В 2026 году кадровое делопроизводство в России вышло на новый уровень. С 1 января 2026 года завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это означает, что бумажный формат окончательно ушел в прошлое для новых записей, а весь трудовой стаж теперь фиксируется исключительно в цифровом виде в системе Социального фонда России (СФР). Однако принципы внесения записей остались прежними: они должны быть точными, своевременными и соответствовать законодательству.

В этой статье мы подробно разберем, как правильно оформить прием сотрудника на работу в условиях полностью цифрового документооборота, какие сроки соблюдать и как выглядит правильный «пример» записи.

Правовые основы и переход на ЭТК

Основным документом, регламентирующим порядок заполнения, является Трудовой кодекс РФ и постановления правительства, касающиеся ведения электронных сведений о трудовой деятельности.

Когда необходимо заполнить запись?

Критически важно соблюдать сроки. Согласно актуальному законодательству:

• Запись о приеме на работу должна быть сформирована в системе ЭТК не позднее следующего рабочего дня после издания приказа о приеме.
• Ранее существовавшие сроки в 5 дней или месяц упразднены в пользу оперативности цифрового обмена данными.

Если вы опоздаете с подачей сведений, это может повлечь за собой административную ответственность и штрафы для организации.

Пошаговый алгоритм: пример заполнения при приеме на работу

Процесс оформления сотрудника теперь выглядит как взаимодействие работодателя с информационной системой СФР. Рассмотрим детально, какие данные необходимо внести.

Шаг 1. Издание приказа

На основании подписанного трудового договора работодатель издает приказ (распоряжение) о приеме на работу. Сотрудник должен быть ознакомлен с приказом под роспись (в электронном виде с использованием ЭЦП или на бумаге).

Шаг 2. Формирование электронной записи

В системе кадрового учета или через портал СФР заполняется форма сведений о трудовой деятельности. Вот какие поля являются обязательными:

1. Дата события: указывается фактическая дата начала работы (дата приема).
2. Кадровое мероприятие: выбирается код «ПРИЕМ» (или соответствующий цифровой код мероприятия).
3. Наименование организации: полное и сокращенное название (берется из учредительных документов).
4. Дата приказа: дата издания распорядительного документа.
5. Номер приказа: номер приказа о приеме.
6. Должность (профессия): указывается точно так, как в штатном расписании и трудовом договоре. Важно: если должность предполагает льготы или досрочную пенсию, название должно строго соответствовать квалификационным справочникам.
7. Подразделение: отдел, цех или департамент.
8. Условия работы: указывается, является ли работа основной, совместительством (внутренним или внешним), временной или постоянной.

Шаг 3. Подписание и отправка

Документ подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) уполномоченного лица и отправляется в СФР. После успешной проверки системой запись считается внесенной в трудовой стаж сотрудника.

Типичные ошибки при заполнении

Даже в электронном формате важно помнить о точности. Вот примеры ошибок, которых следует избегать:

• Неточное название должности: использование разговорных сокращений вместо официальных наименований.
• Ошибка в датах: указание даты приказа позже фактической даты начала работы без соответствующих оснований.
• Игнорирование условий труда: забывают указать вредность или особый режим работы, что впоследствии может лишить сотрудника льготного стажа.
• Нарушение сроков: отправка данных позже установленного регламента.

Что делать сотруднику?

Сотруднику больше не нужно носить бумажную книжку в отдел кадров. После приема на работу он может:

1. Проверить правильность внесенной записи через личный кабинет на портале Госуслуги или в приложении СФР.
2. Запросить выписку из электронной трудовой книжки (форма СТД-Р или СТД-СФР) в любой момент.
3. При обнаружении ошибки — немедленно обратиться к работодателю для внесения исправлений.

Пример заполнения трудовой книжки в 2026 году — это пример цифровизации и прозрачности трудовых отношений. Отсутствие бумажного носителя не отменяет ответственности работодателя за достоверность данных. Правильное и своевременное внесение записи о приеме на работу гарантирует сотруднику сохранение его стажа, права на пенсию и социальные гарантии, а компании — отсутствие проблем с проверяющими органами.

Помните: каждая запись в электронной трудовой книжке — это юридически значимое действие, требующее внимательности и знания актуальных норм права.