний перевод на работу в другую организацию

Перевод к другому работодателю (на другое предприятие) — это более сложная процедура, так как она подразумевает увольнение от прежнего работодателя и прием к новому. Процесс оформления выглядит так:

1. Увольнение от прежнего работодателя. Отдел кадров прежней организации оформляет приказ о расторжении трудового договора в связи с переводом по унифицированной форме Т-8. Основанием выступает пункт 5 части первой статьи 77 ТК РФ. В трудовую книжку вносится запись об увольнении, например: «Уволен в связи с переводом на постоянную работу в организацию [наименование новой организации]». Также закрывается личная карточка сотрудника.
2. Прием новым работодателем. Трудовой договор с новой организацией заключается с первого рабочего дня, следующего за днем увольнения с предыдущей работы (если соглашением сторон не предусмотрено иное). Новый работодатель вносит в трудовую книжку запись о приеме на работу, например: «Принят в [наименование структурного подразделения] на должность [наименование должности] в порядке перевода из [наименование прежней организации]».

Перевод по медицинским показаниям

Особого внимания требует перевод сотрудника по медицинским показаниям. Если работник нуждается в переводе на другую работу в соответствии с медицинским заключением, но такой перевод не может быть осуществлен (или работник отказывается от предложенных вакансий), трудовой договор расторгается на основании пункта 8 части 1 статьи 77 ТК РФ.

Если перевод состоялся, в трудовую книжку вносится стандартная запись о постоянном переводе на соответствующую должность. Если же перевод по медицинским показаниям не состоялся и последовало увольнение, в трудовую книжку (в случае ее ведения) вносится запись об увольнении по указанному основанию.

Правильное внесение записей о переводе в трудовую книжку — это залог отсутствия проблем при назначении пенсии и подтверждении стажа. Кадровому специалисту необходимо четко различать виды переводов, помнить, что временные переводы не фиксируются на бумаге, и строго соблюдать последовательность заполнения граф раздела «Сведения о работе». Внимательность к формулировкам и соблюдение актуального Порядка ведения и хранения трудовых книжек помогут избежать ошибок и судебных разбирательств с сотрудниками.