Работа по совместительству — распространённая практика, но её правильное отражение в трудовой книжке часто вызывает вопросы у работников и кадровиков․ Особенно сложной становится ситуация, когда сотрудник, работавший по совместительству, переводится на эту же должность в основной штат․ В этой статье подробно разберём, как правильно оформить записи в трудовой книжке в таких случаях, основываясь на действующем трудовом законодательстве и разъяснениях контролирующих органов․

Общие правила внесения записей о совместительстве

Согласно Трудовому кодексу РФ и Положению о порядке ведения и хранения трудовых книжек, записи о работе по совместительству производятся на основании документов, подтверждающих факт трудоустройства и увольнения с этой работы․

Когда вносить запись?

• По общему правилу — после увольнения с работы по совместительству․ Это позволяет сделать единую итоговую запись вместо нескольких отдельных (о приёме, переводах, увольнении)․
• По желанию работника — запись может быть внесена и в период работы по совместительству, но это менее практично․

Кто вносит запись?

• Запись вносит работодатель по месту основной работы на основании документа от организации, где осуществлялось совместительство (приказ, уведомление о приёме/увольнении)․
• Если работник уже не числится на основной работе, он вправе обратиться к работодателю, у которого работал по совместительству, для внесения записи․

Как вносить: хронологически или блоком?

Допускаются оба варианта:

• Хронологически, отдельные записи о приёме на совместительство, переводах и увольнении․
• Блоком — одновременно запись о приёме и об увольнении с совместительства (после прекращения трудовых отношений)․ Это предпочтительный и более чистый вариант․

Перевод совместителя в основной штат: особый случай

Если сотрудник, работавший по совместительству, переводится на эту же должность в основной штат (т․е․ эта работа становится для него единственной и основной), требуется двойная запись в трудовой книжке․

Алгоритм действий:

1. Внести запись об увольнении с основной работы (той, которая была до перевода на совместительство в основной штат)․ Это нужно, чтобы в трудовой книжке не было двух одновременных записей о работе на одном предприятии в разных статусах․
2. Внести запись о приёме на работу в качестве штатного сотрудника (не совместителя) на ту же должность, которую он занимал по совместительству․

Важные нюансы:

• Если запись о совместительстве уже была внесена ранее (блоком), то при переводе в основной штат не нужно её переделывать․ Достаточно сделать две новые записи, как указано выше․
• В электронном отчёте СЗВ-ТД в графе 3 «Сведения о приёме, переводе, увольнении» для периода совместительства указывается код «1» (совместитель), а для периода после перевода в основной штат — код «0» (основное место работы)․

Внутреннее совместительство: упрощённый порядок

Если совместительство осуществляется внутри одной организации (работник совмещает должности в одном и том же юридическом лице), порядок упрощается․

• Запись о переводе на другую должность (в т․ч․ с совместителя в основной штат) вносится тем же работодателем на основании его внутреннего приказа․
• Не требуется запрашивать документы из другой организации, так как всё происходит в рамках одного работодателя․
• В трудовой книжке будет просто последовательная запись о переводе на другую постоянную работу с указанием нового статуса (основное место работы)․

Пошаговая инструкция для работника

Если вы работали по совместительству и хотите, чтобы эта работа была отражена в трудовой книжке (особенно при переводе в основной штат), следуйте этим шагам:

1. Обратитесь с письменным заявлением к руководителю своего основного места работы․ В заявлении укажите, что просите внести запись о работе по совместительству в организацию «Название» с «дата» по «дата» и приложите документы (копию приказа о приёме/увольнении с места совместительства)․
2. Если вы уже уволились с основной работы, обращайтесь с заявлением к работодателю, у которого работали по совместительству․
3. При переводе совместителя в основной штат (в той же организации) заявление подаётся руководителю этой организации с просьбой внести две записи: об увольнении с предыдущей основной работы и о приёме на работу в качестве штатного сотрудника;
4. Проверьте внесённую запись на соответствие документам: даты, должность, основание (ссылка на номер и дату приказа), подпись ответственного лица и печать организации․

Что должен сделать работодатель (кадровик)

1. Получить от работника заявление и документы, подтверждающие работу по совместительству (приказы о приёме, переводе, увольнении)․
2. Проверить правильность данных: ФИО, даты, должность, основание (номер и дата приказа)․
3. Внести запись в трудовую книжку․ Рекомендуемый вариант — блоком (приём и увольнение) после прекращения трудовых отношений по совместительству․
4. При переводе совместителя в основной штат:
   • Сначала вносится запись об увольнении с предыдущей основной работы (если она была)․
   • Затем — запись о приёме на работу в качестве штатного сотрудника․
5. Оформить запись: указать дату, текст записи, номер и дату соответствующего приказа (в графе 4), подпись ответственного лица (обычно начальника отдела кадров или HR-менеджера) и печать организации․
6. Сделать отметку в личной карточке работника (если она ведётся) и в электронной базе данных․

Частые ошибки и как их избежать

• Ошибка: Внесение записи о совместительстве без заявления работника․
  Решение: Запись вносится только по письменному заявлению сотрудника․
• Ошибка: Указание в записи «совместитель» в графе «должность»․
  Решение: Должность указывается как обычно (например, «инженер»), а статус «совместитель» отражается либо в тексте записи, либо в электронном отчёте СЗВ-ТД (код «1»)․
• Ошибка: При переводе в основной штат не делается запись об увольнении с предыдущей основной работы․
  Решение: Обязательно вносите две последовательные записи, чтобы избежать «двойного» трудоустройства․
• Ошибка: Отсутствие ссылки на приказ в графе 4․
  Решение: Всегда указывайте номер и дату приказа, на основании которого вносится запись․
• Ошибка: Внесение исправлений в уже существующую запись (зачёркивание, подчистка)․
  Решение: Если запись была сделана ошибочно, её нельзя исправлять․ Нужно сделать новую, правильную запись с ссылкой на приказ об исправлении ошибки․

Правильное оформление записей о совместительстве и переводе в основной штат в трудовой книжке — это забота как работника, так и работодателя․ Соблюдение простых правил:

• работайте только на основании документов (приказы);
• вносите записи по заявлению работника;
• при переводе в основной штат сначала фиксируйте увольнение с предыдущей основной работы;
• делайте ссылки на приказы и ставьте печать․

— позволит избежать проблем в будущем, особенно при расчёте пенсии или при трудоустройстве в другую организацию․ В случае сомнений всегда уточняйте детали у юриста или в консультационном центре по трудовым вопросам․