Ситуация, когда сотрудник, работающий в организации по совместительству, переходит на основную работу (или наоборот), является довольно распространенной. Однако порядок оформления таких изменений в трудовой книжке часто вызывает вопросы у кадровиков и самих работников. В данной статье мы подробно разберем, как правильно внести запись о переводе внешнего совместителя на основную должность, какие существуют нюансы в 2026 году и как избежать ошибок при заполнении документов.
Правовые основы и особенности процедуры
Важно понимать, что в Трудовом кодексе РФ не прописан единый жесткий алгоритм под названием «перевод совместителя в штат». На практике сложилось два основных подхода к оформлению таких отношений, и выбор конкретного варианта зависит от кадровой политики организации и желания сторон:
- Перевод без увольнения. Сотрудник продолжает работать в той же организации, но меняется статус его занятости (с совместительства на основное место). Это наиболее распространенный и удобный вариант.
- Увольнение и новый прием. Сотрудник увольняется с должности совместителя и в тот же день принимается на основную работу. Этот вариант используется реже, так как требует разрыва трудового стажа (хоть и минимального) и оформления большего количества документов;
В данной статье мы сосредоточимся на первом варианте — переводе без увольнения, так как он сохраняет непрерывность трудового договора и является более предпочтительным для работника.
Порядок внесения записи в бумажную трудовую книжку
Если у сотрудника ведется бумажная трудовая книжка и запись о работе по совместительству в нее уже была внесена ранее (что возможно только по желанию работника и при предоставлении им основной трудовой книжки), то процедура изменения статуса выглядит следующим образом.
Шаг 1: Издание приказа
Работодатель издает приказ о переводе работника с работы по совместительству на основную работу. Унифицированной формы такого приказа нет, поэтому он составляется в произвольной форме. В приказе обязательно указывается:
- Дата, с которой работа становится основной;
- Новый режим рабочего времени;
- Сохранение должности (или ее изменение, если это также часть перевода).
Шаг 2: Внесение записи в трудовую книжку
Запись вносится в раздел «Сведения о работе». Ключевой момент здесь — правильная формулировка; Поскольку формально происходит смена статуса занятости, запись должна отражать факт признания работы основной.
Правила заполнения граф:
- Графа 1: Порядковый номер записи (следует за последней записью).
- Графа 2: Дата, с которой работа признается основной (дата начала исполнения обязанностей в новом статусе, указанная в приказе).
- Графа 3: Текстовая часть записи. Здесь необходимо указать, что работа по совместительству стала основной.
Пример формулировки: «Работа по совместительству стала основной работой». - Графа 4: Номер и дата приказа, на основании которого внесена запись.
Важное уточнение: Если ранее в трудовую книжку не вносилась запись о работе по совместительству (сотрудник просто не просил об этом), то вносить ретроспективно ничего не нужно. В таком случае, при переходе на основную работу, вносится обычная запись о приеме на работу с указанием даты начала работы по основному месту.
Электронная трудовая книжка и отчетность СЗВ-ТД (СТД-Р)
В 2026 году большинство работодателей ведут электронные трудовые книжки. При переводе внешнего совместителя на основную работу необходимо передать сведения в Социальный фонд России (СФР).
Какое мероприятие указывать?
При формировании формы СЗВ-ТД (или СТД-Р) в случае перевода без увольнения, в поле «Кадровое мероприятие» следует выбирать код, соответствующий переводу. Согласно разъяснениям Минтруда и Роструда, используется мероприятие: «Перевод с работы по совместительству на основную работу».
Сроки подачи отчетности
Сведения о переводе необходимо представить в СФР не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем издания приказа о переводе. Это стандартный срок для кадровых изменений, не связанных с приемом или увольнением.
Типичные ошибки и как их избежать
При оформлении перехода сотрудника из статуса совместителя в штатного работника часто допускаются следующие ошибки:
- Неверная формулировка. Кадровики иногда пишут «Принят на основную работу», хотя трудовой договор с сотрудником уже действовал. Правильнее писать о признании работы основной или переводе.
- Нарушение хронологии. Запись о том, что работа стала основной, вносится только после того, как сотрудник предоставил трудовую книжку (если она бумажная) и издан соответствующий приказ.
- Игнорирование электронного формата. Забывают подать форму СЗВ-ТД, считая, что раз увольнения не было, то и сообщать некуда. Это нарушение, влекущее штрафы.
- Двойная запись. Не нужно вносить запись об увольнении с совместительства и сразу же о приеме. Это разрывает стаж и юридически неверно при оформлении через перевод.
Резюме
Перевод внешнего совместителя на основную работу — это процедура, требующая внимательного отношения к деталям заполнения трудовой книжки и своевременной отчетности. Главное правило: если запись о совместительстве уже есть в трудовой, следующая запись должна гласить о том, что данная работа стала основной. Все изменения фиксируются приказом работодателя и отражаются в отчетности перед СФР до 25 числа следующего месяца.
Соблюдение этих правил гарантирует сотруднику сохранение непрерывного трудового стажа, а работодателю — отсутствие проблем при проверках трудовой инспекции.