Цель статьи – дать полное представление о том, как правильно оформить постоянный перевод сотрудника в бумажной трудовой книжке, какие документы нужны, какие реквизиты указываются и какие ошибки часто допускаются.

Правовая база

Оформление переводов регулируется Трудовым кодексом РФ (ст. 81‑84), Приказом Минтруда России от № 1н (положения о заполнении трудовой книжки) и методическими рекомендациями (КонсультантПлюс, 2026 г.).

• Перевод может быть внутренним (внутри одного работодателя) и внешним (при переходе в другую организацию).
• Перевод может быть временным (до 6 месяцев) и постоянным. Временный перевод в трудовую книжку не вносится, но при его признании постоянным запись обязана быть сделана.
• Для оформления постоянного перевода необходимо приказ работодателя, в котором указаны дата, основание и новые должностные обязанности.

Какие документы нужны

1. Приказ о переводе (образец ЕФС‑1). В нем указываются:
   • Дата приказа;
   • Номер приказа;
   • Основание (например, «в связи с реорганизацией отдела»);
   • Наименование новой должности, структурного подразделения;
   • Дата начала исполнения обязанностей.
2. Согласие работника (если требуется по внутренним правилам).
3. Дополнительное соглашение к трудовому договору (при изменении условий труда).
4. Если перевод был временным, нужен также приказ о признании его постоянным (в котором указываются реквизиты предыдущего временного приказа).

Порядок внесения записи в трудовую книжку

Где вносится запись

Запись делается в разделе «Сведения о работе» (страницы 2‑5 в традиционной трудовой книжке). В таблице указываются четыре графы:

• 1 – Порядковый номер записи;
• 2 – Дата фактического начала исполнения обязанностей;
• 3 – Наименование новой должности (полностью, без сокращений);
• 4 – Реквизиты приказа (номер, дата).

Пошаговая инструкция

1. Определить дату начала постоянного перевода. Это дата, указанная в приказе о признании перевода постоянным (или в самом приказе, если перевод сразу постоянный).
2. Присвоить порядковый номер. Если в книжке уже есть записи, номер берётся следующий по порядку (например, 3, если уже есть две записи).
3. Записать дату в графу 2. Формат – «ДД.ММ.ГГГГ». Пример: «».
4. Указать наименование должности в графе 3. Пример: «директор отдела продаж».
5. Внести реквизиты приказа в графу 4. Пример: «Приказ № 45 от ». Если перевод стал постоянным после временного, указываются оба приказа: «Приказ № 12 от (временный) и Приказ № 45 от (постоянный)».
6. Подписать запись. Запись подписывается руководителем организации (или уполномоченным лицом) и ставится печать;
7. Проверить запись. Убедиться, что все данные совпадают с приказом и трудовым договором.

Образцы записей

Пример постоянного перевода без предшествующего временного

1 Ведущий менеджер отдела продаж Приказ № 23 от 

Пример признания временного перевода постоянным

2 Заместитель руководителя проекта Приказ № 12 от (временный) - Руководитель проекта Приказ № 45 от (постоянный)

Пример записи при переводе в другую компанию (при сохранении бумажной книжки)

4 Директор филиала «Север» Приказ № 78 от (перевод в другую организацию) - Уволен по собственному желанию Приказ № 79 от 

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли вносить запись о временном переводе?

Нет. Временный перевод в трудовую книжку не фиксируется. При его признании постоянным вносятся новые записи, где указываются реквизиты обоих приказов.

Что делать, если сотрудник уже имеет запись о предыдущем постоянном переводе?

Внести новую запись с новым порядковым номером, указав дату начала нового назначения и реквизиты нового приказа.

Какая дата ставится в графу 2 – дата приказа или дата начала работы?

В графу 2 ставится дата фактического начала исполнения обязанностей, указанная в приказе. Если в приказе указана другая дата, следует использовать её.

Нужно ли ставить подпись сотрудника рядом с записью?

Подпись сотрудника в трудовой книжке не требуется. Подписывается только лицо, вносящее запись (руководитель или уполномоченный).

Можно ли исправить ошибку в записи?

Да, но только путем зачеркивания ошибочного текста одной линией, подписи лица, вносящего исправление, и указания правильных данных рядом.

Типичные ошибки и как их избежать

• Отсутствие реквизитов приказа. Всегда указывайте номер и дату приказа.
• Неправильный формат даты. Дата должна быть в виде ДД.ММ.ГГГГ без сокращений.
• Пропуск графы 1 (порядковый номер). Нумерация обязательна, иначе запись считается недействительной.
• Запись временного перевода как постоянного. Сначала вносится запись только после признания перевода постоянным.
• Отсутствие подписи и печати. Без подписи руководителя и печати запись считается незавершённой.

Оформление постоянного перевода в трудовой книжке – процесс, требующий точного соблюдения формы и наличия всех необходимых документов. Правильная запись гарантирует юридическую чистоту кадровых действий и защищает как работодателя, так и работника.

Помните, что каждая запись должна быть проверена на соответствие приказу, трудовому договору и действующему законодательству. При возникновении сомнений лучше проконсультироваться с юристом или специалистом по кадрам.