Оформление кадровых документов всегда требует повышенного внимания, а когда речь заходит о внутреннем совместительстве, у специалистов отдела кадров возникает множество вопросов․ Одним из самых частых затруднений является правильное внесение записи в трудовую книжку при переводе внутреннего совместителя на другую должность․ В этой статье мы подробно разберем все нюансы данного процесса, опираясь на действующие нормы Трудового кодекса РФ и актуальные Правила ведения трудовых книжек․
Что такое внутреннее совместительство и перевод?
Для начала важно четко разграничить понятия․ Внутреннее совместительство — это выполнение работником другой регулярной оплачиваемой работы в свободное от основной работы время у того же работодателя (ст․ 282 ТК РФ)․ При этом с работником заключается отдельный трудовой договор․
Согласно статье 72․1 ТК РФ, перевод — это постоянное или временное изменение трудовой функции работника или структурного подразделения, в котором работает сотрудник․ Важно помнить ключевое правило: в трудовые книжки вносятся записи только о постоянных переводах․ Сведения о временных переводах в трудовые книжки не заносятся․
Нужно ли вносить запись о переводе внутреннего совместителя?
Этот вопрос вызывает больше всего споров․ Согласно пункту 3․1 Инструкции по заполнению трудовых книжек (утв․ Постановлением Минтруда РФ от № 69), запись о работе по совместительству вносится в трудовую книжку по основному месту работы только по желанию самого работника․
Что же касается перевода совместителя на другую должность? Трудовой кодекс не содержит однозначных указаний или запретов на этот счет․ Однако кадровая практика и разъяснения экспертов сходятся в следующем: если запись о приеме на работу по внутреннему совместительству уже была внесена в трудовую книжку, то при постоянном переводе этого совместителя на другую должность запись о переводе обязательно нужно сделать․
Если же ранее работник не просил вносить запись о работе по совместительству, то и запись о его переводе как совместителя делать не нужно․
Правила внесения записи о переводе
Если сотрудник работает у одного работодателя и на основной должности, и по внутреннему совместительству, и обе должности меняются (или меняется только должность по совместительству), записи вносятся отдельно для каждого договора․
Особенности формулировок и структурных подразделений
Формулировка перевода указывается в графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки․ Здесь важно учитывать следующие нюансы:
- Изменение должности без изменения подразделения: Если структурное подразделение не меняется, а меняется только должность, дублировать название подразделения в записи о переводе не нужно․ Достаточно указать: «Переведен на должность [наименование должности]»․
- Перевод в иное структурное подразделение: Если перевод осуществляется в другое подразделение (как внутреннее, так и обособленное), это необходимо отразить в записи․ Формулировка будет звучать так: «Переведен в [наименование структурного подразделения] на должность [наименование должности]»․
- Когда запись о подразделении можно не вносить: Если в самой организации нет структурных подразделений, и в трудовом договоре оно не указано, упоминать его в трудовой книжке, естественно, не нужно․
Пошаговая инструкция заполнения граф
В разделе «Сведения о работе» в виде таблицы необходимо заполнить четыре графы:
- Графа 1: Ставится порядковый номер записи (сквозная нумерация)․
- Графа 2: Указывается дата перевода (арабскими цифрами, например: )․
- Графа 3: Вносится сама формулировка перевода․ Например: «Переведен на должность менеджера по продажам по совместительству»․ Если ранее в графе 3 наименование структурного подразделения не указывалось, его можно указать при переводе, если подразделение меняется․
- Графа 4: Указывается реквизит приказа работодателя, на основании которого произведен перевод (дата и номер)․ Например: «Приказ от № 34-к»․
Трансформация временного перевода в постоянный
На практике часто встречается ситуация, когда сотрудника временно переводят на другую должность (например, на время декрета другой сотрудницы), а затем временный перевод трансформируется в постоянный․ Как это оформить?
В таком случае в графе 3 делается запись о том, что временный перевод стал постоянным․ Формулировка может быть следующей: «Временный перевод на должность [наименование] стал постоянным»․ В графе 4 указывается приказ (или дополнительное соглашение к трудовому договору), которым оформлен этот переход․
Специфические ситуации
Совместитель становится основным сотрудником
Часто бывает так, что должность по совместительству для работника становится основной, а основная прежняя должность прекращает свое действие․ В этом случае важно не просто сделать запись о переводе, а отразить изменение статуса работы․
В графе 3 следующей за записью о совместительстве строке делается отметка: «Работа в должности [наименование должности] становится основной с [дата перехода сотрудника с совместительства на основную работу]»․ В графе 4 указывается документ-основание (приказ)․
Перевод с основного места работы на совместительство
Иногда происходит обратный процесс: основная работа становиться совместительством․ Здесь кадровики часто сталкиваются с трудностями, так как ТК РФ прямо не регулирует этот процесс․ На практике это оформляется через увольнение с основного места работы и последующий прием на работу по совместительству (либо заключение дополнительного соглашения к уже существующему договору по совместительству с внесением соответствующих записей в трудовую книжку)․
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
Не стоит забывать, что с 2020 года в России действуют электронные трудовые книжки․ При постоянном переводе работника работодатель обязан не только внести запись в бумажную трудовую книжку (если работник от нее не отказался), но и представить соответствующие сведения в Социальный фонд России (СФР)․
При переводе совместителя необходимо сдать отчет по форме ЕФС-1 (подраздел 1․1 «Сведения о трудовой деятельности»)․ Это нужно сделать не позднее 15 числа месяца, следующего за месяцем перевода․
Внесение записи о переводе внутреннего совместителя на другую должность — процесс, требующий соблюдения сразу нескольких условий: перевод должен быть постоянным, а запись о самом факте работы по совместительству должна присутствовать в трудовой книжке․ Главное — четко формулировать основания перевода, правильно указывать структурные подразделения и своевременно отражать все изменения как в бумажном документе, так и в электронном отчете․ Внимательное отношение к этим деталям позволит избежать штрафов со стороны контролирующих органов и обеспечит работнику корректный стаж для будущей пенсии․