Первая запись в трудовой книжке о приеме на работу — это не просто формальность․ Это юридически значимый акт‚ подтверждающий начало трудовых отношений и заложивший основу для формирования пенсионного стажа работника․ Особенно важно правильно оформить такую запись‚ если работник уже имеет трудовой стаж — это влияет на расчет пенсии‚ компенсаций и права на льготы․ В 2026 году правила ведения трудовых книжек остались неизменными в ключевых аспектах‚ но появились новые нюансы при взаимодействии с электронными трудовыми книжками (ЭТК)․

Когда и зачем оформляется первая запись?

Согласно п․ 9 Порядка ведения и хранения трудовых книжек‚ утвержденного Приказом Минтруда России от № 69 (в редакции 2026 года)‚ работодатель обязан внести запись о приеме на работу в трудовую книжку сотрудника не позднее 5 рабочих дней со дня издания приказа о приеме․

Это требование распространяется на:

• Работников‚ впервые поступающих на работу и получающих бумажную трудовую книжку;
• Работников‚ имеющих предыдущий стаж‚ но не перешедших на электронный учет (ЭТК);
• Сотрудников‚ которые представили бумажную трудовую книжку с предыдущими записями․

Важно: если работник впервые устраивается на работу и выбрал электронную трудовую книжку (согласно ч․ 8 ст․ 2 Федерального закона № 439-ФЗ от )‚ бумажная трудовая книжка не оформляется и не заполняется․ Вместо нее работодатель вносит данные в информационную систему Пенсионного фонда России (ПФР) на основании справки СТД-Р или СТД-СФР․

Как правильно оформить первую запись о приеме на работу со стажем?

Запись вносится в раздел «Сведения о работе» трудовой книжки․ Ниже, пошаговая инструкция с примером․

Шаг 1: Заполнение ьного листа

Перед внесением записи о приеме на работу обязательно заполните ьный лист:

• Фамилия‚ имя‚ отчество — полностью‚ как в паспорте;
• Дата рождения — в формате ДД․ММ․ГГГГ;
• Образование — указывается по документам (среднее‚ высшее и т․д․);
• Профессия (специальность), по диплому или аттестату;
• Подпись работника, обязательна;
• Подпись ответственного лица (кадровика или руководителя);
• Печать организации, ставится только при выдаче трудовой книжки впервые (если работник не предоставил свою)․

❗ Важно! Если трудовая книжка выдается работнику впервые‚ печать обязательна․ Если работник предоставил книжку с предыдущими записями, печать ставится только на ьном листе при выдаче дубликата или вкладыша․

Шаг 2: Заполнение раздела «Сведения о работе»

В графе 3 () указывается полное наименование организации — никаких сокращений!

✅ Правильно: Общество с ограниченной ответственностью «ГАК»
❌ Неправильно: ООО «ГАК»

Под заголовком заполняются графы:

Пример записи:

1. 1
2. Общество с ограниченной ответственностью «ГАК»
3. Принят на работу в качестве главного бухгалтера на основании приказа № 12-п от

❗ Важные правила:

• Слово «приказ» пишется полностью — не «п․» или «прик․»;
• Должность указывается точно так‚ как в штатном расписании и трудовом договоре;
• Если работник имеет стаж‚ это не отражается в самой записи — стаж подтверждается предыдущими записями в книжке;
• Запись должна быть хронологически последовательной — если у работника уже есть записи о предыдущих местах работы‚ они остаются не тронутыми‚ новая запись добавляется в конец раздела․

Что делать‚ если работник уже имеет ЭТК?

Если работник ранее подал заявление о переходе на электронную трудовую книжку‚ он должен предоставить работодателю:

• Справку по форме СТД-Р от предыдущего работодателя, содержит все записи о трудовой деятельности;
• Или справку об общем страховом стаже по форме СТД-СФР — выдается ПФР и содержит данные о стаже и заработке․

В этом случае бумажная трудовая книжка не заполняется․ Работодатель вносит данные о приеме в Единую информационную систему ПФР‚ а работник получает доступ к своей ЭТК через портал Госуслуг или личный кабинет на сайте ПФР․

Ошибки при оформлении и как их исправлять

Частые ошибки:

• Использование сокращений в названии организации;
• Неправильное написание слова «приказ»;
• Отсутствие подписи или печати;
• Запись внесена позже 5 дней после приказа;
• Запись о приеме сделана без указания должности или основания․

Как исправить ошибку?

Согласно п․ 40 Порядка № 69‚ ошибки исправляются путем признания записи недействительной:

1. Вносится новая запись: «Запись о приеме на работу № 1 от признана недействительной»;
2. Указывается причина (например‚ «ошибка в наименовании организации»);
3. Новая корректная запись вносится следующей по порядку;
4. Обе записи подписываются и заверяются печатью․

❗ Запрещено зачеркивать‚ исправлять карандашом‚ использовать корректор или вырывать страницы!

Особенности для генеральных директоров и руководителей

Если работник — генеральный директор‚ который принимается на работу впервые в данной организации:

• Запись оформляется на основании решения собрания участников (акционеров) или учредительного документа;
• Основанием в трудовой книжке указывается: «Принят на работу в качестве генерального директора на основании решения собрания участников ООО «ГАК» от »;
• При увольнении при ликвидации компании — сначала вносится запись о приеме (если не была)‚ затем — о прекращении трудовых отношений․

Проверка и контроль

Работник имеет право:

• Проверить все записи в трудовой книжке в течение 5 дней после внесения;
• Требовать дубликат‚ если книжка утеряна или повреждена;
• Обратиться в ПФР или суд‚ если стаж не учтен или записи отсутствуют․

Рекомендуется:

• Сверять каждую запись с приказом и трудовым договором;
• Хранить копии приказов не менее 75 лет (по закону о документах);
• При переходе на ЭТК — подавать заявление в ПФР заранее‚ чтобы избежать потери стажа․

Первая запись в трудовой книжке — это не просто бумажка․ Это основа для:

• Начисления пенсии;
• Подтверждения стажа для льгот;
• Получения компенсаций при увольнении;
• Проверки со стороны ПФР и трудовой инспекции․

Ошибки в этой записи могут привести к потере нескольких лет стажа‚ что в итоге снизит размер пенсии на десятки тысяч рублей․ Поэтому к оформлению нужно относиться с максимальной ответственностью․

💡 Совет кадровику: Всегда используйте шаблоны заполнения‚ проверяйте записи по приказам‚ обучайте сотрудников отдела кадров и переходите на электронные трудовые книжки, это гарантия сохранности данных и снижение рисков ошибок․

Помните: «Трудовая книжка — это история вашей профессиональной жизни․ Записывайте ее правильно — она будет служить вам десятилетиями»․